(Business Lounge Journal – News and Insight)

Pada bulan lalu, Microsoft melakukan penelitian atas aktivitas jutaan pekerja yang menggunakan aplikasi bisnis buatan raksasa teknologi tersebut. Dari penelitian tersebut ditemukan bahwa ternyata sekarang ini karyawan menghabiskan dua hari penuh dalam seminggu hanya untuk mengirim email dan melakukan rapat.

Para peneliti menemukan bahwa orang-orang yang menggunakan perangkat lunak bisnis Microsoft untuk sebagian besar aktivitas kerja online mereka, menghabiskan rata-rata 8,8 jam seminggu untuk membuat email dan 7,5 jam untuk mengikuti rapat.

Jared Spataro, yang memimpin tim kerja modern Microsoft mengatakan, “Orang-orang merasa sangat kewalahan. Mereka merasa seperti memiliki dua pekerjaan, yaitu pekerjaan yang harus mereka lakukan, namun kemudian mereka memiliki pekerjaan lain untuk berkomunikasi, berkoordinasi, dan berkolaborasi.”

Sebuah survei terpisah yang juga dilakukan oleh Microsoft terhadap 31.000 orang di seluruh dunia, menemukan bahwa hampir dua dari tiga orang mengatakan mereka kesulitan menemukan waktu dan energi untuk melakukan pekerjaan mereka yang sebenarnya. Jadi sekarang, di era “bekerja dari mana saja” dan konektivitas 24/7 ini, bagaimanakah perusahaan dapat membantu pekerja mengurangi kelelahan tanpa mengorbankan produktivitas?

Mengatasi Kelelahan

Menurut laporan yang dirilis oleh Mercer – “2022 Inside Employees’ Minds”, kelelahan yang terjadi saat ini justru lebih tinggi daripada selama pandemi. Hal ini sebagian disebabkan oleh intensifikasi kerja yang tidak terkendali selama bertahun-tahun, seperti terlalu banyak email dan rapat, demikian dikatakan Melissa Swift, pemimpin solusi transformasi AS & Kanada, yang berkarier di Mercer.

Swift juga mengatakan bahwa organisasi yang tidak menyelesaikan masalah kejenuhan para karyawannya akan menghadapi peningkatan gesekan dan penurunan produktivitas bagi karyawan. Jadi bagaimana kita dapat mengidentifikasi bilamana masalah yang dihadapi merupakan masalah pada organisasi Anda?

Selain melihat metrik tradisional seperti turnover dan tingkat engagement, Swift mengatakan perusahaan dapat mengidentifikasi apa yang sebenarnya menjadi masalah melalui employee survey : Berapa banyak free time yang dimiliki oleh karyawan Anda setiap harinya? Bagaimana juga dalam seminggu?

Selain itu, Anda juga dapat melontarkan pertanyaan berapa lama agenda rapat yang telah direncanakan pada kalender karyawan selama beberapa minggu ke depan. Sebab sering kali Anda mendapatkan undangan meeting bahkan ketikan Anda belum mengatur kegiatan Anda pada waktu mendatang.

Apabila setelah melakukan survei dan Anda mengidentifikasi adanya masalah dalam melakukan pengaturan jadwal, maka ada baiknya perusahaan turun tangan untuk mengatasinya. Sebab perusahaan seperti itu dapat dikatakan sebagai perusahaan dengan tingkat ketidaksinkronan yang tinggi. Ada kelompok dengan jadwal meeting yang padat tetapi ada juga kelompok orang yang menghindari meeting oleh karena mereka melakukan pekerjaan dengan sharing documents.

Salah satu strategi hebat yang ditemukan Microsoft setelah melakukan survei adalah bagaimana menghentikan semua rapat dan melihat kembali mana yang diperlukan. Swift kemudian menegaskan bahwa pada akhirnya tanggung jawab untuk menerapkan praktik yang terbaik ada pada perusahaan untuk menetapkan batasan yang jelas.

Pendekatan Taktis

Fishwack Health yang berbasis di Inggris, yang bekerja secara global dengan industri biofarmasi, teknologi medis, dan kesehatan, menjelaskan bahwa masalah kelelahan lebih dari sekadar basa-basi. “Ini bukan hanya tentang harus mengkonsumsi buah segar dan melakukan yoga pada hari Senin,” demikian dikatakan Nick Holmes, head of career experience dari Fishawack. “Ini tentang mekanisme pekerjaan dilakukan serta di mana pekerjaan itu dilakukan. Ketika kita melakukan rapat secara berurutan tanpa istirahat yang berarti, itu akan meningkatkan stres dan itu dapat menimbulkan implikasi serius untuk kesehatan jangka panjang.” demikian dilanjutkan Holmes.

Oleh karena itu perusahaan perlu merancang “Project Rebalance” sebagai tiga fase yang dirancang perusahaan untuk memberikan waktu luang kepada pekerja dan mengurangi stres mereka, demikian disarankan Fishwack Health.

Fase pertama membahas struktur waktu: Setiap pertemuan yang dijadwalkan dikurangi 10 menit. Misalnya bukan 30 menit tetapi 20 menit. Bukan 60 menit tetapi 50 menit. Sehingga ada waktu cukup istirahat di antaranya.

Fase kedua memberlakukan waktu bebas yang “dilindungi” setiap minggunya. Sehingga para pekerja dapat berhenti dari pekerjaan kantornya dan dapat melakukan kegiatan lainnya yang terkait dengan apa yang disenanginya tanpa adanya “rasa bersalah”.

Fase ketiga akan melibatkan eksperimen untuk mencari tahu apakah ada cara yang lebih sehat dalam bekerja. Kemungkinannya dapat mencakup penerapan “program cuti panjang yang spesial” atau bahkan menyediakan counsellor para karyawan yang membutuhkan konsultasi.

Kesuksesan Fishwack dalam mengatasi kelelahan diukur melalui skor indeks kesejahteraan internal perusahaan, yang menjadi faktor seberapa sering pekerja merespons secara positif pernyataan seperti: “Saya jarang merasa kelelahan atau stres di tempat kerja.”

Adanya kelelahan bagi karyawan memang tidak bisa dianggap sepele. Perusahaan harus membantu setiap karyawan untuk mengatasinya.