(Business Lounge Journal – General Management)
Kita sudah melewati satu semester di tahun ini, maka ada baiknya untuk sejenak Anda melakukan penilaian atas semua yang telah berlangsung dan menarik pembelajaran. Dengan demikian, Anda dapat melakukan penyesuaian bilamana hal tersebut diperlukan. Sebab sudah pasti Anda menginginkan sebuah keberhasilan atau pun peningkatan ketika Anda mengakhiri tahun ini.
John F. Kennedy pernah mengatakan, “Perubahan adalah hukum kehidupan, dan mereka yang hanya melihat masa lalu dan masa kini pasti akan melewatkan masa depan,” dan ini sangat terlihat dalam bidang manajemen proyek (project management).
Selama bertahun-tahun, lanskap manajemen proyek telah mengalami perubahan drastis yang membuat organisasi berpindah dari sticky notes ke solusi SaaS perusahaan (enterprise SaaS solutions). Dengan munculnya teknologi dan paradigma manajemen baru, manajemen proyek terus mengalami evolusi yang signifikan, dan organisasi perlu mengikuti perubahan ini atau menghadapi risiko kegagalan.
Dengan pemikiran tersebut, maka beberapa ahli memberikan beberapa opini tentang apa yang akan membentuk dan mengguncang dunia manajemen proyek pada tahun 2024. Ada beberapa prediksi utama manajemen proyek yang dapat Anda pelajari, sehingga dapat menjadi acuan bagi Anda pada semester kedua tahun ini.
Fokus yang Meningkat pada Otomatisasi
Thilo Huellmann, Chief Technology Officer di Levity.ai, mencatat bahwa otomatisasi memiliki janji besar. “Dengan mengotomatisasi tugas-tugas bernilai tambah rendah, manajer proyek dapat memfokuskan upaya dan energi mereka pada tugas-tugas yang akan sangat menguntungkan bisnis mereka, memungkinkan mereka untuk melakukan perubahan yang lebih besar, meningkatkan kemungkinan setiap proyek mencapai tujuan strategisnya.”
Untuk otomatisasi, tahun-tahun terakhir telah melihat adopsi AI dalam skala besar oleh organisasi untuk memastikan penyelesaian proyek yang sukses dengan berbagai cara, seperti:
– Menghasilkan wawasan kinerja
– Mendukung proses pengambilan keputusan
– Membuat perkiraan dan prediksi
– Mengoptimalkan penjadwalan sumber daya
– Memungkinkan visualisasi data
– Melakukan analisis risiko
Project Management Institute mencatat bahwa 81% profesional mengatakan AI berdampak pada organisasi mereka. Angka itu kemungkinan akan meningkat lebih lanjut pada 2024 dan tahun-tahun mendatang.
AI Generatif Menjadi Norma
Sementara AI tetap menjadi salah satu tren terpenting dalam manajemen proyek, AI Generatif membutuhkan perhatian khusus, mengingat betapa radikal dan transformatifnya teknologi ini. Dengan GenAI, akan ada pergeseran besar dalam cara manajer proyek beroperasi.
Mulai dari perencanaan hingga eksekusi hingga pengiriman proyek, GenAI memiliki potensi untuk mengubah setiap aspek manajemen proyek. Misalnya, alat GenAI dapat membantu manajer proyek dengan cepat merancang rencana proyek dengan memperhitungkan risiko dan skenario yang potensial. Alat-alat ini dapat melangkah lebih jauh dengan secara aktif mempersiapkan alokasi sumber daya berdasarkan persyaratan dan tujuan proyek. Manajer proyek juga dapat menggunakan GenAI untuk memantau kemajuan proyek secara proaktif dan memberikan wawasan serta rekomendasi langsung untuk koreksi jalur.
Tentunya, alat-alat ini bahkan dapat mengotomatiskan berbagai tugas proyek dengan menghasilkan konten berkualitas tinggi untuk pelaporan dan dokumentasi. Dengan demikian, manajer proyek pasti akan menambahkan lebih banyak alat GenAI ke dalam gudang senjata mereka di tahun-tahun mendatang.
Kenaikan Pekerjaan Hybrid
Pandemi global pada waktu yang lalu telah memaksa organisasi untuk mengijinkan karyawan bekerja dari rumah karena masalah keamanan. Namun hal ini tidak lagi menjadi sebuah permasalahan, dengan banyak organisasi mencoba membawa kembali karyawan ke kantor. Namun, ada perlawanan dari karyawan mengingat fleksibilitas yang lebih besar yang mereka nikmati saat bekerja dari rumah.
