(Business Lounge Journal – General Management)
Komunikasi penting bagi manusia karena melalui komunikasi, manusia dapat berinteraksi dengan orang lain, menyampaikan dan memperoleh informasi, serta membentuk hubungan yang baik. Komunikasi memungkinkan manusia untuk menyampaikan ide, gagasan, perasaan, dan kebutuhan mereka kepada orang lain. Selain itu, komunikasi juga mempengaruhi pemahaman, penyelesaian masalah, dan keputusan yang diambil dalam berbagai situasi.
Komunikasi juga penting antar divisi dalam perusahaan sebagai sarana untuk saling berkoordinasi, menyampaikan informasi, serta membangun kerjasama yang efektif antar tim. Komunikasi antar divisi mempengaruhi efisiensi dan efektivitas kerja dalam organisasi, serta mencegah terjadinya kesalahpahaman atau konflik yang dapat merugikan perusahaan.
Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang berhasil menyampaikan pesan dengan jelas, tepat, dan dimengerti oleh penerima pesan. Komunikasi efektif juga mencapai tujuan komunikasi yang diinginkan, seperti menyampaikan informasi, mempengaruhi sikap atau tindakan, serta membangun hubungan yang baik.
Perbedaan antara komunikasi dengan seseorang dibandingkan komunikasi dalam organisasi adalah konteks dan ruang lingkupnya. Komunikasi dengan seseorang biasanya bersifat pribadi dan informal, sedangkan komunikasi dalam organisasi bersifat profesional dan seringkali melibatkan lebih dari dua orang. Komunikasi dalam organisasi juga melibatkan kegiatan seperti rapat, presentasi, atau penggunaan teknologi informasi.
Ciri-ciri komunikasi yang tidak efektif antara lain:
1. Tidak jelas: Komunikasi yang tidak jelas membuat pesan tidak dimengerti oleh penerima, sehingga tujuan komunikasi sulit tercapai.
2. Tidak relevan: Komunikasi yang tidak relevan membuat pesan tidak berkaitan dengan konteks atau kebutuhan penerima, sehingga pesan dapat diabaikan atau tidak dipahami.
3. Tidak akurat: Komunikasi yang tidak akurat mengandung informasi yang tidak benar atau tidak valid, sehingga dapat mengarah pada kesalahan penilaian atau pengambilan keputusan.
4. Tidak terstruktur: Komunikasi yang tidak terstruktur atau tidak teratur membuat pesan sulit diikuti atau dipahami oleh penerima, sehingga menyulitkan proses komunikasi tersebut.
5. Tidak responsif: Komunikasi yang tidak responsif tidak memberikan perhatian atau tanggapan yang tepat terhadap pesan yang diterima, sehingga penerima merasa diabaikan atau tidak dihargai.
6. Tidak empatik: Komunikasi yang tidak empatik tidak memperhatikan perasaan atau perspektif penerima pesan, sehingga dapat menimbulkan ketidaknyamanan atau ketidakpuasan.
7. Tidak terbuka: Komunikasi yang tidak terbuka atau tidak transparan tidak menyampaikan informasi dengan jujur atau tidak menerima masukan dari penerima, sehingga dapat menimbulkan ketidakpercayaan atau keraguan.
Ciri-ciri komunikasi yang efektif antara lain:
1. Jelas: Komunikasi yang jelas menyampaikan pesan dengan baik, sehingga dapat dimengerti dan dipahami oleh penerima.
2. Terstruktur: Komunikasi yang terstruktur memuat pesan dengan urutan atau pembagian yang logis, sehingga memudahkan penerima untuk mengikuti dan memproses pesan.
3. Relevan: Komunikasi yang relevan menyampaikan pesan yang terkait dengan konteks atau kebutuhan penerima, sehingga memiliki nilai atau relevansi bagi mereka.
4. Responsif: Komunikasi yang responsif memberikan perhatian dan tanggapan yang tepat terhadap pesan yang diterima, sehingga menunjukkan perhatian dan penghargaan terhadap penerima.
5. Empatik: Komunikasi yang empatik memperhatikan perasaan dan perspektif penerima, sehingga menciptakan lingkungan komunikasi yang nyaman dan saling memahami.
6. Terbuka: Komunikasi yang terbuka atau transparan menyampaikan informasi secara jujur dan menerima masukan atau umpan balik dari penerima, sehingga membangun kepercayaan dan kerjasama yang baik.
