(Business Lounge – Empower People) Masih dalam suasana Tahun Baru dan semangat yang baru, Anda tentu telah begitu sibuk merancangkan langkah-langkah apa yang akan Anda ambil untuk mewujudkan rencana yang akan Anda capai pada tahun ini. Mengakhiri sebuah tahun akan membuat Anda mengevaluasi sejenak apa yang telah Anda lakukan sepanjang tahun, apa yang menjadi kendala, serta berhasilkah Anda mencapai target yang sebelumnya Anda canangkan.
Maka salah satu hal yang biasanya menjadi alasan mengapa pencapaian Anda tidak sesuai dengan pencanangan pada awal tahun adalah tidak dapat mengelola waktu dengan baik. Alasan klise? Tidak juga sebenarnya. Sebab serba serbi mengelola waktu memang tidak dapat dianggap “enteng”. Apalagi jika Anda adalah type si “serba bisa” dengan seribu tugas dan keinginan serta kewajiban. Jika Anda orangnya, ada baiknya Anda memperhatikan ke-5 tips untuk mengelola waktu.
1. To do lists based on priority
Ini wajib Anda miliki. Apa sih yang Anda akan kerjakan sepanjang tahun? Sepanjang bulan? Sepanjang hari? Cobalah mendaftarkannya pada awal tahun, pada awal bulan, pada pagi hari dan terus memantaunya. Daftar ini bukanlah suatu daftar yang dibuat untuk kemudian disimpan serta baru dievaluasi pada akhir waktu. Jika demikian, tentu saja akan banyak hal yang tidak tercapai pada periode tersebut. Namun daftar ini dibuat untuk terus dipantau bahkan tidak menutup kemungkinan untuk melakukan revisi di tengah jalan.
Jangan lupa untuk mengidentifikasi semua to do lists Anda berdasarkan skala prioritas. Hal ini pun dapat berubah di tengah perjalanan.
SMART (Specific-Measureable-Achievable-Reasonable-Timeline) dapat menjadi patokan saat Anda membuat to do lists. Misalnya saja Anda memiliki target untuk melebarkan bisnis online Anda. Maka Anda harus menguraikannya dalam hal apa bisnis itu akan Anda kembangkan, buatlah targetnya, berapa biaya yang Anda butuhkan, bagaimana mencapainya, kapan deadline-nya? Ini semua harus Anda pikirkan dan rencanakan dengan baik.
2. Jangka waktu
Identifikasi to do lists Anda berdasarkan jangka waktu. Jika itu merupakan jangka pendek maka Anda dapat langsung mengatur strategi untuk mencapainya. Jika itu jangka panjang yang membutuhkan effort lebih banyak dan dapat menimbulkan burden yang juga lebih besar maka Anda dapat membuat step by step untuk mencapainya. Misalnya Anda dapat meluangkan waktu 30 menit sehari untuk mengerjakan hal tersebut, sehingga pada pertengahan tahun Anda sudah dapat menyelesaikan target tersebut.
Kenali kapan waktu produktif Anda (prime time) dan tentukan apa yang menjadi prioritas untuk Anda kerjakan saat itu. Misalnya apa yang prioritas dikerjakan pada pagi hari apa bila pagi hari adalah prime time Anda.
3. Tim dan delegasi
Apakah Anda dapat mencapai to do list Anda seorang diri? Belum tentu. Anda pasti membutuhkan banyak orang yang dapat mensupport Anda. Cobalah mengidentifikasi, siapa yang dapat membantu Anda. Perlukah untuk membentuk tim? Jangan sungkan untuk melakukan delegasi, bahkan delegasikanlah hal-hal yang memang tidak lagi ada pada area Anda.
4. Jangan takut untuk berkata TIDAK
Buang semua rasa sungkan! Anda yang paling tahu apa yang dapat Anda kerjakan dan apa yang tidak dapat. Katakan TIDAK jika di perjalanan ada beberapa tambahan tugas yang dilimpahkan kepada Anda namun tidak sesuai dengan to do list Anda.
5. Pantang menunda
Jika Anda telah membuat to do lists, jika Anda telah menentukan prioritas, jika Anda telah mengatur prime time Anda, maka sekarang milikilah mindset PANTANG untuk menunda. Paksalah diri Anda untuk mengerjakan apa yang telah Anda canangkan pada waktunya.
Tentu saja masih banyak tips lainnya yang dapat Anda kerjakan untuk mengelola waktu Anda. Tetapi dengan ke-5 hal di atas, Anda pasti sudah lebih banyak tertolong.
Terakhir, ada beberapa hal yang sangat penting juga Anda perhatikan yaitu jauhi sikap perfeksionis karena hanya akan membuang waktu Anda dan jangan lupakan work life balance Anda yang akan selalu me-recharge Anda.
Lakukan evaluasi secara berkala dan jangan ragu untuk mengevaluasi to do lists Anda.
Salam sukses!
Ruth Berliana/Managing Partner Human Capital Vibiz Consulting/VMN/BL
Editor: Ruth Berliana