Sebagai Pengguna Email, Hindari Kebiasaan Buruk Ini!

(Business Lounge – Empower People) – Soal menggunakan email, Anda pasti sudah bisa dikatakan bisa, karena saat ini hampir semua komunikasi juga menggunakan email. Namun, di dalam mengoperasikan email Anda, perlu diketahui bahwa Anda harus menghindari kebiasaan buruk dalam hal mengelola email Anda. Kebiasaan buruk tersebut, tentunya disarankan untuk dihilangkan karena dapat mengakibatkan kerugian bagi Anda sendiri, salah satunya adalah kesulitan Anda dalam mengelola email dan juga mengirimkan email.

Berikut ini merupakan beberapa kebiasaan buruk yang harus dihindari agar penggunaan email Anda menjadi efektif. Setelah Anda mempraktekkannya, bisa jadi Anda akan lebih efektif dalam mengelola email Anda menjadi sarana komunikasi yang baik. Apa sajakah kebiasaan buruk yang harus Anda hindari?

Memenuhi email Anda dengan informasi yang kurang penting

Ketika membaca hal yang menarik, seringkali kita mendapatkan tawaran langsung untuk mendaftarkan email kita untuk dikirimkan berbagai berita ataupun promo gratis dari website yang kita baca. Di satu sisi, itu sangat bagus karena memang kita jadi lebih update akan berita ataupun promo yang kita inginkan, tetapi di sisi lain, perhatikanlah dulu, apakah update yang kita akan dapatkan dari website tersebut sangat bermanfaat bagi kita. Jika kita pikir ujungnya kurang bermanfaat dan kita hanya mendaftarkan email karena faktor iseng, sebaiknya tidak perlu mendaftarkan email Anda untuk mendapatkan update tersebut, karena jika bagi Anda kurang bermanfaat, ujungnya hanya akan memenuhi email Anda dan merepotkan Anda dengan berbagai email yang kurang penting. Begitu juga dengan milis, pilihlah milis yang bermanfaat bagi Anda, jangan milis yang kurang bermanfaat atau sekedar bergabung untuk iseng, karena dengan memenuhi email Anda dengan milis yang kurang penting, akan membuat Anda merasa risih melihat email Anda.

Menggunakan email untuk segala tujuan

Jangan gunakan satu email Anda untuk banyak tujuan. Contohnya, pisahkan antara email untuk keluarga dan pekerjaan. Dan jika Anda memiliki akun social media, mungkin ada baiknya lagi jika Anda membuat satu email lagi. Tujuannya adalah menolong Anda agar fokus dan tidak merasa bingung dengan banyaknya email. Jika Anda sudah merasa bingung, bisa jadi Anda akan jadi kurang tahu email mana yang prioritas untuk dibaca dan dibalas, dan akibatnya, email yang justru merupakan prioritas bisa terlewat oleh Anda karena terlalu banyaknya email yang masuk.

Menghabiskan waktu Anda di inbox

Biasakanlah untuk efektif di dalam menggunakan waktu, diantaranya dalam menghabiskan waktu untuk membaca email dalam inbox Anda. Upayakan untuk membaca email yang Anda tahu merupakan prioritas Anda, baru email lainnya jika sisa waktu memungkinkan. Hindari untuk membaca email yang kurang penting karena itu akan menghabiskan waktu Anda dengan sia-sia.

Menulis email yang terlalu panjang tetapi intinya kurang jelas

Ada hal yang harus Anda ingat di dalam menulis email, yaitu tidak perlu terlalu panjang, yang penting isinya jelas dan pesan yang Anda ketik semuanya tersampaikan dengan benar. Penulisan email yang terlalu panjang dan bertele-tele bisa membingungkan banyak orang, dan bagi Anda sendiri, tentu saja hal itu menghabiskan waktu Anda, yang seharusnya bisa digunakan untuk mengerjakan hal lain yang bermanfaat.

Menghapus email dengan sembarangan

Jangan pernah Anda punya kebiasaan untuk menghapus email dengan sembarangan. Meskipun Anda tidak boleh menghabiskan waktu terlalu lama di inbox Anda, tetapi Anda tetap harus teliti dalam membaca email Anda dan tidak asal menghapus email saja dengan alasan terlalu penuh. Jika Anda menghapus email Anda dengan sembarangan, Anda bisa saja justru kehilangan email yang sebenarnya merupakan prioritas tanpa Anda sadari. Karena itu, dari mulanya Anda jangan memenuhi email Anda dengan hal yang kurang penting, seperti mengikuti milis atau promo yang kurang penting, dan jangan juga Anda memakai satu email untuk banyak tujuan, karena akhirnya hal itu bisa merepotkan Anda sendiri.

Zefanya Jodie/Head of Vibiz Learning Centre Vibiz Consulting/VMN/BL

0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x