(The Manager’s Lounge – Finance), Resiko kerugian piutang terdiri dari beberapa macam yaitu :
a.Resiko tidak dibayarnya seluruh tagihan (Piutang)Resiko ini terjadi jika jumlah piutang tidak dapat direalisasikan sama sekali. Hal ini bisa disebabkan oleh beberapa faktor, contohnya karena seleksi yang kurang baik dalam memilih langganan sehingga perusahaan memberikan kredit kepada langganan yang tidak potensial dalam membayar tagihan
b.Resiko tidak dibayarnya sebagian piutang.Hal ini akan mengurangi pendapatan perusahaan, bahkan bisa menimbulkan kerugian bila jumlah piutang yang diterima kurang dari harga pokok barang yang dijual secara kredit.
c.Resiko keterlambatan pelunasan piutang. Ini akan menimbulkan adanya tambahan dana atau untuk biaya penagihan. Tambahan dana ini akan menimbulkan biaya yang lebih besar.
Untuk menjaga kelancaran pembayaran piutang, banyak perusahaan yang menggunakan cara mengirimkan sejumlah surat atau menelepon berkali-kali untuk mendorong pelanggan membayar. Komunikasi ini dimulai dengan ramah dan makin lama makin serius dan terus menerus karena pembayaran menjadi lewat waktu.
Paling penting adalah mempunyai sistem, dan Anda dapat menggunakan langkah-langkah berikut ini untuk membuat sistem Anda berhasil.
1. Panggilan telepon yang memuaskan pelanggan
Pelanggan yang tidak puas lebih besar kemungkinannya untuk membayar terlambat. Panggilan bersahabat ini memungkinkan Anda menyelidiki kinerja Anda untuk memastikan Anda memenuhi kebutuhan pelanggan. Akhiri panggilan ini dengan menyebutkan bahwa ada tagihan yang akan segera tiba, dan tegaskan tanggal batas waktunya.
2. Kirim pemberitahuan pertama perihal lewat waktu
Ini surat peringatan yang ramah bahwa tanggal jatuh tempo sudah lewat. Anda beranggapan bahwa pelanggan sudah lupa, mengabaikan, atau kehilangan tagihan dan akan bersedia membayar hanya dengan sedikit dorongan. Salah satu cara yang umum adalah dengan mengirim faktur duplikat dengan cap “TERLAMBAT”.
Dorong sedikit lagi untuk mengingatkan pelanggan bahwa rekeningnya perlu diperhatikan. Ini bisa surat pendek yang melampirkan faktur duplikat. Tetaplah bersikap ramah dan tidak mengancam.
3. Telepon penagihan yang pertama
Ikuti pemberitahuan lewat waktu dengan panggilan telepon untuk mencari tahu alasan keterlambatan. Sebagai contoh, pelanggan mungkin merasa tidak puas dengan produk atau jasa Anda, atau mungkin sedang mengalami masalah arus kas. Tetaplah sopan, tetapi juga berusaha mendapatkan komitmen pelanggan untuk membayar.
4. Surat penagihan pertama
Usahakan nada surat tetap sama seperti panggilan telpon pertama – sopan, tetapi langsung menuju ke permasalahan. Tegaskan secara tertulis apa saja yang pernah disampaikan lewat telepon, dan ingatkan debitur tentang janjinya untuk membayar.
5. Telepon penagihan yang kedua
Rekening itu sekarang sudah 30-40 hari lewat waktu. Bersikaplah sopan namun tegas, dan mintalah agar pembayaran penuh segera dilakukan. Bekerjalah untuk memecahkan masalah pembayaran ini. Apabila debitur tidak dapat segera membayar, dapatkan komitmennya mengenai tanggal pembayaran.
6.Surat penagihan kedua
Sekarang saatnya membahas tunggakan pembayaran ini secara lebih serius. Surat ini harus menuntut pembayaran segera, dan membahas konsekuensi jangka pendek dari kegagalan membayar. Kirimkan surat ini – berikut semua dokumen yang terkait dengannya – dengan surat tercatat atau kurir kilat agar Anda mempunyai bukti tanda terima. Gunakan panggilan telepon ini untuk menjelaskan bahwa ini adalah kesempatan terakhir bagi pelanggan untuk membayar sebelum Anda menyerahkan persoalan ini ke lembaga penagihan dan mungkin pula akan dilanjutkan dengan tindakan hukum.
Kemudian akan dilakukan lagi telepon penagihan ketiga dan surat penagihan ketiga kalau itu juga tidak digubris maka ini yang akan kita lakukan Langkah terakhir Serahkan urusan ke lembaga penagihan
Menerima surat dari lembaga penagihan seringkali mendorong debitur untuk membayar, namun layanan ini mungkin besar biayanya – pada umumnya lembaga-lembaga seperti itu mengambil seperempat hingga separuh dari tagihan yang berhasil mereka tagih. Daripada segera menyerahkan urusan ke lembaga penagihan, mungkin Anda dapat menghubungi pengacara Anda untuk bicara melalui telpon secara singkat dengan debitur – ini seringkali dapat mendorong pembayaran.
(Margi Retha/IK/TML)