(Business Lounge – Empower People) – Di zaman teknologi masa kini, email memang merupakan komponen penting di dalam kehidupan. Mulai dari fungsi pekerjaan, sampai untuk urusan surat menyurat. Amat jarang kalau saat ini orang tidak menggunakan email, karena hampir sebagian besar komunikasi yang ada kini menggunakan email. Dikatakan bahwa hampir semua orang kini menggunakan email, bukti nyatanya adalah account social media yang hampir setiap orang pasti punya, dan semua itu pasti didaftarkan menggunakan email.
Menggunakan email sudah pasti mempermudah komunikasi, terutama komunikasi jarak jauh. Tetapi jangan salah, menggunakan email juga harus dengan beberapa cara yang sopan. Dengan menggunakan cara yang sopan, maka komunikasi dapat berjalan dengan baik, dan orang lain tentunya akan lebih menghargai kita dari cara kita menulis dan menggunakan email. Nah, untuk mengetahui cara yang baik dalam berkomunikasi melalui email, beberapa hal dibawah ini bisa Anda terapkan :
Jangan membuat judul yang tidak jelas
Judul sangat mempengaruhi komunikasi melalui email. Melalui cara Anda membuat judul sekalipun, hal tersebut sangat mempengaruhi penilaian orang lain mengenai cara Anda berkomunikasi. Dengan membuat judul yang samar atau tidak jelas, maka hal tersebut akan membuat orang lain malas membuka email Anda, dan kalaupun membuka email Anda, mereka akan berpikir bahwa cara komunikasi Anda tergolong buruk. Sebenarnya, dengan membuat judul yang baik, bukan hanya mempermudah penerima untuk membaca email Anda, melainkan membantu Anda untuk mengorganisir inbox Anda.
Judul email yang tidak nyambung dengan isinya
Judul email yang Anda ketik, tentu saja harus nyambung dengan isinya. Perlu Anda ketahui, judul email yang tidak nyambung dengan isinya akan membuat orang merasa bahwa Anda adalah orang yang tidak menguasai apa yang Anda ketik dalam email Anda. Selain itu, membuat judul dan isi yang tidak nyambung bisa membingungkan orang lain. Karena itu, pastikan judul dan isi email yang akan Anda kirim benar-benar nyambung dan berbobot tentunya.
Membalas terlalu cepat tetapi isinya kurang berbobot
Membalas email merupakan perilaku yang sangat baik. Apalagi jika Anda terkenal orang yang merespon email dengan cepat, itu merupakan hal yang baik, namun jika membalas terlalu cepat dengan isi yang sangat dangkal, atau sekedar formalitas membalas saja, hal tersebut bisa dikategorikan kurang sopan, karena bisa menimbulkan kesan bahwa Anda agak malas membalas email yang dikirimkan, hanya tidak enak jika terlihat tidak merespon.
Menulis judul dengan huruf kapital terlalu banyak
Perlu diakui, kita memang sangat ingin kalau email kita dengan cepat dibaca dan direspon. Namun, ada hal yang harus dihindari, yaitu membuat judul dengan huruf kapital yang terlalu banyak, apalagi jika seluruh huruf di judul email Anda adalah huruf kapital. Anda harus tahu, hal itu akan membuat orang menjadi kesal dengan Anda, karena akan menimbulkan kesan pemaksaan kehendak untuk membaca email Anda. Yang paling baik untuk membuat email Anda dibaca, adalah dengan membuat judul yang menarik dan membuat judul yang mengandung urgensi di dalamnya, sehingga mau tidak mau orang pasti akan membacanya tanpa merasa adanya pemaksaan.
Sertakan signature pada email yang Anda kirimkan di dunia kerja
Jika Anda hanya mengirimkan email kepada keluarga maupun kerabat, mungkin signature bukan hal yang terlalu penting. Namun, di dunia kerja, mengirim email dengan signature sangatlah penting. Di dalam signature tersebut, standar yang harus dipenuhi paling minimal adalah tercantum nama lengkap Anda, posisi di kantor, alamat kantor, dan nomor telepon yang dapat dihubungi. Di dalam dunia kerja, mengirim email tanpa signature bisa membuat kesan bahwa si pengirim adalah orang yang kurang profesional, bahkan bisa membuat orang meragukan email yang Anda kirimkan. Karena itu, di dunia kerja sangatlah penting menyertakan signature dalam email Anda.
Zefanya Jodie/Head of Vibiz Learning Centre Vibiz Consulting/VMN/BL