(Business Lounge Journal – Human Resources)
Ketika Anda adalah seorang manajer, maka memberikan feedback bukanlah menjadi sesuatu yang mudah. Baik ketika Anda memberikan pujian atas prestasi karyawan atau ketika Anda harus menangani kekurangan karyawan Anda. Cara Anda berkomunikasi akan dapat memberikan dampak besar pada bagaimana kata-kata Anda diterima dan ditindaklanjuti.
Sangat penting bagi Anda untuk dapat membuat proses penilaian semenyenangkan mungkin sehingga memberi feedback menjadi efektif dan konstruktif. Coba kita lihat strategi berikut yang akan membantu Anda untuk meningkatkan proses feedback dan mendorong lingkungan kerja yang lebih positif dan produktif:
Jaga emosi Anda tetap di luar
Pernahkah Anda memperhatikan bahwa mengatakan hal-hal seperti “Saya kecewa” atau “Saya bangga kepada Anda” dapat mengubah percakapan feedback sepenuhnya? Itu karena bahasa yang Anda gunakan – terutama kata-kata yang bermuatan emosional – dapat mengubah cara karyawan menafsirkan feedback.
Dalam sebuah penelitian yang baru-baru ini diadakan dapat dikatakan bahwa menggunakan bahasa emosional negatif – seperti “Saya kecewa” – dapat mengurangi motivasi dan upaya karyawan. Hal ini terjadi karena karyawan mengalihkan fokus mereka dari kinerja mereka dan menuju bagaimana Anda, manajer, melihat mereka sebagai pribadi.
Pada saat yang sama, menggunakan bahasa emosional positif seperti “Saya senang” kadang-kadang dapat menjadi bumerang. Itu karena dapat membuat karyawan merasa berpuas diri.
Intinya di sini adalah bahwa menggunakan bahasa yang netral secara emosional, terutama saat memberikan feedback negatif, membantu karyawan tetap fokus pada tugas mereka tanpa teralihkan oleh apa yang dikatakan feedback tentang mereka secara pribadi.
Alih-alih mengatakan, “Saya kecewa dengan angka penjualan Anda,” coba pendekatan yang lebih netral, seperti “Angka penjualan berada di bawah target yang kami tetapkan. Mari membahas beberapa strategi untuk perbaikan.”
Dengan menjaga agar emosi tetap terkendali dalam bahasa Anda, Anda menjaga percakapan tetap fokus pada kinerja. Hal ini membantu karyawan lebih memahami apa yang perlu mereka kerjakan, tanpa beban emosional tambahan.
Biarkan pekerja menyesuaikan pengalaman mereka
Tidak semua karyawan menginginkan jenis feedback yang sama, dan itu tidak masalah. Memberikan karyawan kemampuan untuk memilih jenis dan frekuensi evaluasi dapat meningkatkan kinerja.
Pertimbangkan untuk membuat menu feedback di mana karyawan dapat memilih area untuk penilaian, seperti keterampilan komunikasi, pengembangan kepemimpinan, atau manajemen proyek. Strategi tambahan adalah membiarkan pekerja menetapkan frekuensi sesi feedback – baik itu pemeriksaan mingguan atau tinjauan triwulanan yang lebih komprehensif.
Ketika karyawan memiliki kepemilikan atas evaluasi yang mereka terima, mereka lebih terbuka terhadapnya, menganggapnya lebih berharga, dan lebih cenderung bertindak berdasarkannya.
Pilih utusan yang tepat
Siapa yang memberikan feedback bisa jadi sama pentingnya dengan informasinya sendiri. Sebuah penelitian telah menunjukkan bahwa beberapa karyawan merespons lebih baik terhadap feedback dari rekan-rekan mereka, sementara yang lain merespons lebih baik ketika feedback berasal dari manajer.
Secara khusus, orang dengan rasa berhak yang lebih besar melakukan lebih baik dengan feedback dari pengawas, sementara orang yang kurang berhak merespons lebih baik terhadap feedback rekan sejawat.
Itu sebabnya mungkin merupakan ide yang baik untuk menggunakan profil kepribadian untuk menentukan utusan terbaik untuk feedback. Misalnya, pertimbangkan situasi di mana feedback rekan kerja dapat disampaikan secara wajar dan dari siapa, seperti mentor rekan sejawat atau pemimpin tim.
Dengan menyelaraskan sumber feedback dengan konten dan konteksnya, Anda memastikan bahwa feedback beresonansi lebih dalam dan dianggap konstruktif daripada kritis.
Menerapkan prinsip-prinsip dalam kehidupan nyata
Manajer mungkin menemukan bahwa menggunakan tiga strategi ini mungkin memerlukan penyesuaian pendekatan feedback mereka saat ini, tetapi manfaatnya sepadan. Bayangkan Anda memiliki seorang karyawan, Mark, yang kinerjanya baru-baru ini menurun. Dalam percakapan feedback Anda, Anda mungkin memulai dengan pernyataan netral seperti “Mark, saya perhatikan bahwa proyek-proyek terbaru Anda telah melewatkan tenggat waktu. Mari membahas mengapa hal ini mungkin terjadi.” Bahasa ini akan membantu Mark fokus pada masalah tanpa menganggapnya sebagai serangan pribadi.
Selanjutnya, tawarkan Mark opsi untuk mengatur pemeriksaan biweekly reguler atau tinjauan bulanan untuk melihat apa yang paling cocok untuknya. Akhirnya, jika Mark memiliki hubungan yang kuat dengan anggota tim yang unggul dalam manajemen waktu, pertimbangkan untuk mengatur sesi feedback rekan sejawat di mana mereka dapat berbagi tips dan strategi.
Hasilnya? Mark merasa didukung daripada diperiksa, dan feedbacknya dibingkai sebagai peluang untuk tumbuh daripada sebagai teguran.
Pendekatan-pendekatan ini pada dasarnya dapat mengubah cara orang berinteraksi dengan tim mereka. Dengan sengaja memberikan feedback, manajer dapat menciptakan lingkungan di mana karyawan merasa dihormati, dihargai, dan termotivasi untuk berhasil.