(Businesslounge Journal-Finance & Tax) Pemotongan anggaran bisa menjadi tantangan, tetapi ini adalah strategi manajemen yang praktis. Mungkin diperlukan bagi sebuah perusahaan untuk melakukan pemotongan anggaran selama kondisi ekonomi yang tidak menguntungkan yang dapat memengaruhi pengembalian investasi perusahaan. Ketika manajemen membuat keputusan ini, menjadi tanggung jawab Anda untuk menyampaikan berita ini dan menangani pengurangan tersebut dengan tim Anda. Dalam artikel ini, kami membahas langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk mengomunikasikan pengurangan anggaran kepada staf dan mengelola sumber daya selama periode ini.
Mengapa belajar cara mengomunikasikan pemotongan anggaran kepada staf penting?
Belajar cara mengomunikasikan pemotongan anggaran kepada staf penting untuk menjaga kepercayaan diri dan efisiensi mereka selama periode ini. Karyawan mungkin memiliki beberapa pertanyaan dan ingin memahami sepenuhnya apa yang dimaksud dengan pemotongan anggaran bagi perusahaan dan apa yang terjadi di masa depan bagi tim. Ketika Anda secara jelas mengomunikasikan informasi ini kepada tim Anda, mereka dapat menjadi kurang cemas dan tetap produktif meskipun dalam masa ketidakpastian.
Apa itu pemotongan anggaran?
Pemotongan anggaran mengacu pada upaya yang dilaksanakan oleh perusahaan untuk mengurangi pengeluarannya dan meningkatkan profitabilitas. Anda mungkin membantu menegakkan langkah-langkah pemotongan anggaran di organisasi Anda selama masa tantangan keuangan bagi perusahaan atau selama penurunan ekonomi. Perusahaan juga dapat menerapkan praktik ini jika manajemen memperkirakan tantangan profitabilitas di masa depan, di mana pemotongan anggaran kemudian dapat menjadi bagian dari strategi bisnis.
Apa alasan pemotongan anggaran?
Para pemegang saham menginginkan pengembalian finansial maksimal dari investasi mereka di perusahaan dan mengharapkan manajemen untuk menjaga pertumbuhan keuntungan. Ketika lingkungan bisnis menguntungkan, perusahaan dapat menghasilkan pertumbuhan keuntungan. Namun, di bawah kondisi bisnis yang kurang menguntungkan, pengurangan keuntungan dapat terjadi. Jika kondisi ini berlangsung dalam jangka waktu yang lama, manajemen dapat merasakan tekanan dari pemegang saham untuk memotong biaya guna mempertahankan pendapatan bersih perusahaan.
Pemotongan anggaran dapat berupa penutupan fasilitas, pindah ke gedung atau area yang lebih murah, mengurangi ukuran kantor, atau merampingkan rantai pasokan. Perusahaan dapat menerapkan strategi ini untuk mengurangi langkah-langkah lain seperti pemutusan hubungan kerja, pengurangan gaji karyawan, atau pengurangan atau penghapusan layanan profesional luar, seperti agen periklanan dan kontraktor. Penerapan teknologi baru juga dapat menjadi strategi pengurangan anggaran.
Cara mengomunikasikan pemotongan anggaran kepada staf
Dalam periode yang tidak menguntungkan seperti pemotongan anggaran, komunikasi sangat penting. Meskipun sulit untuk menyampaikan berita ini kepada staf, dengan langkah-langkah berikut, Anda dapat mengomunikasikan pemotongan anggaran kepada tim Anda secara efektif dan membantu mereka memproses informasi tersebut. Langkah-langkah tersebut meliputi:
1. Jaga diri Anda terlebih dahulu
Pemotongan anggaran memengaruhi anggota tim dengan cara yang sama seperti memengaruhi manajer tim. Anda mungkin sedang membantu staf Anda memahami informasi sambil memproses berita tersebut sendiri. Penting untuk menemukan cara untuk mengurangi tekanan dan menjaga diri Anda dalam kondisi fisik dan mental yang terbaik, memastikan Anda makan, berolahraga, dan mendapatkan tidur yang cukup. Anda dapat mempersenjatai diri Anda dan menjaga kekuatan mental yang diperlukan untuk mengelola komunikasi selama periode ini.
2. Berikan fakta yang jelas dan ringkas
Cara terbaik untuk menangani berita tentang pengurangan anggaran adalah dengan menghindari penyampaian berita tersebut secara tidak jelas. Sangat penting untuk menyampaikan fakta tentang anggaran dengan jelas dan ringkas saat mengomunikasikan informasi ini kepada staf. Beri tahu mereka secepat mungkin untuk mengurangi potensi demotivasi atau penyebaran rumor. Sampaikan fakta dengan cara yang mudah dipahami dan berikan informasi yang diperlukan secara langsung.
Terkait: Panduan proses komunikasi (tertulis dan lisan)
3. Tetap tenang dan sopan
Anggota staf sering mengikuti standar yang ditetapkan oleh manajer mereka. Sebagai pemimpin mereka, manajer dapat memengaruhi sikap karyawan dan memberikan contoh bagi mereka ketika perusahaan sedang melalui momen-momen kritis. Dengan tetap tenang dan terkendali, Anda dapat menginspirasi staf Anda untuk meniru sikap Anda dan mendapatkan kembali kepercayaan pada prospek perusahaan. Menunjukkan sikap tenang menunjukkan bahwa Anda siap untuk melanjutkan setelah berita yang kurang diinginkan.
(Bersambung ke Artikel Selanjutnya)