Contoh Exit Survei yang Dapat Anda Terapkan

(Business Lounge Journal – Human Resouces)

Kita sudah membahas bagaimana pentingnya melaksanakan exit survey bagi karyawan yang mengajukan resign. (Baca: Pastikan Anda Menjalankan Exit Survey yang Efektif bagi Karyawan Anda yang Resign).  Maka marilah kita melihat langkah-langkah penting berikut ini untuk menyusun exit survey secara efektif. Hal ini akan sangat membantu Anda dalam meningkatkan baik proses, operasional, dan pengalaman karyawan dari perusahaan Anda.

Langkah 1: Tentukan tujuan

Langkah pertama adalah mendefinisikan dengan jelas apa yang ingin Anda capai dari exit survey tersebut. Hal ini mungkin saja termasuk memahami alasan mengapa karyawan Anda mengajukan pengunduran diri, bagaimana pengalaman mereka bekerja pada perusahaan Anda, bagian yang menurut mereka dapat ditingkatkan, dan banyak lagi. Setiap bisnis – kemungkinan besar – mempunyai bidang minat tertentu atau bidang yang dirasa perlu oleh atau bahkan yang diinginkan karyawan tersebut untuk ditingkatkan. Hal ini akan terefleksi dengan jelas dalam exit survey yang Anda buat.

Setelah Anda mengetahui dengan jelas tujuan Anda, maka Anda akan dapat membuat exit survey yang akan membantu Anda untuk mencapai tujuan tersebut.

Langkah 2: Buatlah dengan singkat

Membuat exit survey yang singkat dan langsung tepat pada sasaran sangatlah penting. Anda dapat membuat 5-10 pertanyaan, dan pastikan bahwa penyelesaiannya tidak lebih dari 10 menit. Exit survey yang panjang cenderung tidak akan dikerjakan. Jadi, lebih baik mendapatkan sedikit masukan mengenai hal-hal yang utama daripada tidak mendapat masukan sama sekali.

Langkah 3: Buatlah pertanyaan yang tepat

Karena exit survey haruslah singkat, maka membuat pertanyaan yang tepat adalah kuncinya.

Buatlah pertanyaan sehingga Anda dapat mengetahui alasan karyawan tersebut resign, apa yang membuat mereka bertahan, dan dapatkanlah wawasan tentang bagaimana menurut mereka perusahan Anda dapat ditingkatkan. Jangan takut untuk mengajukan pertanyaan yang sulit terkait peranan karyawan, tim dan manajer, aspek budaya kerja, alasan mereka bergabung dengan perusahaan dan alasan keluar, serta tujuan profesional mereka.

Penting untuk mengumpulkan campuran data kuantitatif dan kualitatif, dengan pertanyaan-pertanyaan yang memiliki skala penilaian (misalnya, 1-10), atau pertanyaan lainnya yang memungkinkan untuk mendapatkan komentar. Pastikan juga bahwa pertanyaan Anda disempurnakan untuk mengurangi bias.

Langkah 4: Pastikan anonimitas dan kerahasiaan

Penting sekali bagi Anda untuk memiliki komitmen dalam melindungi kerahasiaan responden dan menghasilkan tanggapan yang tidak memihak. Salah satu cara terbaik yang dapat Anda lakukan adalah menggunakan layanan pihak ketiga dalam melakukan exit survey ini.

Langkah 5: Gunakan tools yang tepat

Beberapa departemen SDM menggunakan dokumen Word sederhana untuk membuat exit survey, namun ada sejumlah opsi lain. Misalnya, SurveyMonkey yang merupakan salah satu alat survei gratis yang populer. Tetapi ada juga Typeform yang merupakan alat survei interaktif modern yang memungkinkan Anda menyesuaikan segala jenis kuesioner atau survei dan menjaga estetika brand Anda. Ada juga Checkster yang merupakan alat survei SDM yang dapat membantu menyederhanakan dan standarisasikan exit survey Anda serta menawarkan analisis penggunaan.

Idealnya, Anda ingin dapat menghubungkan formulir atau platform umpan balik karyawan ke HRIS Anda sehingga permintaan untuk menyelesaikan exit survey secara otomatis akan dikirimkan setelah karyawan menyerahkan pemberitahuan pengunduran diri mereka. Ini akan menghemat waktu tim HR Anda dalam mengirimkan survei secara manual.

Langkah 6: Analisa data yang Anda terima

Setelah Anda mengumpulkan sejumlah besar respons terhadap exit survey, Anda dapat mulai menganalisis data dan menemukan wawasan. Ada sejumlah platform dan perangkat lunak berbeda yang dapat Anda gunakan untuk melakukan ini.

Saat menganalisis hasil Anda, pertimbangkan kekuatan dan kelemahan perusahaan Anda. Beberapa pertanyaan terkait yang dapat Anda ajukan. Apa saja kontribusi terbaik yang telah Anda lakukan? Bidang utama apa saja yang perlu ditingkatkan? Apa yang paling penting bagi orang-orang seperti Anda? Langkah apa yang dapat dilakukan perusahaan sebagai langkah retensi pada masa mendatang? Apakah bidang yang menjadi perhatian sesuai dengan masukan yang Anda terima melalui saluran lain, seperti percakapan dengan karyawan dan survei lainnya?

