The Art of Speak Louder !
– Pahami seni berbicara didalam Human Resources Management
(Business Lounge – HR) – Seorang rekan sesama HR pernah datang kepada saya dan bercerita bahwa sering terjadi perdebatan antara karyawan dengan unit HR dimana rekan saya tersebut bekerja. Perdebatan ini terjadi karena karyawan kerap missed communication atau pun missed perception mengenai suatu aturan maupun ketentuan perusahaan. Misalnya saja, jika karyawan melakukan pelanggaran dalam berlalu lintas, maka perusahaan (dalam hal ini pihak asuransi yang menjadi rekanan perusahaan) tidak akan mengcover biaya-biaya yang timbul yang disebabkan oleh pelanggaran tersebut ataupun ketentuan yang sederhana seperti karyawan wajib mengupdate alamat dan nomor telepon yang dapat dihubungi jika terjadi perubahan pada alamat dan nomor telepon karyawan ybs.
Untuk perusahaan yang besar dengan puluhan ribu karyawan , hal semacam itu bisa menjadi sesuatu yang cukup merepotkan. Apalagi karyawan terkadang terkesan “manja” dalam artian semua yang mereka perlukan wajib dipenuhi oleh perusahaan karena mereka berpikir bahwa mereka telah “menghasilkan” bagi perusahaan. Mereka lupa bahwa perusahaan akan memenuhi kebutuhan mereka… namun ada aturannya.
Pada beberapa perusahaan, informasi mengenai ketentuan dan aturan-aturan perusahaan dituangkan dalam semacam perjanjian kerja bersama yang wajib ditandatangani oleh karyawan pada saat karyawan baru bergabung ke dalam perusahaan. Hal itu dilakukan sebagai tanda bahwa karyawan mengerti dan bersedia menjalankan ketentuan dan peraturan tersebut. Tetapi ada juga perusahaan yang hanya mengkomunikasikan semua peraturan dan ketentuan tersebut secara lisan. Apapun bentuk penyampaiannya, saya berpendapat bahwa hal tersebut harus selalu dikomunikasikan kepada karyawan secara kontinyu. Karyawan bisa saja lupa dan mengabaikan satu atau lebih ketentuan dan peraturan perusahaan. Karena belum ada kepentingan terkait ketentuan tersebut. Kepentingan tersebut bisa muncul kapan saja di tengah perjalanan karir masing-masing karyawan. Dan pada saat itu bisa saja karyawan telah lupa bahwa ada aturan yang telah ditetapkan.
HR memiliki kewajiban untuk menyampaikan informasi mengenai ketentuan dan peraturan perusahaan kepada seluruh karyawan yang ada. Komunikasi ini perlu agar karyawan senantiasa aware mengenai adanya aturan main di dalam perusahaan tempat mereka bekerja. Di dalam lingkungan sosial dimana kita berada, kita pun menyadari akan pentingnya berkomunikasi satu sama lain. Kita membutuhkan komunikasi untuk menghindari missed perception. Tanpa komunikasi maka sulit menciptakan harmonisasi. Begitu pula antara perusahaan dengan para karyawannya.
Mungkin ada pertanyaan, why should HR ? Bukankah pimpinan perusahaan yang seharusnya menyampaikan hal tersebut ? Itu benar, namun HR yang seringkali dipandang sebagai “perwakilan” dari management-lah yang dapat secara terus menerus mengkomunikasikannya kepada karyawan karena karyawan merupakan klien dari HR. Disinilah pentingnya HR memiliki the art of speak louder sehingga dapat didengar dan dimengerti oleh semua karyawan. Tidak hanya sekedar corong manajemen tetapi semua karyawan mendapatkan added value-nya ketika mereka mendengar dan memahami. Pimpinan perusahaan memiliki tugas dan tanggung jawab yang lebih kompleks dan menyeluruh, tidak hanya melulu bicara tentang peraturan perusahaan.
Ada berbagai macam cara yang dapat dilakukan oleh HR dalam mengkomunikasikan ketentuan dan peraturan perusahaan. Pakailah segala sarana yang dimiliki oleh perusahaan untuk menjadi alat penyampai informasi tsb. HR dapat membuatnya dalam papan pengumuman dengan tampilan yang atraktif dan menarik sehingga karyawan tertarik untuk membacanya. Atau dapat juga dengan menggunakan sarana email blast yang isinya berupa reminder terhadap suatu peraturan perusahaan. Atau yang lebih bagus lagi dan lebih komunikatif adalah mengadakan sesi sharing session secara periodik, dimana ketentuan perusahaan dapat dijelaskan oleh HR dalam topik-topik khusus secara terperinci dan detail serta dapat diadakan tanya jawab antara karyawan dengan HR sehingga dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan karyawan case by case.
Miliki media khusus, semacam portal atau web site yang dapat diakses oleh setiap karyawan jika ingin mencari informasi seputar aturan main perusahaan. Media khusus dan kemudahan karyawan untuk mengakses-nya dapat lebih memudahkan HR dalam menyampaikan informasi tsb.
Pada perusahaan dengan skala kecil, mungkin akan lebih mudah penyampaiannya. HR dapat menyampaikannya saat morning briefing atau menempelkannya pada papan pengumuman, atau bahkan karyawan dapat datang kapan saja agar bisa mendapatkan penjelasan secara personal. Jadi bukan berarti hal ini boleh ditiadakan.
Di perusahaan tempat saya bekerja komunikasi semacam ini telah berlangsung dengan sangat baik. Selalu ada ide-ide dan tampilan-tampilan yang menarik yang digunakan. Namun tetap saja ada beberapa karyawan yang missed information atau missed perception mengenai peraturan tertentu, sekalipun telah disampaikan oleh HR melalui berbagai macam cara. Tetapi perusahaan kami tetap sabar dan terus berupaya mengkomunikasikannya kepada karyawan secara kontinyu. Saya sangat menghargai upaya yang dilakukan oleh perusahaan saya tersebut demi menjaga agar karyawannya tidak terbentur masalah ditengah-tengah perjalanan karirnya karena lack of information.
Yang harus diingat adalah bahwa karyawan berhak untuk mendapatkan informasi yang jelas mengenai ketentuan dan peraturan perusahaan agar tidak menjadi kendala saat bekerja di kemudian hari.
(bt/IC/bl)