(Business Lounge – Empower People) Menggunakan waktu lebih efisien merupakan keterampilan penting yang perlu dipelajari setiap orang mulai dari resepsionis sampai managing partner sekalipun. Mengadopsi kombinasi yang tepat dari praktek manajemen waktu dapat mengurangi stres dan menghemat hingga satu jam sehari. Berikut adalah sembilan tips tentang bagaimana bekerja dengan smart dan lebih efisien.
1. Gunakan teknologi supaya lebih terorganisir. Anda tidak bisa menjadi orang yang paling produktif jika Anda tidak teratur dan dikelilingi oleh kekacauan. Singkirkan semua tumpukan kertas dan catatan tempel tapi gunakan sistem pengarsipan elektronik sederhana. Ada banyak program perangkat lunak yang dapat membantu Anda untuk mengatur berbagai pelanggan dan produk khusus, yang memungkinkan diakses dengan cepat dan mudah. Juga, mengadopsi program penjadwalan pribadi yang memungkinkan Anda untuk menyimpan kalender, to-do list, rencana kerja dan direktori kontak.
2. Buatlah group untuk pesan masuk. Terus-menerus memeriksa dan menjawab e-mail, pesan suara, dan pesan lainnya hanya mengganggu alur pemikiran dan menghambat produktivitas anda, terutama dalam pekerjaan yang membutuhkan pemikiran kreatif, inovatif atau strategis. Belajarlah untuk menanggapi pesan masuk dalam batch dan mempertimbangkan memeriksa mereka hanya tiga atau empat kali sehari.
3. Mengadopsi pendekatan “one-touch”. Memanfaatkan prinsip “Do, Delegasi, Hapus atau File” untuk menangani e-mail, surat, tagihan, message, voice mail, dan juga permintaan lainnya.
4. Kurangi pemborosan waktu. Banyak waktu yang terbuang pada pekerjaan yang tidak perlu, seperti mengunjungi situs media sosial, menghadiri pertemuan yang tidak perlu, over-editing laporan dan berinteraksi dengan rekan-rekan yang selalu bergosip atau mengeluh. Berkonsentrasilah pada tugas-tugas dan kegiatan bisnis dan mengurangi atau menghilangkan hal-hal yang tidak perlu.
5. Ambil break beberapa kali. Bahkan orang-orang tersibuk perlu waktu menjernihkan pikiran mereka dan meregangkan kaki mereka sekali-kali. Secara berkala harus mengambil nafas 5-10 menit menjauh dari meja Anda. Anda bisa berjalan cepat sebentar diluar jika Anda bisa, melakukan beberapa latihan peregangan atau berjalan naik dan turun tangga beberapa kali. Berbicara dengan seseorang yang Anda akrab. Minum air atau makan camilan sehat seperti buah-buahan dan sayuran segar. Secara singkat dengan menjauh dari pekerjaan Anda akan merilekskan tubuh Anda dan meremajakan pikiran Anda.
6. Lakukan delegasi. Anda benar-benar tidak perlu melakukan semuanya. Orang lain cukup mampu menangani beberapa tugas yang biasanya Anda lakukan sendiri. Pertimbangkan tugas mana yang Anda bisa bagi dengan orang lain. Ini akan memungkinkan Anda untuk fokus pada prioritas tertinggi saat memberikan rekan kerja Anda kesempatan untuk tumbuh.
7. Belajarlah untuk mengatakan tidak. Ketika seseorang meminta Anda untuk melakukan sesuatu yang bukan menjadi passion Anda atau prioritas, katakan tidak dengan sopan. Ingatkan diri Anda bahwa mengatakan tidak untuk satu hal akan memberi Anda kebebasan untuk mengatakan ya untuk hal-hal lain yang lebih memuaskan dan lebih berharga bagi waktu dan keterampilan Anda.
8. Berhenti menjadi terlalu perfect atau sempurna. Anda akan jarang mencapai hal itu, dan tidak perlu melakukannya. Perfeksionisme sering menyebabkan terjadi hubungan yang buruk dengan rekan kerja, penundaan, produktivitas yang rendah, depresi, stres dan kecemasan. Orang yang paling sukses adalah mereka yang puas ketika pekerjaan dilakukan dengan baik dan kebutuhan mereka untuk menjadi perfect akan dilakukan untuk beberapa hal yang benar-benar penting.
9. Tahu kapan harus meminta bantuan. Jika Anda kewalahan di tempat kerja, dan hal itu menyebabkan stres yang tidak semestinya, jangan berdiam diri. Ketika Anda merasa sangat membutuhkan pertolongan dengan kondisi yang semakin stress Anda bisa berbicara dengan seorang counselor yang profesional untuk membantu Anda. Membiarkan semua itu terjadi minggu demi minggu, bulan demi bulan tanpa diatasi, dapat menyebabkan masalah fisik, mental, dan sosial yang serius. Jadilah positif, dan tahu bahwa ada solusi untuk masalah Anda, tetapi Anda perlu untuk mencari bantuan.
Endah Caratri/Managing Partner Vibiz Consulting Divisi Financial, Accounting dan Tax Services