(Businesslounge Journal-Leadership)
Sebagai seorang manajer, Anda memiliki banyak tanggung jawab yang terkadang membebani, namun itulah alasan Anda memiliki tim. Anda tidak harus melakukan semuanya sendiri. Banyak manajer baru yang kesulitan menjalani transisi ini, merasa bahwa mereka masih harus melakukan setiap tugas kecil dalam daftar tugas mereka. Namun, untuk menjadi pemimpin yang efektif, penting untuk mempelajari seni delegasi.
Baik Anda baru saja dipromosikan atau sudah lama mengelola tim, Anda harus memahami bahwa delegasi yang efektif baik untuk produktivitas tim Anda dan juga produktivitas Anda dan bahkan dapat membantu tim Anda mempelajari keterampilan baru sekaligus membangun budaya kepercayaan. .
Apa itu delegasi?
Delegasi adalah ketika manajer menggunakan wewenangnya untuk menugaskan tanggung jawab kepada orang lain di tempat kerjanya, seperti bawahan langsung atau rekan kerja. Mendelegasikan tugas penting karena perencanaan strategis tingkat tinggi yang menjadi tanggung jawab Anda memerlukan waktu dan energi. Anda tidak akan mendapatkan keduanya jika Anda sibuk dengan kesibukan.
Misalnya, bayangkan Anda adalah seorang direktur pemasaran yang mengawasi kampanye email ke sekelompok pelanggan. Sebelum kampanye dapat dimulai, Anda perlu membuat kontennya, mendesain grafiknya, dan membuat daftar email audiens target Anda. Kemudian kampanye tersebut harus ditambahkan ke perangkat lunak pemasaran email seperti iContact atau Mailchimp.
Saat mendelegasikan tugas untuk kampanye ini, manajer yang baik harus mengirimkan instruksi rinci melalui email atau alat delegasi. Pastikan untuk menyertakan visi dan tujuan Anda dalam instruksi. Dalam contoh ini, staf berikut ini sangat cocok untuk membantu kampanye:
Desainer grafis: Mendesain gambar agar hidup berdampingan dengan konten email
Copywriter: Menulis dan mengedit konten, termasuk baris subjek
Pakar pemasaran: Mengambil daftar email dari sumber, seperti Salesforce atau alat manajemen hubungan pelanggan (CRM) yang berbeda
Setelah setiap anggota tim Anda menyelesaikan tugas yang diberikan, mereka harus mengirimkannya kepada Anda untuk ditinjau. Anda kemudian menyatukan semua bagian dan menjadwalkan kampanye email untuk penerapan.
3 Unsur Delegasi
Ada tiga aspek utama dalam pendelegasian tanggung jawab yang dikenal dengan unsur delegasi:
-Wewenang: Ini mengacu pada hak seorang manajer untuk mengarahkan karyawannya untuk melakukan tugas-tugas tertentu dalam lingkup lingkup timnya. Artinya manajer mempunyai wewenang terhadap bawahannya. Sebelum menugaskan tugas, manajer perlu menggunakan wewenangnya untuk menilai keterampilan bawahannya dan menyadari bahwa terkadang bawahan memerlukan pelatihan. Sebagai figur otoritas, Anda juga perlu bertindak seperti seorang pemimpin dan menghindari pengelolaan mikro.
-Tanggung jawab: Ini adalah kewajiban yang dimiliki bawahan untuk berhasil menyelesaikan tugas yang diberikan kepada mereka. Sosok manajemen memberikan tingkat kepercayaan tertentu kepada bawahan untuk menyelesaikan tugas secara efektif.
-Akuntabilitas: Agar pendelegasian berhasil, bawahan harus bertanggung jawab atas tugas yang diberikan kepada mereka. Dengan atau tanpa bantuan alat delegasi, bawahan harus memberikan informasi terkini kepada manajer tentang alur kerja mereka. Manajer juga harus bertanggung jawab atas arahan yang mereka berikan; jika arahannya tidak jelas, manajer tidak bisa mengharapkan bawahannya sukses.
Bagaimana mendelegasikan secara efektif
1. Gunakan alat delegasi.
Untuk mempermudah mengelola pekerja dan melacak tenggat waktu tanpa pengelolaan mikro, Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek untuk delegasi yang efektif. Beberapa program tersebut adalah Asana, Basecamp dan Trello. Anda akan memiliki lusinan pilihan lain saat memilih perangkat lunak manajemen proyek untuk organisasi Anda.
2. Kuasai keterampilan delegasi inti.
Saat mendelegasikan, Anda harus memperjelas ekspektasi dan visi Anda untuk tugas yang ada. Komunikasi yang baik dan jelas yang mencakup instruksi eksplisit akan sangat bermanfaat. Saat mengirim email delegasi, coba gunakan ajakan bertindak di baris subjek Anda.
Di badan email Anda, jelaskan ekspektasi Anda, termasuk tenggat waktunya. Seiring dengan komunikasi yang sangat baik dan harapan yang jelas, keterampilan delegasi yang berharga termasuk memberikan dukungan dan tindak lanjut. Selalu beri tahu tim Anda saat mereka melakukan pekerjaan dengan baik dan berterima kasih kepada mereka.
3. Mengajar.
Anda tidak bisa selalu berasumsi bahwa bawahan Anda mengetahui sesuatu atau dapat memahaminya. Tugas Anda sebagai figur otoritas adalah mengajarkan keterampilan baru kepada karyawan Anda. Semakin banyak yang diketahui karyawan Anda, semakin banyak pula yang dapat mereka ambil dari Anda nantinya.
(Bersambung ke Artikel Selanjutnya)