(Business Lounge Journal – Management Tips)
Beberapa orang memang – dapat dikatakan – terlahir sebagai seorang manager. Misalnya saja karena ia berada di tengah-tengah lingkungan yang telah mendidiknya demikian. Namun mungkin juga Anda dipaksa menjadi seorang manager – sebab demikian tanggung jawab itu telah dibebankan pada bahu Anda. Namun bagaimana pun jalan yang Anda tapaki hingga menduduki posisi Anda saat ini, maka penting bagi Anda untuk memutuskan jenis manajer seperti apa yang Anda inginkan dalam peran baru Anda ini.
Bagi beberapa orang adalah tidak penting untuk menentukan sikap mereka. Sehingga mereka akan berjalan tanpa prinsip. Namun percayalah, bahwa sikap seperti ini akan sangat menyulitkan Anda. Anda tidak dapat mengabaikan bahwa sekarang Anda memiliki anak buah dan Anda juga memiliki atasan. Kedua hal ini harus Anda perhatikan, sebab Anda membutuhkan waktu untuk mengembangkan keterampilan manajerial Anda.
Apa itu People Management?
People Management adalah proses mengembangkan, mengatur, memecahkan masalah, dan mengembangkan karyawan dalam bisnis. Peran pihak manajemen tidak hanya mencakup mendukung pekerjaan seluruh tim, tetapi juga kesejahteraan, keterlibatan, dan pertumbuhan mereka. Anda tidak hanya dapat membuat tugas dan mendelegasikannya, tetapi juga secara konsisten memeriksa kembali dan memastikan semua orang merasa didengar, dipahami, diperhatikan, dan diberi sumber daya yang mereka butuhkan untuk berhasil. Sambil Anda juga memastikan bahwa mereka berhasil sesuai dengan metrik perusahaan.
Itu adalah tugas yang cukup besar, terutama bagi orang yang memiliki lebih dari satu atasan. Melakukan pertemuan satu dengan satu secara mingguan, memimpin rapat tim, dan meninjau semua perkembangan mingguan untuk setiap anggota tim. Pada intinya, Anda tidak bisa hanya mementingkan bagaimana tugas yang Anda delegasikan selesai tanpa memberikan perhatian pada mereka yang mengerjakannya. Anda harus menyadari bahwa mereka akan menyelesaikan kewajiban mereka ketika apa yang menjadi hak mereka juga akan mereka dapatkan.
Sekarang, mari kita pelajari beberapa tips untuk seorang manajer pemula sehingga Anda dapat memperoleh dukungan, mengembangkan pola pikir yang sehat, dan menjadi pemimpin yang berempati.
Luangkan waktu untuk mempelajari apa yang membuat karyawan Anda unik
Setiap orang akan membawa ciri khas yang unik ke dalam timnya. Mulai bagaimana ia menerima kritik dengan baik, apakah ia termasuk “morning person”, seberapa produktifkah ia saat melakukan banyak tugas. Karena itu, luangkanlah waktu untuk mempelajari semua orang yang berada di tim Anda secara individual — ini dapat membantu Anda “memanusiakan” mereka dan lebih memahami gaya kerja mereka.
Tidak masalah jika Anda membagikan sebuah survei kecil kepada setiap anggota dengan beberapa pertanyaan yang akan membantu Anda. Masukkanlah dalam survei tersebut pertanyaan terkait perilaku, beberapa kecenderungan, juga hambatan yang mereka hadapi di tempat kerja. Hasil survei ini akan membantu Anda mengomunikasikan harapan atas kinerja mereka, bagaimana Anda dapat menyelesaikan konflik dengan lebih efektif, bahkan Anda akan tahu apa yang harus Anda lakukan ketika Anda harus bekerja berjauhan dengan tim Anda.
Dengan mengenali setiap individu, maka Anda akan dapat menyesuaikan gaya manajemen Anda untuk setiap individu karena setiap orang berbeda.
Apa yang saya pelajari dalam memimpin suatu tim adalah untuk menjadi sangat komunikatif sejak awal sehingga semua orang tahu persis dan tidak merasa bingung tentang apa yang diharapkan dari dirinya. Selain itu, menciptakan suasana di mana setiap anggota tim akan saling mengenal satu dengan yang lain, akan sangat membantu. Karena itu, ciptakanlah peluang bagi tim untuk menghabiskan waktu secara bersama dan menumbuhkan rasa percaya satu sama lain. Ketika Anda berhasil membangun ikatan tim yang kuat, maka itu akan membantu semua orang merasa terhubung dengan misi dan tetap tangguh dalam menghadapi perubahan atau ketidakpastian.
