(Business Lounge Journal – Human Resources)
Pada dasarnya setiap karyawan menginginkan adanya umpan balik. Mereka selalu ingin tahu bagaimana atasan mereka memandang kinerja mereka. Selain itu, mereka juga ingin tahu bagaimana caranya dapat naik ke jenjang yang lebih tinggi. Namun, sering kali para atasan tidak terbiasa untuk memberikan umpan balik. Mungkin mereka berpikir bahwa memberi umpan balik adalah sesuatu yang “kurang penting”. Sebab tidak semua orang terbiasa untuk berbicara apa adanya.
Padahal jika manajer tidak berbicara secara terbuka dan secara berkala tentang kinerja, hal ini tidak hanya berarti melewatkan peluang, tetapi juga akan membatasi kemampuan perusahaan Anda untuk melibatkan dan mempertahankan orang-orang berbakat.
Bayangkan saja, jika seorang karyawan yang berbakat namun tidak pernah mendapatkan umpan balik sehingga ia dapat mengetahui bahwa apa yang telah dikerjakannya itu benar atau sangat baik, maka si karyawan tidak akan pernah mengetahui apa yang menjadi harapan si atasan.
Forbes dalam sebuah publikasinya menyatakan bahwa perusahaan yang menetapkan tujuan kinerja triwulanan akan menghasilkan pengembalian 31% lebih besar daripada mereka yang meninjau tujuan secara tahunan. Sedangkan mereka yang melakukannya setiap bulan mendapatkan hasil yang lebih baik lagi. Zippia, sebuah perusahaan konsultan HR dalam surveinya menemukan bahwa 98% karyawan tidak lagi terlibat dalam pekerjaan mereka ketika mereka menerima sedikit atau bahkan tidak menerima umpan balik. Clear Company, sebuah perusahaan penyedia perangkat lunak HR juga membuat sebuah suvei dan mendapatkan bahwa karyawan akan 3x lebih terlibat ketika mereka menerima umpan balik harian dari manajer mereka, dibandingkan dengan mereka yang hanya menerima umpan balik satu kali dalam setahun.
Karena itu, penting bagi setiap pemilik bisnis untuk memastikan tumbuhnya budaya memberikan umpan balik yang produktif dan energik. Jika dibutuhkan, Anda dapat mengadakan pelatihan untuk memastikan setiap team leader atau pemimpin dapat melakukan pemberian umpan balik dengan baik. Penting bagi Anda untuk juga membangun sebuah sistem pemberian umpan balik, sehingga setiap orang secara teratur harus melakukannya sesuai dengan waktu yang Anda anggap penting.
Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda lakukan untuk melatih para pemimpin pada perusahaan Anda tentang cara memberikan umpan balik kepada para karyawan.
1. Memahami Dasar-Dasar Umpan Balik Berkelanjutan
Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah membiasakan para pemimpin dengan konsep umpan balik yang berkelanjutan. Penting bagi Anda untuk memperkenalkan pada setiap pemimpin tentang ide umpan balik berkelanjutan dan apa yang menjadi manfaatnya. Paparkanlah bahwa umpan balik akan memicu peningkatan keterlibatan karyawan serta tingkat turn over yang lebih rendah.
Penting juga untuk menjelaskan perbedaan antara tinjauan kinerja tradisional dan umpan balik berkelanjutan, dengan menekankan fleksibilitas dan interaksi yang teratur.
2. Membangun Budaya Umpan Balik
Budaya umpan balik akan menciptakan lingkungan yang kondusif untuk umpan balik berkelanjutan.
Ketika Anda melatih para pemimpin dalam membangun keamanan secara psikologis. Sebuah keadaan ketika para karyawan merasa nyaman untuk memberi dan menerima umpan balik tanpa merasa takut akan ada sebuah konsekuensi yang tidak menyenangkan. Doronglah semua pemimpin dengan cara menjadi contoh bagi mereka semua, yaitu ketika Anda sebagai seorang pemimpin juga aktif untuk memberikan dan menerima umpan balik. Yakinkanlah mereka bahwa itu akan menolong mereka untuk mendapatkan talent yang berkualitas.
3. Menyiapkan Proses Umpan Balik
Penting bagi Anda untuk dapat mengimplementasikan sistem umpan balik yang praktis dan efektif. Hal ini akan membantu para pemimpin, para manajer, atau team leader untuk menetapkan jadwal rutin untuk melakukan umpan balik, misalnya pertemuan mingguan. Anda juga dapat membuat formatnya, apakah itu secara langsung, virtual, atau tertulis. Cobalah untuk mengembangkan template atau panduan sederhana untuk sesi umpan balik guna memastikan konsistensi dan fokus.
4. Memberikan Umpan Balik Konstruktif
Tidak semua umpan balik itu bersifat positif. Umpan balik yang negatif hanya akan menghancurkan anggota tim Anda. Karena itu, bimbinglah manajer Anda untuk memberikan umpan balik yang bermanfaat dan memotivasi. Umpan balik yang konstruktif dan bukan destruktif.
