Project Management  Kini Semakin Berteknologi dan Berkolaborasi Digital

(Business Lounge Journal – General Management)

Manajemen proyek sebagai disiplin ilmu telah ada dan berkembang sejak lama, meskipun praktiknya mungkin sudah dilakukan secara informal jauh sebelumnya. Konsep-konsep dasar manajemen proyek dapat ditemukan dalam peradaban kuno, seperti pembangunan piramida Mesir, proyek konstruksi besar di Cina, dan pengelolaan proyek militer. Pada abad ke-19 dan awal abad ke-20, ilmuwan manajemen seperti Henry Gantt dan Frederick Taylor mulai mengembangkan teknik perencanaan dan pengendalian proyek.

Manajemen Proyek (Project Management) adalah proses yang terorganisir untuk merencanakan, mengorganisir, mengarahkan, dan mengendalikan sumber daya dalam mencapai tujuan dan sasaran suatu proyek. Manajemen proyek melibatkan pengelolaan waktu, biaya, sumber daya, dan ruang lingkup untuk menyelesaikan proyek dengan efektif. Tujuannya adalah untuk memastikan proyek selesai tepat waktu, sesuai anggaran, dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Contoh program manajemen proyek dalam sebuah perusahaan antara lain adalah: pengembangan produk baru,  implementasi sistem informasi, konstruksi infrastruktur, reorganisasi organisasi, acara atau event berskala besar

Pada tahun 1969, didirikan Project Management Institute (PMI) sebagai organisasi profesional pertama yang berfokus pada manajemen proyek. PMI mempopulerkan metodologi dan standar manajemen proyek, serta menawarkan sertifikasi profesional seperti PMP (Project Management Professional). Jika dibandingkan dengan negara lain, jumlah manajer proyek bersertifikasi di Indonesia masih relatif kecil. Misalnya, di India terdapat sekitar 150.000 pemegang sertifikasi PMP, sementara di Amerika Serikat ada sekitar 1 juta.

Pada tahun 1970-an, konsep dan teknik manajemen proyek semakin berkembang, termasuk Critical Path Method (CPM), PERT (Program Evaluation and Review Technique), dan Work Breakdown Structure (WBS).

  1. Critical Path Method (CPM):

CPM adalah teknik manajemen proyek yang digunakan untuk mengidentifikasi jalur kritis dalam sebuah proyek. Jalur kritis adalah urutan aktivitas dalam proyek yang memiliki total waktu terlama, sehingga menjadi penentu waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan. CPM membantu manajer proyek untuk mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang kritis. Dengan CPM, manajer proyek dapat melakukan perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian proyek secara lebih efektif.

  1. PERT (Program Evaluation and Review Technique):

PERT adalah teknik analisis dan perencanaan proyek yang digunakan untuk mengestimasi waktu penyelesaian tugas-tugas dalam proyek. PERT mempertimbangkan ketidakpastian dalam durasi aktivitas dengan menggunakan perkiraan optimistis, realistis, dan pesimistis. Teknik ini membantu manajer proyek untuk mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang berisiko dan membuat rencana kontingensi yang lebih baik.PERT sering digunakan bersama-sama dengan CPM untuk memberikan gambaran yang lebih komprehensif tentang penjadwalan proyek.

  1. Work Breakdown Structure (WBS):

WBS adalah alat perencanaan proyek yang memecah proyek menjadi komponen-komponen yang lebih kecil dan terstruktur. WBS membagi proyek menjadi level-level hierarki, mulai dari lingkup proyek secara keseluruhan, sampai dengan paket-paket kerja terkecil. Penggunaan WBS membantu manajer proyek untuk mengidentifikasi dan mengelola pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, mengalokasikan sumber daya, dan memantau kemajuan proyek. WBS juga memfasilitasi komunikasi dan koordinasi antar tim proyek dengan memberikan kejelasan mengenai pembagian tugas dan tanggung jawab.

Ketiganya merupakan teknik-teknik manajemen proyek klasik yang masih banyak digunakan hingga saat ini. CPM dan PERT berfokus pada penjadwalan dan pengendalian proyek, sementara WBS membantu mengorganisir dan mendefinisikan ruang lingkup proyek. Penggunaan ketiga teknik ini secara terintegrasi dapat meningkatkan efektivitas manajemen proyek. Namun saat ini, Work Breakdown Structure (WBS) adalah teknik manajemen proyek yang paling banyak digunakan.  Work Breakdown Structure (WBS) mulai diperkenalkan dan digunakan secara luas dalam manajemen proyek pada awal tahun 1950-an, WBS menyediakan kerangka kerja yang efektif untuk mendefinisikan dan mengorganisir keseluruhan pekerjaan dalam suatu proyek

Beberapa ilmuwan dan praktisi yang berkontribusi dalam pengembangan manajemen proyek antara lain:

  • Henry Gantt: Pengembang diagram Gantt untuk perencanaan dan pengendalian proyek.
  • Harold Kerzner: Penulis buku-buku populer tentang manajemen proyek.
  • R. Max Wideman: Kontributor dalam standarisasi metodologi manajemen proyek.
  • Rita Mulcahy: Pendiri RMC Publications, penyedia sumber daya manajemen proyek.