Faktanya, sebuah studi Gallup menemukan bahwa 6 dari 10 karyawan lebih memilih pengaturan kerja hybrid, dengan sepertiga responden yang disurvei lebih memilih kerja jarak jauh sepenuhnya. Akibatnya, manajer proyek dan sumber daya perlu terus mengembangkan strategi mereka untuk mengelola tenaga kerja yang terdistribusi dan menyelesaikan tantangan terkait.
Perangkat lunak manajemen proyek berbasis cloud dapat memainkan peran penting dalam keadaan ini. Alat-alat ini dapat dengan mudah diterapkan secara global untuk tenaga kerja hybrid atau jarak jauh, memungkinkan mereka untuk tetap di atas tugas dan proyek mereka secara mulus.
Perangkat lunak ini dapat menangkap semua data relevan yang perlu dilacak, diverifikasi, dan digunakan oleh manajer proyek. Ini dapat menggunakan data ini untuk membuat keputusan yang lebih tepat waktu, terlepas dari waktu dan lokasi shift.
Permintaan untuk Pemimpin dengan Kecerdasan Emosional
Sementara keterampilan organisasi dan analitis diperlukan untuk manajer proyek, telah ada permintaan yang meningkat untuk kecerdasan emosional dalam beberapa tahun terakhir. Laporan Future of Jobs oleh World Economic Forum mendukung permintaan yang meningkat oleh pemberi kerja untuk kecerdasan emosional dan keterampilan sosial lainnya.
Ini relevan untuk manajer proyek karena, pada dasarnya, pekerjaan mereka melibatkan pemahaman mendalam tentang manusia. Untuk memimpin proyek ke sukses, mereka harus mengelola sumber daya manusia mereka dengan lebih efektif. Untuk melakukannya, mereka harus memahami orang-orang tersebut terlebih dahulu.
Kemampuan untuk terhubung dan berempati dengan orang lain telah menjadi lebih penting daripada sebelumnya dan itu disebabkan oleh salah satu tren manajemen proyek lainnya – kenaikan kerja jarak jauh.
Contoh yang sangat baik dari memanfaatkan kecerdasan emosional untuk kebaikan yang lebih besar berasal dari Dave Birdsall, manajer senior di The Parker Avery Group. Dia telah memperhatikan tren manajemen proyek yang menarik dari menjadwalkan pertemuan titik sentuh harian untuk lebih dari sekadar pekerjaan.
Peningkatan Fokus pada Analisis Data untuk Manajemen Proyek Berbasis Data
Organisasi dari semua ukuran menghasilkan jumlah data yang sangat banyak setiap hari. Oleh karena itu, sangat cerdas untuk memanfaatkan data tersebut untuk mendorong keputusan. Analisis dan pelaporan data dapat membantu manajer proyek mengidentifikasi tanda-tanda awal scope creep, mengukur tingkat kemajuan proyek, dan lainnya.
Analisis yang didukung AI memberikan gambaran lengkap tentang seluruh organisasi dan semua proyek. Mereka memberikan visibilitas tingkat granular ke dalam aktivitas dan menghasilkan laporan khusus untuk membantu memvisualisasikan data persis seperti yang dibutuhkan manajer proyek. Dengan alat-alat ini, manajer proyek dapat membuat keputusan yang tepat waktu alih-alih membuat keputusan berdasarkan perasaan berdasarkan laporan yang dikompilasi secara manual.
Manajemen Proyek Hybrid
Di era pasca-pandemi, telah ada upaya baru untuk menemukan metodologi yang lebih andal dan efisien untuk keberhasilan proyek. Untuk tujuan itu, organisasi telah mulai bereksperimen dengan pendekatan hybrid di mana mereka menggabungkan elemen-elemen berbeda dari dua atau lebih metodologi manajemen proyek.
Ini tidak lagi hanya tentang agile, scrum, atau lean, tetapi tentang membawa atribut spesifik bersama-sama untuk fleksibilitas yang lebih besar dalam mendorong kesuksesan proyek. Melakukan hal ini telah memungkinkan organisasi menemukan pendekatan unik untuk menyesuaikan industri dan proyek tertentu.
Konsep hybrid ini juga meluas ke pengembangan struktur tim proyek. Olivia Montgomery, seorang Ahli Manajemen Proyek di Capterra, baru-baru ini menulis artikel tentang topik manajemen proyek hybrid.
Dia menyebutkan bagaimana survei mereka “menemukan bahwa 37% tim adalah lintas fungsi yang dipimpin oleh seorang PM (Project Manager) yang berdedikasi. Selain memanfaatkan keterampilan yang belum tergali dari anggota tim baru, tim lintas fungsi dapat berbagi praktik terbaik departemen mereka untuk tim proyek kemudian memutuskan apakah mereka ingin memasukkannya ke dalam proses mereka sendiri.”
Anda dapat me-review kembali management proyek (project management) yang telah Anda jalankan sepanjang semester yang telah berjalan.