(Business Lounge Journal – Human Resources)
Apakah Anda terbiasa untuk memberikan exit survey pada karyawan Anda yang akan resign? Terkadang banyak pemimpin merasa bahwa ini suatu yang “kurang penting”. Sehingga exit survey hanya diberikan sambil lalu saja. Sekedar mengetahui apa yang menjadi alasan si karyawan tersebut memutuskan untuk resign. Padahal, ketika seseorang memutuskan berhenti dari perusahaan Anda, itu berarti Anda menderita kerugian, oleh karena Anda telah melakukan investasi terhadap setiap karyawan yang Anda miliki.
Penting untuk mengetahui bahwa exit survey dapat memberi Anda wawasan berharga tentang bagaimana perasaan karyawan sebenarnya saat bekerja di organisasi Anda. Ketika Anda mendapatkan kerugian, maka dengan memahami apa yang menjadi alasan seseorang meninggalkan perusahaan Anda, Anda dapat mengambil tindakan yang tepat untuk melakukan pencegahan. Dengan demikian, diharapkan Anda tidak akan kehilangan lebih banyak lagi karyawan. Hhal ini sangatlah penting dalam mencapai tujuan organisasi dan melindungi brand perusahaan Anda.
Exit Survey?
Exit survey adalah jenis survei karyawan yang diberikan kepada karyawan yang akan mengundurkan diri untuk dilengkapi. Survei ini biasanya memberikan pertanyaan seputar alasan keluar, kepuasan kerja, tingkat tekanan frustrasi, lingkungan dan budaya kerja, kolega dan manajer, serta paket kompensasi dan tunjangan.
Karyawan yang mengajukan pengunduran diri sering kali lebih bersedia untuk terbuka dan jujur dalam menyampaikan masukannya, dibandingkan karyawan yang tetap bekerja di perusahaan. Jadi, exit survey dapat membantu pemberi kerja mengumpulkan informasi berharga mengenai kekuatan dan kelemahan tempat kerja dan pengalaman karyawan.
Tujuan Exit Survey?
Seperti telah kita bahas di atas bahwa exit survey akan membantu Anda dalam mencapai sejumlah tujuan penting, itulah sebabnya semua organisasi harus melaksanakannya. Beberapa tujuan exit survey:
- Memahami apa yang menjadi alasan karyawan tersebut keluar: Exit Survey dapat membantu SDM dan manajer untuk lebih memahami apa yang menyebabkan karyawan keluar. Kemudian, perusahaan dapat mengambil langkah untuk mengurangi keluarnya karyawan.
- Mendapatkan umpan balik mengenai pengalaman karyawan: Exit Survey memberikan kesempatan kepada karyawan yang keluar untuk memberikan umpan balik yang jujur mengenai pengalaman karyawan. Hal ini tentu saja kaan menjadi temuan yang berharga bagi pemberi kerja.
- Mengidentifikasi masalah di perusahaan: Informasi yang Anda kumpulkan dalam exit survey akan dapat membantu mengidentifikasi dan mengungkap masalah yang ada pada semua area bisnis. Hal ini dapat terkait dengan proses, manajemen, budaya, atau hal lainnya.
- Sebagai bantuan dalam perencanaan suksesi: Tujuan lain dari exit survey karyawan adalah untuk menyoroti bilamana terjadi kesenjangan keterampilan. Dengan pengetahuan ini, pengusaha dapat berupaya menjembatani kesenjangan ini dan meningkatkan perencanaan suksesi.
- Menambah pengetahuan mengenai retensi: exit survey akan membantu mengidentifikasi karyawan mana yang memiliki keterampilan atau informasi khusus. Lalu keterampilan tersebut haruslah direncanakan untuk diteruskan kepada penggantinya sebelum karyawan tersebut keluar. Sehingga perusahaan pun tidak akan kehilangan keterampilan atau informasi tersebut.
Keuntungan Melakukan Exit Survey
Seperti sudah kita bahas maka pengusaha harus melakukan exit survey sebagai bagian dari offboarding process. Sejumlah manfaat exit survey bagi organisasi.
- Dapat mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan: Setelah Anda menyadari permasalahan utama dalam organisasi Anda, Anda dapat mengidentifikasi area yang ingin Anda tingkatkan dan membuat rencana tindakan strategis untuk mengatasi setiap area tersebut. Misalnya, jika berulang kali karyawan yang resign memberikan umpan balik, seperti kurangnya kesempatan untuk mengembangkan diri. Maka, para pemimpin SDM dan bisnis harus segera mengambil langkah-langkah untuk mengatasi hal ini dan meningkatkan inisiatif L&D.
- Meningkatkan retensi: exit survey akan membantu Anda dalam menentukan dengan tepat aspek spesifik apa pada tempat kerja Anda yang mendorong orang untuk keluar. Hal ini jelas akan memberi peluang berharga bagi Anda untuk meningkatkan dan menaikkan retention rates. Misalnya, jika sebagian besar karyawan memberi tahu Anda bahwa mereka akan keluar untuk mendapatkan kompensasi dan tunjangan yang lebih baik dari pesaing, maka inilah saatnya untuk meninjau ulang kompensasi yang Anda miliki dan memperbaikinya agar sejalan dengan apa yang dicari oleh kandidat ideal Anda.