7. Efisien: Komunikasi yang efisien menggunakan waktu atau sumber daya yang optimal, sehingga pesan dapat disampaikan dengan cepat dan efektif tanpa ada pemborosan.
Tips untuk memulai berkomunikasi dengan efektif antara lain:
1. Pastikan tujuan komunikasi jelas: Sebelum berkomunikasi, tentukan tujuan komunikasi yang ingin dicapai agar pesan dapat disampaikan dengan fokus dan tepat.
2. Pilih metode komunikasi yang sesuai: Sesuaikan metode komunikasi dengan konteks atau kebutuhan komunikasi, seperti memilih rapat tatap muka atau email jika informasi yang disampaikan kompleks atau memilih pesan singkat jika informasi sederhana.
3. Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dipahami: Sampaikan pesan dengan kata-kata yang sederhana dan tegas agar mudah dimengerti oleh penerima.
4. Perhatikan nonverbal communication: Selain kata-kata, perhatikan juga ekspresi wajah, gerakan tubuh, atau intonasi suara saat berkomunikasi untuk menghindari kesalahpahaman.
5. Dengarkan dengan aktif: Berikan perhatian penuh dan dengarkan dengan aktif apa yang dikatakan oleh penerima. Jangan hanya fokus pada penyampaian pesan sendiri.
6. Gunakan umpan balik: Berikan umpan balik yang jujur dan konstruktif kepada penerima untuk memastikan pemahaman dan kesepahaman.
7. Jaga keprofesionalan: Berkomunikasi dengan sopan dan menghargai penerima, hindari mengganggu atau mengganggu saat berkomunikasi.
Jika Anda berada dalam perusahaan, tentunya komunikasi yang tidak efektif akan menghambat produktivitas dan mengganggu jalannya proses. Berikut ini adalah beberapa tips untuk komunikasi yang efektif antar divisi dalam perusahaan:
1. Tetapkan saluran komunikasi yang jelas: Buatlah saluran komunikasi yang jelas dan terstruktur antara divisi-divisi dalam perusahaan. Hal ini dapat mencakup rapat rutin, penggunaan alat komunikasi online, atau sistem manajemen proyek yang dapat digunakan oleh semua anggota divisi.
2. Jaga transparansi: Penting untuk menjaga transparansi dalam komunikasi antar divisi. Bagikan informasi yang relevan dan terbaru kepada semua pihak yang terlibat sehingga semua divisi memiliki pemahaman yang sama tentang situasi dan perkembangan yang terjadi.
3. Berkomunikasi secara langsung: Jika mungkin, lakukan komunikasi secara langsung antar divisi. Ini dapat dilakukan melalui rapat tatap muka, konferensi telepon, atau video conference. Komunikasi langsung membantu menghindari kesalahpahaman dan memungkinkan terjadinya pertukaran ide dan umpan balik yang lebih efektif.
4. Buka untuk kolaborasi: Dorong kolaborasi antar divisi untuk meningkatkan pemahaman dan kerjasama. Dengan bekerja bersama dalam proyek atau inisiatif, anggota divisi dapat saling berbagi pengetahuan, pengalaman, dan sumber daya yang dapat memperkuat kinerja keseluruhan perusahaan.
5. Gunakan bahasa yang mudah dipahami: Pastikan bahasa yang digunakan dalam komunikasi antar divisi mudah dipahami oleh semua pihak. Hindari penggunaan jargon atau frase yang hanya dipahami oleh divisi tertentu. Gunakan istilah yang umum dipahami untuk menghindari kebingungan.
6. Gunakan teknologi informasi yang tepat: Manfaatkan teknologi informasi yang relevan untuk memfasilitasi komunikasi antar divisi. Hal ini bisa termasuk penggunaan email, platform kolaborasi online, atau sistem manajemen proyek yang memungkinkan semua pihak untuk berkomunikasi dan berbagi informasi dengan mudah.
7. Dengarkan dan hargai masukan: Perhatikan masukan dari anggota divisi lain dan berikan penghargaan atas ide-ide atau umpan balik yang diberikan. Ini akan mendorong komunikasi yang terbuka dan membangun rasa saling percaya antar divisi.
Dalam komunikasi antar divisi, penting juga untuk mempertimbangkan perbedaan budaya atau kepentingan masing-masing divisi. Dengan memastikan komunikasi yang terbuka, transparan, dan kolaboratif, perusahaan dapat meningkatkan sinergi antar divisi dan meningkatkan kinerja keseluruhan.
Photo by Headway