(Business Lounge – Empower People) – Meeting merupakan hal yang penting, terutama bagi Anda yang berbisnis maupun bekerja sebagai seorang profesional di perkantoran. Meeting memang sangatlah efektif untuk mengetahui arahan mengenai apa yang akan dikerjakan dalam perusahaan, baik rencana jangka pendek maupun jangka panjang. Akan tetapi, meeting yang dilakukan harus dengan cara yang benar, karena bagaimanapun meeting yang diadakan, sangat memberikan pengaruh bagi perusahaan.
Terkadang orang sangat semangat mengadakan meeting, tetapi tanpa disadari melakukan kesalahan yang dapat berakibat buruk bagi kinerja karyawan. Karena itu, pemimpin meeting harus bijaksana dan tahu untuk menghindari beberapa hal yang dapat menyebabkan meeting menjadi tidak efektif dan membuat dampak yang buruk bagi perusahaan. Pertanyaannya kini, hal apakah yang harus dihindari dalam meeting?
Meeting tanpa perencanaan yang matang
Bagi seorang pemimpin, pantang untuk memulai meeting tanpa adanya perencanaan yang matang. Perencanaan untuk meeting harus dipersiapkan selengkap mungkin, dan bukan hanya melibatkan pemimpin meeting saja, tetapi juga seluruh karyawan yang diundang untuk meeting tersebut. Meeting tanpa perencanaan, tidak akan membuahkan hasil yang baik di akhir meeting. Apa yang dibicarakan di dalam meeting, bukan berarti harus persis sama dengan perencanaan yang dibuat, tetapi paling tidak perencanaan yang sudah dipersiapkan membuat arah pembicaraan dalam meeting menjadi lebih jelas dan terarah.
Kurangnya antisipasi akan pertanyaan yang dapat muncul
Seorang pemimpin harus dapat mengantisipasi akan adanya berbagai pertanyaan yang akan muncul. Ketika ada bawahan Anda atau rekan sekerja yang bertanya mengenai ide Anda, sudah sepatutnya Anda dapat menjawab pertanyaan tersebut. Hindari sikap panik dan emosional ketika menjawab pertanyaan, dan seorang pemimpin yang baik memang seharusnya bisa menjawab atau paling tidak berusaha menjawab pertanyaan yang diajukan kepadanya.
Kurangnya penguasaan materi
Di dalam meeting, sudah pasti seorang pemimpin harus menguasai materi dengan baik. Jangan pernah seorang pemimpin hanya menguasai sebagian materi, atau bahkan melupakan beberapa hal penting yang harusnya juga dibahas di dalam meeting. Karena itu, selain mempersiapkan materi, sudah sepatutnya seorang pemimpin meeting mempelajari dengan jelas apa yang mau dibicarakan sehingga meeting dalam berjalan lancar dan menghasilkan keputusan yang jelas.
Tidak adanya follow up dari meeting sebelumnya
Jika sebelumnya sudah pernah diadakan meeting dengan topik yang sama, sebaiknya meeting yang diadakan selanjutnya haruslah mengarah kepada follow up dari hasil meeting yang sebelumnya. Jika meeting yang dilakukan topiknya sama tetapi tidak membahas mengenai follow up dari hasil meeting sebelumnya, maka bisa dikatakan meeting yang dilakukan sia-sia, karena hal tersebut berarti sama saja dengan meeting tanpa tujuan yang jelas. Jadi, jika meeting yang dilakukan merupakan meeting lanjutan dari meeting sebelumnya, upayakan pembicaraan awal terfokus pada follow up dari meeting sebelumnya.
Terlalu banyak bersenda gurau dalam meeting
Bukan berarti bersenda gurau atau bercanda itu sama sekali dilarang, sesekali memang dibutuhkan hal tersebut untuk mencairkan suasana yang ada. Namun, bersenda gurau atau bercanda juga tidak boleh terlalu banyak, karena bisa membuang waktu dengan sia-sia dan hal penting yang seharusnya dibicarakan dalam meeting malah bisa terlewatkan.
Pemimpin kurang berperan dalam meeting
Di dalam meeting, terkadang ada peserta meeting yang memang terlihat vokal dan suka terus-menerus menyuarakan pendapatnya. Seorang pemimpin meeting, adalah seseorang yang harus paling berperan menentukan arah dan hasil dari meeting. Meskipun ada peserta yang terus-menerus terfokus dengan idenya, jangan sampai pemimpin meeting ikut terpengaruh dan malah tidak membicarakan apa yang seharusnya dibicarakan oleh sang pemimpin. Seorang pemimpin harus berperan aktif, yang berarti berhak untuk menerima maupun menolak ide apapun yang diajukan oleh peserta apapun resikonya.
Terlalu membicarakan hal yang membesarkan kegagalan
Terkadang di dalam meeting, ada kalanya membicarakan kegagalan yang terjadi di dalam perusahaan. Namun, seorang pemimpin tidak boleh terus-menerus membicarakan kegagalan di dalam meeting, melainkan harus mengemukakan jalan keluar dan perencanaan apa yang harus dilakukan untuk mengatasi kegagalan yang ada. Terus-menerus membicarakan kegagalan tanpa mengatakan jalan keluar, akan membuat mental karyawan menjadi turun. Tetapi jika kegagalan yang terjadi dievaluasi, dan diterangkan jalan keluar serta perencanaan untuk mengatasi kegagalan yang ada, maka semangat karyawan bisa menjadi bangkit kembali. Dan tentu saja, dengan semangat karyawan yang bangkit, maka kinerja karyawan pun pastinya akan menjadi semakin baik.
Zefanya Jodie/Head of Vibiz Learning Centre Vibiz Consulting/VMN/BL