Latihlah para pemimpin, manajer, atau team leader pada perusahaan Anda untuk memberikan umpan balik yang spesifik, objektif, dan berfokus pada perilaku dan bukan sesuatu yang bersifat pribadi. Doronglah keseimbangan antara pengakuan positif dan kritik konstruktif untuk mendorong pertumbuhan dan perbaikan.
5. Dokumentasikan dan Lakukan Tindak Lanjut
Pastikanlah umpan balik selalu mengarah pada tindakan dan perbaikan. Karena itu arahkanlah para manajer tentang cara mendokumentasikan poin-poin utama dari sesi umpan balik dan pantaulah melacak kemajuan dari waktu ke waktu.
Arahkanlah setiap pemimpin atau manajer untuk menetapkan tujuan yang jelas. Setelah itu tindaklanjutilah setiap umpan balik sebelumnya dalam pertemuan berikutnya.
6. Pelatihan untuk Skenario Umpan Balik Khusus
Persiapkanlah setiap manajer untuk memiliki mindset bahwa memberikan umpan balik adalah suatu kebutuhan yang harus dilakukan. Apapun kondisinya, bagaimana pun situasinya, pemberian umpan balik harus terus berlangsung. Sehingga umpanbalik dapat diberikan secara langsung, online, maupun tertulis.
Karena itu buatlah berbagai panduan tentang teknik memberikan umpan balik jarak jauh. Pastikan bahwa Anda memiliki teknologi yang andal sehingga setiap karyawan dapat tetap terlibat baik itu melalui panggilan video. Tidak ada salahnya jika Anda pun mengadakan role play untuk berbagai skenario yang berbeda, termasuk umpan balik jarak jauh, sehingga setiap pemimpin akan terbangun kepercayaan dirinya dan semua memiliki kemampuan untuk beradaptasi.
7. Continuous Improvement and Support
Pertahankanlah efektivitas proses pemberian umpan balik.
Secara teratur lakukanlah penilaian umpan balik. Anda dapat melibatkan para karyawan untuk memberikan penilaian terhadap proses umpan balik yang telah berlangsung. Melalui penilaian itu, Anda dapat melakukan penyesuaian sesuai dengan kebutuhan. Setelah itu berikanlah dukungan yang berkelanjutan, berbagai sumber daya, dan pelatihan kepada manajer untuk terus meningkatkan keterampilan umpan balik mereka.
Beberapa Perusahaan yang Mengimplementasikan Praktik Pemberian Umpan Balik yang efektif untuk meningkatkan kinerja dan kepuasan karyawan.
1. Google:
OKRs (Objectives and Key Results): Google menggunakan sistem OKR untuk menetapkan tujuan dan mengevaluasi kinerja. Sistem ini memungkinkan karyawan untuk mendapatkan umpan balik yang terstruktur dan berkelanjutan.
Project Aristotle: Studi internal Google ini menunjukkan bahwa tim dengan tingkat psikologis yang aman dan terbuka untuk umpan balik memberikan kinerja yang lebih baik.
2. Adobe:
Check-In Feedback System: Adobe menggantikan sistem penilaian tahunan dengan pendekatan “Check-In”, yang melibatkan umpan balik secara rutin, sering diskusi satu lawan satu, dan penetapan tujuan yang fleksibel. Ini bertujuan untuk menciptakan budaya feedback yang lebih terbuka dan berkelanjutan.
3. Microsoft:
Growth Mindset Culture: Microsoft mendorong budaya umpan balik yang mendukung pertumbuhan dan pembelajaran. Mereka menerapkan umpan balik dua arah antara manajer dan karyawan, serta memfasilitasi sesi feedback reguler untuk mendukung pengembangan profesional.
4. Zappos:
Holacracy System: Zappos menerapkan sistem holacracy, yang mengedepankan transparansi dan feedback terbuka antara semua level dalam organisasi. Sistem ini memungkinkan karyawan untuk memberikan dan menerima feedback dengan lebih bebas dan tanpa hierarki.
5. Netflix:
Culture of Candor: Netflix mengadopsi budaya keterbukaan dan transparansi, dengan mengedepankan umpan balik yang jujur dan langsung. Karyawan didorong untuk memberikan feedback konstruktif yang membantu rekan kerja berkembang.
6. HubSpot:
Radical Candor: Mengadaptasi konsep “Radical Candor” dari Kim Scott, HubSpot mendorong manajer untuk memberikan feedback dengan cara yang mendukung dan penuh perhatian, sambil tetap memberikan kritik yang langsung dan konstruktif.
Perusahaan-perusahaan ini telah menunjukkan bahwa dengan menerapkan praktik feedback yang efektif, mereka dapat meningkatkan keterlibatan karyawan, mengurangi turnover, dan mendorong pertumbuhan serta inovasi.
Selamat mencoba!