- Mengumpulkan wawasan tentang kinerja manajer: Karyawan yang keluar dari perusahaan cenderung bersikap jujur, memberikan informasi tentang hubungan mereka dan adanya potensi tantangan dengan supervisor dan manajer. Seiring waktu, Anda mungkin melihat suatu masalah muncul pada individu tertentu, yang kemudian dapat diatasi sebelum masalahnya menjadi lebih buruk dan menyebabkan lebih banyak karyawan keluar. Di sisi lain, Anda mungkin melihat hal positif yang berulang pada manajer lain, yang kemudian dapat dikenali dan dihargai.
- Menanalisa budaya perusahaan Anda: exit survey dapat memberi Anda gambaran yang sebenarnya tentang budaya organisasi Anda saat ini dari sudut pandang karyawan. Ini membantu Anda melihat apakah posisi Anda saat ini sesuai dengan branding dan pesan yang Anda promosikan kepada kandidat dan masyarakat luas. Setelah Anda menyadari adanya masalah dalam budaya perusahaan Anda, Anda dapat mengatasinya sehingga masalah tersebut tidak dibiarkan begitu saja.
- Meningkatkan proses rekrutmen dan proses onboarding: Anda dapat menanyakan kepada karyawan yang keluar tentang pengalaman mereka ketika ada pada proses onboarding. Apakah proses tersebut serta peranan perusahaan sesuai dengan harapan mereka. Ini adalah cara yang bagus untuk meningkatkan proses perekrutan dan orientasi Anda. Misalnya, jika karyawan tersebut memberi tahu Anda bahwa peran tersebut tidak sesuai dengan perkiraannya, job posting untuk posisi tersebut harus ditinjau untuk memastikan keakuratannya.
Exit Survey Best Practices
Berikut adalah beberapa praktik terbaik SDM untuk melakukan exit survey yang efektif di organisasi Anda.
- Menjelaskan tujuan survei: Dalam email Anda kepada karyawan yang akan keluar, atau di awal exit survey, penting untuk menjelaskan alasan Anda mengirimkan survei kepada mereka dan bagaimana masukan mereka akan digunakan untuk melakukan perbaikan di organisasi. Hal ini tidak hanya membuat Anda transparan, namun jika mereka mengetahui tujuan survei dan bahwa masukan mereka akan berguna bagi perusahaan, kemungkinan besar mereka akan menyelesaikannya dengan baik.
- Waktu: Ada perbedaan pendapat mengenai kapan exit survey harus dilakukan. Salah satu pendapat adalah bahwa hal ini harus dilakukan menjelang hari terakhir karyawan tersebut. Namun, pastikan semuanya berlangsung sebelum hari terakhir mereka untuk memastikan bahwa pendapat yang mereka sampaikan masih segar dan tanggapan tidak dipengaruhi oleh karyawan yang bekerja di organisasi barunya. Hal ini juga dapat memberi Anda tingkat partisipasi yang lebih tinggi.
- Anonimitas dan kerahasiaan: Adalah penting untuk exit survey bersifat rahasia. Para karyawan pun mengetahunya sehingga informasi yang mereka bagikan tidak akan berdampak negatif terhadap mereka dengan cara apa pun; misalnya, hal itu tidak akan mempengaruhi referensi pekerjaan mereka.
- Durasi survei: Penting agar survei Anda cukup panjang sehingga Anda menghasilkan informasi yang cukup namun tidak terlalu panjang sehingga responden merasa kewalahan dan tidak menyelesaikannya. Secara umum, cobalah untuk memastikan bahwa exit survey Anda membutuhkan waktu tidak lebih dari 10 menit untuk diselesaikan dan fokus pada area yang paling penting bagi organisasi Anda.
- Pertanyaan yang jelas dan relevan: Pastikan pertanyaan yang Anda ajukan jelas, langsung pada sasaran, dan relevan dengan pengalaman karyawan dan apa yang ingin Anda capai. Inilah sebabnya mengapa peran yang berbeda sering kali memiliki exit survey yang berbeda.
- Otomatiskan: Untuk mengurangi beban kerja manual, maka ada baiknya untuk mengotomatiskan proses exit survey Anda. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan alat survei karyawan yang memungkinkan HR untuk secara otomatis memulai exit survey pada hari-hari terakhir sebelum karyawan tersebut berangkat.
- Ucapkan terima kasih kepada karyawan: Jangan lupa untuk memberikan penghargaan kepada karyawan Anda atas kontribusi dan komitmen mereka terhadap organisasi selama mereka bekerja. Berikanlah ucapan terima kasih kepada mereka karena telah meluangkan waktu untuk menyampaikan umpan balik yang berharga.
Photo by Roth Melinda