Pada 1990-an hingga saat ini, manajemen proyek terus berkembang seiring dengan perkembangan teknologi dan praktik bisnis. Metodologi baru, seperti Agile, Scrum, dan Lean, turut memperkaya disiplin ilmu manajemen proyek.

Tahapan pekerjaan dalam sebuah manajemen proyek ada empat tahap mulai dari awal hingga selesainya proyek. Dalam setiap tahap, kemajuan akan dievaluasi terus menerus. Tahapan-tahapan ini adalah sebagai berikut:

  1. Inisiasi: Mengidentifikasi tujuan, ruang lingkup, dan anggaran proyek.
  2. Perencanaan: Menyusun rencana kerja, penjadwalan, alokasi sumber daya, dan pengelolaan risiko.
  3. Eksekusi: Mengkoordinasikan tim, menerapkan rencana, dan memantau kemajuan.
  4. Pengendalian: Memantau dan mengevaluasi kinerja, serta melakukan tindakan perbaikan jika diperlukan.
  5. Penutupan: Menyelesaikan proyek, melakukan evaluasi, dan mendokumentasikan pembelajaran.

Melihat pada perkembangan teknologi yang terus maju akhir-akhir ini, maka manajemen proyek 2025 juga akan semakin berorientasi pada teknologi dan kolaborasi digital.  Akan terjadi peningkatan penggunaan alat analitik data dan kecerdasan buatan (AI). Manajemen portofolio proyek akan menjadi lebih terpadu, fokus pada fleksibilitas, adaptabilitas, dan responsivitas serta integrasi manajemen proyek dengan praktik bisnis lainnya. Contoh-contoh penerapan dari tren tersebut adalah seperti di bawah ini:

  1. Peningkatan Penggunaan Alat Analitik Data dan Kecerdasan Buatan (AI):
  • Contoh: Penggunaan software manajemen proyek yang terintegrasi dengan analitik data canggih untuk memprediksi risiko, mengoptimalkan penjadwalan, dan membuat keputusan berbasis data.
  • Contoh lain: Penerapan chatbot atau asistensi virtual berbasis AI untuk membantu manajer proyek dalam tugas-tugas administratif, seperti pengelolaan komunikasi, pemantauan kemajuan, dan pelaporan.
  1. Manajemen Portofolio Proyek yang Lebih Terpadu:
  • Contoh: Penggunaan platform manajemen portofolio proyek yang memungkinkan visibilitas menyeluruh atas semua proyek dalam organisasi, sehingga memudahkan pengalokasian sumber daya secara optimal.
  • Contoh lain: Integrasi manajemen portofolio proyek dengan fungsi-fungsi bisnis lainnya, seperti perencanaan strategis, manajemen risiko, dan pengambilan keputusan eksekutif.
  1. Fokus pada Fleksibilitas, Adaptabilitas, dan Responsivitas:
  • Contoh: Adopsi metodologi Agile atau Scrum dalam manajemen proyek, yang memungkinkan penyesuaian cepat terhadap perubahan kebutuhan dan preferensi pelanggan.
  • Contoh lain: Penerapan struktur organisasi proyek yang lebih fleksibel, dengan tim multifungsi yang dapat beradaptasi dengan cepat terhadap pergeseran prioritas dan tantangan proyek.
  1. Integrasi Manajemen Proyek dengan Praktik Bisnis Lainnya:
  • Contoh: Integrasi manajemen proyek dengan manajemen risiko, di mana analisis risiko dan mitigasi menjadi bagian terintegrasi dalam proses perencanaan dan eksekusi proyek.
  • Contoh lain: Sinkronisasi manajemen proyek dengan fungsi sumber daya manusia, seperti pengembangan kompetensi, program pelatihan, dan retensi talenta untuk proyek-proyek.

Dengan mengadopsi tren-tren ini, organisasi dapat meningkatkan efisiensi, fleksibilitas, dan daya saing mereka dalam mengelola portofolio proyek di masa depan. Integrasi yang lebih erat antara manajemen proyek dan praktik bisnis lainnya akan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih strategis dan responsif terhadap perubahan pasar.

Untuk itu akan semakin diperlukan pemahaman teknologi dan alat manajemen proyek, disamping ketrampilan dasar seperti komunikasi yang efektif, kemampuan perencanaan dan pengorganisasian dan sebagainya.