(Business Lounge Journal – Empower People) Kita sudah membahas bahwa bekerja produktif bukanlah masalah banyaknya waktu Anda bekerja. Anda dapat saja bekerja 8 jam sesuai dengan peraturan pemerintah, namun apakah dengan demikan Anda pasti produktif? Tidak juga. (Baca: Produktifkah Bekerja 8 Jam Sehari?). Pada tulisan sebelumnya kita juga sudah membahas bahwa bekerja 5 jam dalam sehari, malah dapat menjadi lebih produktif. (Baca: Mau Mencoba Bekerja 5 Jam dalam Sehari?).
Tetapi kenyataan yang saat ini harus kita tindaki adalah bahwa waktu kerja saat ini adalah 8 jam, dan penting untuk dapat menanggungjawabinya secara pribadi sehingga waktu 8 jam yang Anda miliki tidak terbuang dengan percuma.
Dua hal utama yang perlu Anda lakukan adalah memiliki perencanaan dan hindari multitasking.
Jangan sekali-jali memulai hari tanpa ada perencanaan. Anda hanya mulai duduk, membuka email dan kemudian mulai melakukan apa yang dapat Anda kerjakan pada hari itu. Bekerja tanpa perencanaan adalah sebuah kesalahan.
Begitu juga bekerja dengan multitasking. Kita pernah membahas hal ini sebelumnya. (Baca: Management Tips: Fokus dapat Meningkatkan Kinerja Anda). Bagi sebagian orang, dapat bekerja dengan multitasking terlihat sangat luar biasa. Tapi pada kenyataannya, hal ini menurunkan produktifitas, sebab akan memecah konsentrasi Anda. Apabila di sela-sela aktifitas yang sedang berlangsung, diperlukan bagi Anda untuk menyelesaikan pekerjaan lain yang dirasa lebih penting dan bersifat emergency, maka putuskan saja untuk menunda pekerjaan sebelumnya dan mulailah pekerjaan yang baru dengan konsentrasi penuh, ini akan lebih menolong Anda.
Berikut ada 3 pola bekerja yang dapat Anda jadikan alternatif untuk menjaga Anda tetap fokus selama 8 jam kerja Anda sehingga hari-hari Anda pun menjadi produktif.
Mengambil 2 x break hingga 15 menit.
Akan sangat dimaklumi bahwa Anda membutuhkan break sejenak untuk membangkitkan energi kerja Anda. Tidak ada salahnya untuk break sejenak hingga 15 menit pada 4 jam pertama sebelum makan siang, dan break kembali hingga 15 menit pada 4 jam kedua setekah makan siang. Anda dapat berjalan sejenak, melakukan strecthing, membaca tulisan ringan, atau melakukan meditasi.
Mengambil 5 menit break pada setiap jam.
Jika Anda tipe orang yang sulit untuk berkonsentrasi, maka ambillah selang waktu 5 menit untuk break setiap jamnya. Manfaatkan juga waktu makan siang Anda dengan sebaik-baiknya sehingga Anda siap dapat kembali pada pekerjaan Anda pada siang menjelang sore hari. Namun Anda tetap dapat mengambil 5 menit break setiap jamnya. Jika hal ini akan membantu Anda dapat berkonsentrasi, maka lakukan saja, Anda akan melihat hari Anda semakin produktif.
Lakukan pengalokasian waktu.
Anda dapat membagi 8 jam kerja Anda sesuai dengan kebutuhan Anda. Misalnya bila hari ini Anda hendak bertemu dengan pelanggan, internal meeting, membuat pelaporan, dan melakukan follow up. Maka alokasikanlah berapa waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu tugas, dan upayakanlah untuk dapat tetap fokus pada waktu tersebut. Jika dibutuhkan maka ambillah break time saat Anda telah merampungkan satu tugas. Namun jika Anda rasa tidak membutuhkannya, Anda dapat melanjutkan tugas Anda berikutnya.
Dengan demikian, untuk bekerja produktif bukan hanya berbicara bagaimana Anda me-manage waktu, tetapi juga bagaimana Anda dapat me-manage energi Anda untuk dapat tetap fokus.
Ruth Berliana/VMN/BL/MP Human Capital Development, Vibiz Consulting, Vibiz Consulting Group