(Businesslounge Journal- Finance & Tax)
Berikut ini adalah kelanjutan beberapa metode utama pemotongan biaya yang digunakan oleh organisasi dan mengapa mereka populer:
Gunakan Peralatan Bekas
Saat mengganti peralatan lama, cari peralatan bekas sebagai opsi yang efisien atau hemat uang. Pengadaan tidak selalu mahal seperti mendapatkan bagian dan teknologi baru setiap kali. Dengan membeli peralatan bekas, Anda mendapatkan manfaat dari penurunan nilai semua barang saat pertama kali meninggalkan toko. Misalnya, nilai rata-rata mobil menurun hampir setengah saat meninggalkan dealer, dan Anda akan menemukan efek serupa pada komputer, komunikasi, dan furnitur. Dengan memilih barang bekas, Anda membuat penghematan signifikan untuk peralatan yang sama fungsionalnya.
Hemat Energi Sebisa Mungkin
Di seluruh dunia, banyak ahli kini menganggap perubahan iklim sebagai ancaman terbesar yang dihadapi masyarakat. Sebuah organisasi melakukan bagiannya baik untuk neraca keuangan maupun dunia di sekitarnya ketika mengurangi pengeluaran energi dan membatasi konsumsi energi seminimal mungkin. Misalnya, mematikan komputer di malam hari daripada hanya menempatkannya dalam mode tidur mengurangi biaya energi semalaman dan lebih baik untuk kesehatan perangkat. Memotong biaya tidak selalu mengganggu bisnis dan memiliki manfaat yang jelas.
Temukan Pekerjaan yang Terduplikasi
Proses yang terlalu rumit di departemen besar berarti banyak orang bekerja dalam peran yang serupa pada saat yang bersamaan. Dalam kasus-kasus ini, komunikasi bisa terputus dan beberapa orang melakukan tugas yang sama berulang kali. Ini sangat tidak efisien dan menyebabkan pengeluaran berlebihan, karena sumber daya digunakan untuk tugas yang sama berulang kali. Memeriksa proses bisnis secara metodis dan menemukan kasus-kasus pengulangan proses adalah kunci untuk menghilangkan pengeluaran berlebih yang mungkin tidak Anda sadari.
Kurangi Waktu Perjalanan
Perjalanan bisnis adalah tradisi lama, terutama di industri yang sangat bergantung pada bertemu klien di seluruh dunia. Seiring perkembangan teknologi telekomunikasi dan berbagi file, mengunjungi mitra internasional menjadi kurang penting. Berfokus pada penggunaan penuh perangkat lunak kolaboratif mendorong organisasi maju, yang selanjutnya menguntungkan transisi yang disebutkan sebelumnya ke pekerjaan jarak jauh. Perjalanan kini menjadi biaya yang dapat dihindari, dan memotong biaya memungkinkan bisnis untuk berhenti mengeluarkan biaya ini dalam jangka panjang.
Temukan Inefisiensi
Sementara proses duplikat adalah masalah, menyelesaikan proses dengan cara yang tidak efisien sama bermasalahnya. Ini berarti organisasi mengeluarkan sumber daya berlebih untuk proses yang, secara teori, terjangkau. Nilai proses organisasi, berapa banyak sumber daya yang biasanya dibutuhkan, dan kemudian berapa banyak yang dibutuhkan rata-rata dalam organisasi. Ini adalah kunci untuk menemukan area di mana organisasi mengeluarkan terlalu banyak dalam cara yang mungkin tidak diperhatikan.
Cara Merencanakan Pemotongan Biaya
Merencanakan bagaimana memotong biaya adalah kunci, karena pemotongan biaya yang terstruktur datang saat Anda menerapkan rencana yang menyeluruh. Rencana yang efektif memiliki nuansa, detail, dan memberikan kedalaman pada langkah-langkah yang sedang berjalan. Berikut adalah langkah-langkah bagaimana merencanakan pemotongan biaya:
1. Temukan Pengeluaran Berlebih
Pertama, menemukan pengeluaran berlebih adalah kunci untuk mengurangi. Menghilangkan pengeluaran berlebih pada barang yang tidak perlu mencegah pemotongan pada area penting bisnis, fokuskan efek pada bagian organisasi yang berada dalam posisi yang sesuai untuk kehilangan pendanaan tanpa mengubah fungsionalitas operasional. Bersikaplah rinci dalam pemeriksaan Anda, banyak penghematan yang kecil dan tidak tampak jelas.
2. Konsultasikan dengan Rekan Kerja
Anggota staf di seluruh organisasi memahami proses mereka. Mereka mengerti di mana pemborosan sumber daya terjadi, dan memainkan peran utama dalam menemukan dan menargetkan area yang sesuai untuk penyesuaian pendanaan. Ingatlah bahwa setiap anggota staf berjuang untuk kepentingan mereka sendiri, sehingga membangun gambaran lengkap melalui percakapan dengan banyak karyawan dianjurkan untuk pandangan yang lebih koheren.
3. Rencanakan dengan Detail
Perencanaan keuangan terbaik adalah yang memiliki detail spesifik. Memberi tahu departemen tentang pemotongan pendanaan, proses dan produk yang dikurangi, dan alasan di balik pemotongan memberikan kejelasan lebih besar bagi anggota staf. Pemahaman ini mengarah pada lebih banyak anggota staf mendukung proses pemotongan anggaran dan resistensi organisasi minimal terhadap transformasi yang relevan.
4. Luncurkan Secara Bertahap
Dengan meluncurkan rencana keuangan secara bertahap, staf memiliki lebih banyak waktu untuk menyesuaikan diri dengan transisi. Pemotongan yang tiba-tiba menyebabkan anggota staf kekurangan sumber daya yang biasanya mereka miliki dalam suatu proses dan belum beradaptasi dengan pembatasan bertahap sehingga mereka kesulitan menyelesaikan pekerjaan. Dengan menetapkan kerangka waktu untuk pemotongan, rencana tersebut lebih mungkin berhasil.