(Business Lounge Journal – Human Resources)
Konsep job description maupun deskripsi pekerjaan mulai berkembang secara formal pada awal abad ke-20, terutama setelah munculnya pengorganisasian perusahaan modern dan manajemen ilmiah. Pada sekitar tahun 1910-an-1920-an, tokoh seperti Frederick Taylor dan ilmuwan manajemen mulai mengembangkan konsep efisiensi dan analisis kerja. Mereka menyusun standar prosedur dan deskripsi tugas untuk meningkatkan produktivitas.
Format tertulis tentang tugas dan tanggung jawab karyawan semakin umum digunakan sejak tahun 1950-an dan 1960-an bersamaan dengan berkembangnya teori organisasi dan HRM (Manajemen Sumber Daya Manusia).
Di dunia manajemen, konsep deskripsi pekerjaan menjadi bagian penting dalam pengelolaan sumber daya manusia dari awal abad ke-20, terutama terkait dengan pengembangan fungsi HR dan perencanaan tenaga kerja.
Pada masa setelah Perang Dunia II, perusahaan mulai serius mengembangkan sistem pengelolaan SDM, termasuk job description, sebagai bagian dari proses rekrutmen, pelatihan, dan pengembangan karyawan.
Dalam sebuah perusahaan, siapa yang bertugas mengatur job description setiap karyawan?
Biasanya, manajer langsung atau atasan dari karyawan tersebut bertanggung jawab utama untuk menyusun dan mengatur job description. Departemen HR (Human Resources) juga memiliki peran penting, terutama dalam menyusun template standar, melakukan evaluasi posisi, serta mengupdate deskripsi pekerjaan sesuai kebutuhan organisasi. Di level tertentu, HR bisa membantu merancang dan memastikan deskripsi pekerjaan sesuai standar dan relevan.
Sebagai contoh HR dapat mengatur job description dari tim marketing misalnya menjadi 7 tanggung jawab utama seperti di bawah ini:
- Melaksanakan dan mendukung kegiatan pemasaran dan promosi produk/layanan perusahaan sesuai dengan strategi yang telah ditetapkan.
- Mengelola dan memperbarui konten media sosial, website, dan platform digital lainnya.
- Menyiapkan materi promosi seperti brosur, spanduk, dan materi digital lainnya.
- Melakukan riset pasar dan analisis pesaing untuk mengidentifikasi peluang dan tren terbaru.
- Berinteraksi dan membangun hubungan dengan pelanggan potensial maupun pelanggan existing.
- Membantu menyusun strategi kampanye pemasaran dan melakukan evaluasi hasilnya.
- Melaporkan hasil kegiatan pemasaran secara berkala kepada manajer pemasaran.
Selanjutnya untuk bagian-bagian lainpun harus jelas job description-nya sehingga dapat semuanya dapat dikelola dengan baik.
Bagaimana cara memonitor apakah semua job sudah dikerjakan?
Perusahaan dapat menggunakan empat cara di bawah ini untuk melakukan monitoring terhadap pekerjaan yang dilakukan karyawan sesuai job descriptionnya. Empat cara ini adalah:
-
- Penggunaan target dan KPI (Key Performance Indicators): Menetapkan indikator kinerja utama untuk setiap pekerjaan agar hasilnya dapat diukur.
- Monitoring berkala: Melalui rapat evaluasi kinerja, laporan kerja, dan sistem penilaian kinerja secara rutin (misalnya review bulanan, kuartalan, tahunan).
- Laporan dan feedback: Karyawan atau manajer wajib melaporkan progres pekerjaan dan kendala yang dihadapi.
- Sistem manajemen digital: Banyak perusahaan menggunakan ERP, software manajemen proyek, atau HRIS (Human Resource Information System) untuk memantau pekerjaan dan progressnya secara real-time.
Diharapkan dengan keempat cara di atas maka semua pekerjaan berjalan baik sesuai yang diharapkan.