Terapkan 1:1 untuk menerapkan dan mengembangkan strategic problem solving
Terkadang menggoda untuk menggunakan agenda one on one dalam proyek yang sedang Anda tangani saat ini, namun tidak hanya demikian. Cara berkomunikasi demikian dapat Anda terapkan sebagai gaya Anda berkomunikasi. Dalam one on one meeting, Anda akan memberikan ruang untuk dapat membicarakan sebuah gambaran besar — seperti bagaimana sebuah proses produksi — bagaimana sebuah cara kerja atau apa yang menjadi kegagalan, bagaimana seharusnya menerapkan pembaruan, dsb.
Dalam pertemuan 1:1, Anda dapat mengidentifikasi masalah yang dirasakan seseorang dan kemudian mencari cara untuk dapat menanggulanginya sejak awal.
Pastikan untuk meluangkan waktu bersama untuk mendiskusikan pola-pola besar yang muncul dalam alur kerja Anda, serta apa yang menjadi tujuan profesional setiap anggota tim. Apa yang merupakan sebuah kesuksesan, apa yang menjadi kegagalan, serta bagaimana Anda dapat memberikan dukungan bagi semua anggota tim. Dalam pertemuan satu per satu maka setiap anggota akan memiliki “ruang aman” di mana mereka dapat terbuka dengan jujur, dan dapat memecahkan masalah bersama.
Jadikan umpan balik berkelanjutan sebagai norma dalam kelompok
Kita telah membahas panjang lebar sebelumnya tentang pemberian umpan balik. Baca: Penting Bagi Anda Untuk Menerapkan Budaya Memberikan Umpan Balik (6 Perusahaan Ini Dapat Dicontoh). Jadi salah satu tugas Anda sebagai seorang manajer adalah menciptakan lingkungan yang aman dan konsisten bagi karyawan untuk merasa nyaman untuk memberikan umpan balik secara jujur dan apa adanya.
Tidak perlu takut mendapatkan umpan balik yang jujur; komunikasi terbuka jauh lebih kondusif untuk lingkungan kerja yang sehat daripada menyimpan “unek-unek” Anda dapat membantu tim Anda untuk berani memberikan umpan balik dengan mengajukan pertanyaan yang tepat. Jika Anda menanyakan, “Apakah Anda pikir saya seorang manajer yang baik?” Itu bukanlah pertanyaan bagus yang akan menghasilkan tanggapan yang bermakna karena terlalu terbuka. Sebagai gantinya, Anda dapat meminta umpan balik pada aspek-aspek tertentu dari gaya kepemimpinan Anda, seperti cara Anda berkomunikasi dengan orang lain atau bagaimana Anda memfasilitasi percakapan atau pertemuan. Juga apakah Anda memberikan peluang bagi setiap individu untuk merasa tertantang dan bersemangat.
Berikan kritik dengan hati-hati disertai rasa empati
Penting untuk Anda sadari bahwa memberikan umpan balik yang kritis, dapat mematikan langkah anggota tim Anda. Sebuah survei mengungkapkan bahwa 44% manajer mengatakan bahwa mereka mengalami stress jika akan memberikan umpan balik negatif, sedangkan 40% dari kelompok yang sama mengungkapkan bahwa mereka tidak pernah memberikan support melalui kata-kata positif.
Karyawan membutuhkan keseimbangan antara pujian dan kritik agar mereka dapat berkembang. Jika Anda hanya memberikan pujian atas pekerjaan yang baik, karyawan mungkin tidak menganggap umpan balik Anda dengan serius. Namun jika Anda hanya memberikan kritik, karyawan Anda akan merasa stress dan kehilangan semangat. Ini tidak berarti bahwa Anda dapat berbohong kepada karyawan Anda tentang seberapa baik kinerja mereka atau mengabaikan komentar yang membangun. Sebaliknya, ini tentang mengenali kapan, di mana, dan bagaimana memberikan pujian.
Anda mungkin gugup untuk mengatakan sebuah umpan balik yang negatif, tetapi jika Anda melakukannya dan mengadakan percakapan yang baik dengan mereka satu lawan satu, itu akan memberikan kesempatan bagi mereka untuk berubah. Karena itu, Anda dapat mempersiapkan diri Anda jika harus memberikan sebuah umpan balik yang negatif. Anda dapat memandang bahwa anak buah Anda adalah mitra dalam memecahkan masalah. Lalu yakinkan diri Anda bahwa apa yang akan Anda sampaikan adalah hal yang penting yang akan menghantarkan anggota tim Anda kepada sebuah kesuksesan.
Jangan lupa untuk tetap melakukannya dengan rasa hormat dan empati. Selain itu, pastikan bahwa Anda memberikan kesempatan kepada anggota tim Anda untuk menjelaskan mengapa kinerjanya buruk. Mendengarkan dengan aktif akan dapat membantu Anda membangun kepercayaan dan membantu anggota tim Anda memahami bahwa umpan balik Anda dimaksudkan untuk mendukung mereka.