(Business Lounge – Empower People) Sekarang Anda telah mengetahui bahwa feedback system adalah hal yang sangat penting pada masa sekarang ini. (Baca: Pentingkah Perusahaan Memiliki Feedback System?). Sebab pada kenyataannya semua orang di perusahaan tentunya memiliki rasa ingin didengarkan dan tidak diabaikan. Di sisi lain, memberikan waktu untuk mendengar akan memberikan keuntungan bagi perusahaan, sebab perusahaan akan sangat terbantu untuk mengetahui apa yang sesungguhnya terjadi sampai level yang paling bawah.
Menggantikan Annual Performance Review
WSJ pernah mengulas bagaimana General Electric Co., Accenture, dan Deloitte telah meninggalkan sistem ulasan kinerja tahunan dan menggantikannya dengan sistem penilaian secara instan untuk para tenaga kerjanya. Hal ini tentu bersifat lebih pasif sebab dapat dilakukan secara terus menerus.
Beberapa Cara Memberikan Feedback
– Survey tahunan
Banyak perusahaan yang mengadakan survey tahunan dengan membentuk tim khusus yang beranggotakan dari perwakilan karyawan itu sendiri. Tim tersebut kemudian menyusun sejumlah pertanyaan yang mewakili seluruh aspek sehingga dapat mencerminkan kondisi hubungan yang ada antara manajemen dan tenaga kerja. Survey ini kemudian didistribusikan untuk dijawab oleh setiap orang. Hasil survey kemudian dianalisa dan ditindaklanjuti sesuai dengan kebutuhan.
– secara anonymous
Biasanya, feedback system disampaikan dengan mencantumkan nama karyawan yang menyampaikannya, tetapi beberapa perusahaan saat ini mulai mencoba sistem anonymous. Tidak perlu diketahui dari siapa namun difokuskan pada isi feedback.
– dalam bentuk formulir
Feedback System seperti ini disampaikan melalui jaringan sosial internal, dalam bentuk formulir atau survei singkat, namun biasanya hal ini baru dapat dilakukan pada perkantoran yang lebih besar.
– Sesuai dengan permintaan
Dalam beberapa situasi, perusahaan dapat menonaktifkan elemen seperti feedback yang tidak diinginkan, yang memungkinkan karyawan untuk berkomentar hanya ketika seorang pekerja atau manajer meminta masukan.
Kekhawatiran dalam Kebebasan Memberikan Feedback
Feedback system dapat menjadi bumerang bagi perusahaan apabila hal ini dipergunakan dengan tidak bijaksana yaitu ketika banyak orang memanfaatkannya sebagai ajang komplain atau menjatuhkan satu dengan yang lain.Di satu sisi, jika pihak manajemen hanya menganggap apa yang disampaikan melalui sistem sebagai sebuah ‘rengekan’ belaka, maka hal ini tidak akan ditindaklanjuti.
Penting untuk menanggapi semua feedback tanpa terkecuali dengan bijaksana dan sungguh-sungguh sehingga akan menghasilkan solusi yang terbaik demi kedua belah pihak. Penting juga untuk meng-encourage semua pihak bahwa feedback system tidaklah hanya identik dengan komplain melainkan juga dapat digunakan dengan bijaksana sebagai saluran untuk menyatakan apresiasi. Hal ini akan sangat bermanfaat.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam feedback system:
– Penting memiliki dedicated person untuk menangani semua pesan yang masuk.
– Setiap pesan yang masuk, tentunya akan berkaitan dengan pihak kedua, maka teruskanlah pesan yang masuk kepada pihak terkait dan berikanlah waktu untuk pihak terkait dapat menanggapinya. Apabila tidak ditanggapi maka dapat dieskalasi ke pihak yang lebih tinggi dan demikian seterusnya.
– Apabila pesan yang masuk telah ditanggapi dan dirasa cukup, maka pihak kedua dapat mengakhiri pesan tersebut dan menganggapnya selesai. Namun apabila pihak pertama merasa belum cukup puas dengan jawaban yang diberikan, maka pihak pertama dapat mengaktifkan kembali pesan tersebut dengan memberikan tanggapan tambahan untuk dapat ditanggapi lagi.
Adanya feedback system memang tentu saja akan membuat banyaknya pihak yang saling menilai dan terkadang sangat tidak mengenakkan, sebab siapa sih yang mau untuk dikomplain? Namun percayalah bahwa hal ini akan memberikan kemajuan yang significant apabila ditekuni dan dijalani dengan tujuan yang benar.
Penting untuk dapat menciptakan budaya untuk berkomentar yang jujur atau “kritik yang membangun” sehingga tidak terjadi kesalah pahaman internal yang dapat mengganggu kinerja baik dari atasan maupun karyawan.
Ruth Berliana/VMN/BL/Managing Partner Human Capital Development