(Businesslounge Journal-Human Resources) Agar organisasi dapat beradaptasi dengan perubahan dalam struktur atau strategi mereka, komunikasi yang efektif sangatlah penting. Penolakan terhadap perubahan dari staf di tempat kerja merupakan hal yang umum, oleh karena itu perubahan komunikasi, yang juga dikenal sebagai komunikasi perubahan, sangatlah penting. Ketika prosedur dan kebijakan berubah dari dalam perusahaan, strategi komunikasi perubahan yang efektif sangatlah penting untuk menangkal penolakan dan memastikan hasil yang sukses. Dalam artikel ini, kami menjelaskan apa itu perubahan komunikasi, bagaimana cara kerjanya, dan cara terbaik untuk menerapkannya.
Apa itu perubahan komunikasi?
Perubahan komunikasi, yang juga dikenal sebagai komunikasi perubahan, merupakan aspek dari strategi manajemen perubahan yang berfokus pada penyampaian informasi. Ini merupakan cara yang berguna bagi staf dan pemegang saham untuk memperoleh pemahaman tentang proses, protokol, atau inisiatif baru dari dalam perusahaan. Strategi komunikasi perubahan mendikte bahwa yang terbaik adalah menyampaikan komunikasi secara tepat waktu, relevan, dan konsisten. Terapkan struktur yang memungkinkan umpan balik, pertanyaan, dan kritik untuk setiap inisiatif baru.
Komunikasi perubahan penting di seluruh bisnis, seperti menciptakan teknologi baru dan memperbarui fungsi bisnis. Ini sangat berguna karena menyediakan kerangka kerja bagi individu untuk membantu mereka bergerak menuju status quo baru bagi perusahaan. Ini juga menumbuhkan pengalaman yang lebih positif bagi anggota staf karena mereka lebih terinformasi tentang perubahan baru dan yang sedang berkembang di perusahaan tempat mereka bekerja.
4 tahap komunikasi perubahan
Strategi komunikasi perubahan cenderung mengikuti serangkaian tindakan untuk memastikan transisi yang efektif. Ada empat tahap utama dalam strategi komunikasi perubahan. Tahap-tahap tersebut adalah:
Kesadaran: Ini melibatkan peningkatan kesadaran di seluruh perusahaan dengan cara yang jelas, ringkas, dan tepat waktu. Manajemen sering kali mempersonalisasi dan menyediakan komunikasi kepada staf melalui saluran komunikasi yang disukai untuk meredakan ketakutan dan penolakan terhadap perubahan.
Pemahaman: Tahap berikutnya berfokus pada memastikan staf memahami perubahan, bagaimana perusahaan berencana untuk menerapkannya, dan bagaimana perubahan tersebut dapat memengaruhi kehidupan kerja mereka. Idealnya, tahap ini menunjukkan manfaat yang ingin dibawa oleh perubahan tersebut.
Penerimaan: Tahap ini berupaya mendorong penerimaan staf terhadap perubahan yang terjadi. Penting bagi karyawan untuk memiliki kesempatan untuk mendiskusikan pemikiran mereka tentang perubahan tersebut sehingga mereka merasa terlibat dan menjadi bagian dari proses tersebut.
Komitmen: Terakhir, staf berkomitmen pada perubahan untuk memastikan transisi yang sukses, yang sering kali menjadi bagian yang paling menantang untuk diselesaikan karena menyangkut konsistensi dan keberlangsungan. Komunikasi pada tahap ini harus mengalir bebas dan tersedia bagi semua orang untuk memastikan kolaborasi yang efektif antara staf dan pemberi kerja.
Cara menerapkan strategi komunikasi perubahan yang sukses
Perubahan yang ditimbulkan oleh perubahan strategi komunikasi berpotensi menciptakan efek samping negatif jika Anda tidak menjalankan proses tersebut secara efektif. Tingkat stres meningkat pada staf yang berjuang dengan perubahan jika tidak ada komunikasi yang jelas, yang pada gilirannya menyebabkan penurunan produktivitas dan kinerja secara keseluruhan. Untuk mengatasi masalah ini, sangat penting bahwa komunikasi perubahan dilakukan secara cerdas. Untuk membantu Anda meluncurkan strategi komunikasi perubahan yang efektif, ikuti langkah-langkah di bawah ini:
1. Kembangkan strategi yang kuat untuk komunikasi perubahan
Penting untuk memulai setiap strategi komunikasi perubahan dengan fondasi yang kuat, yang memerlukan pengembangan rencana yang kuat. Rencana ini harus mengikuti struktur yang longgar yang mencakup:
-garis besar perubahan yang jelas dan visi untuk implementasi di masa mendatang
-penilaian faktor-faktor yang terlibat dalam perubahan
-analisis pemangku kepentingan utama dan bagaimana mereka terpengaruh
-pertimbangan terhadap perubahan dalam operasi harian
-garis besar poin atau pesan utama
-hasilkan konten motivasi untuk staf
-tetapkan jadwal atau kalender komunikasi editorial
-kembangkan pemahaman tentang audiens internal yang berbeda
-temukan saluran komunikasi yang paling sesuai untuk menjangkau staf secara efektif
-terapkan cara untuk memantau dan mengukur upaya komunikasi
2. Libatkan para pemimpin dan manajemen
Individu-individu utama di perusahaan, seperti para pemimpin dan manajemen, merupakan bagian penting dari strategi komunikasi perubahan yang efektif karena staf lain mencari mereka untuk bimbingan. Karena itulah individu-individu ini bertindak sebagai panutan untuk mendorong perubahan dan memotivasi staf untuk menerapkan perubahan. Karyawan memiliki harapan tertentu bahwa para pemimpin dan atasan mereka memberikan komunikasi yang autentik dan dapat dipercaya, jadi sangat penting bagi mereka untuk bertindak sebagai pemberi pengaruh dalam hal ini.
(Bersambung ke Artikel Selanjutnya)