Hargailah setiap exit survey yang dikerjakan dengan baik. Serta terimalah semua kritik membangun yang disampaikan.

Langkah 7: Ambilah tindakan

Langkah terakhir adalah menindaklanjuti setiap penemuan Anda. Sekarang setelah Anda mengetahui alasan karyawan yang mengundurkan diri, maka inilah kesempatan bagi Anda untuk memperbaiki keadaan dan mengurangi kemungkinan kehilangan talent terbaik Anda. Melalui data Anda, maka Anda akan dapat melihat bidang-bidang apa yang paling memprihatinkan. Karena itu, mulailah dengan berfokus pada perbaikan bidang yang akan memberikan dampak terbesar.

Jangan takut untuk meminta bantuan karyawan Anda saat ini untuk menghasilkan ide perbaikan dan menentukan tindakan yang akan Anda ambil. Ini akan membantu menjaga karyawan terbaik Anda tetap bersama Anda, serta tetap terlibat dan termotivasi.

Berikut adalah 30 pertanyaan exit survey yang dapat menjadi referensi bagi Anda:

Compensation and benefits

1. Seberapa puaskah Anda dengan kompensasi dan tunjangan yang Anda dapatkan?
2. Apakah Anda merasa bahwa gaji Anda adil dan kompetitif dibandingkan dengan peran dan tanggung jawab Anda?
3. Apakah tunjangan umum dan khusus Anda memadai dan berarti bagi Anda? Jika tidak, manfaat apa yang Anda pilih?

Job satisfaction and role

4. Apa yang paling Anda sukai dari pekerjaan Anda?
5. Apa yang paling tidak Anda sukai dari pekerjaan Anda?
6. Apakah beban kerja Anda biasanya terlalu sedikit, pas, atau terlalu banyak? Tolong jelaskan!
7. Apakah Anda mempunyai tools, sumber daya, dan dukungan yang diperlukan untuk berhasil dalam peran Anda? Jika tidak, apa yang tidak ada?
8. Apakah pekerjaan Anda sesuai dengan harapan Anda saat melamar posisi tersebut?
9. Apakah tugas dan tanggung jawab pekerjaan Anda berubah sejak Anda dipekerjakan? Jika ya, dalam hal apa?
10. Bagaimana Anda menilai komunikasi tim Anda? (Dalam skala 1-10)
11. Mengapa Anda memutuskan untuk mencari peran lain di tempat lain?
12. Adakah yang bisa perusahaan lakukan untuk mengubah keputusan Anda untuk keluar?
13. Apakah Anda mempertimbangkan untuk bekerja lagi untuk perusahan ini di masa mendatang?

Learning and development

14. Apakah Anda diberi kesempatan yang cukup untuk memelajari keterampilan baru, memperoleh pengetahuan baru, dan berkembang secara profesional dalam peran Anda?
15. Apakah Anda merasa bahwa perusahaan ini berkomitmen untuk membantu Anda belajar dan berkembang?
16. Apakah perusahanan memberikan kesempatan kepada Anda untuk memajukan karir Anda di perusahaan? Jika tidak, apa yang dapat perusahaan lakukan untuk memperbaikinya?
17. Peluang pembelajaran dan pengembangan apa yang dapat Anda manfaatkan dalam peran Anda? Harap cantumkan keterampilan, sertifikasi, atau sesi pelatihan khusus apa pun yang dapat membantu Anda.

Management and support

18. Seberapa sering Anda menerima umpan balik mengenai kinerja Anda di tempat kerja? Apakah ini membantu?
19. Apakah Anda yakin Anda menerima dukungan dari manajer yang diperlukan untuk berhasil dalam peran Anda?
20. Bagaimana Anda menggambarkan manajemen di organisasi ini?
21. Bagaimana Anda menilai komunikasi manajer Anda? (Dalam skala 1-10)
22. Apa lagi yang bisa perusahaan lakukan untuk membuat Anda merasa didukung dalam peran Anda dan di perusahaan ini?

Work environment and culture

23. Apa tantangan terbesar yang Anda alami saat bekerja di sini?
24. Apakah usaha dan pencapaian Anda diakui dan dihargai selama Anda bekerja?
25. Apa hal favorit Anda saat bekerja di sini?
26. Apakah Anda akan merekomendasikan bekerja di perusahaan ini kepada orang lain? Jelaskan mengapa ya atau mengapa tidak.
27. Apa yang dapat perusahaan lakukan untuk meningkatkan taraf hidup karyawan di perusahaan ini?
28. Bagaimana Anda menggambarkan budaya organisasi pada perusahaan ini?
29. Apakah menurut Anda ada perubahan spesifik yang dapat perusahaan lakukan untuk meningkatkan moral karyawan? Jika ya, mohon penjelasannya.
30. Dapatkah Anda menyampaikan permasalahan atau kekhawatiran spesifik apa pun terkait dengan pekerjaan di perusahaan ini?

Photo by Farrel Nobel