(Business Lounge Journal – General Management)
Setiap perusahaan pada umumnya memiliki visi dan misi untuk memajukan bisnis yang dikembangkan. Namun, tidak sedikit juga hal berbeda ditemukan saat di lapangan, ketika masih banyak perusahaan yang belum bisa mengikuti perkembangan yang ada saat ini misalnya dalam bidang kemajuan teknologi. Ini tentu saja akan menghambat perkembangan perusahaan.
Dalam hal ini, ditengah-tengah kemajuan teknologi yang pesat, masih ada saja beberapa organisasi yang memilih jalan “manual” ketimbang memilih memakai sebuah sistem yang kompeten sehingga dapat mempermudah proses administrasi, produksi, maupun marketing. Hal ini akan dapat membantu proses penyediaan barang atau jasa yang ditawarkan secara cepat dan tepat.
Padahal kepuasan pelanggan merupakan sebuah standard yang harus dibangun, dijaga, dan dipertahankan dalam sebuah bisnis. Berikut beberapa contoh kekurangan jika menggunakan sistem manual dalam proses bisnis:
- Proses administrasi menjadi lebih lama dikarenakan harus menulis secara manual pada buku maupun menggunakan excel. Memang tidak ada yang salah dengan sistem ini. Namun untuk beberapa pekerjaan, double pendataan seperti ini tidak diperlukan untuk efesiensi waktu. Contohnya, untuk sebuah data detil mengenai laporan penjualan dan laporan pajak, tidak diperlukan lagi pendataan secara manual misalnya pada buku tulis – apabila memang sudah terintegrasi di sistem.
- Antar divisi yang saling berhubungan, pendataan manual akan menyebabkan antar divisi tidak langsung ter-update. Hal ini dapat memperlambat proses bisnis. Misalkan untuk produksi barang “A” dari divisi produksi harus mengetahui ketersediaan stok bahan di divisi gudang. Namun karena sistem yang tidak terintegrasi, maka proses bisnis menjadi lebih lama karena yang seharusnya bisa dengan jalan shortcut langsung mendapatkan data tersebut, tetapi harus menunggu konfirmasi dari divisi gudang.
- Membutuhkan waktu lebih lama untuk me-breakdown data yang saling berhubungan. Sebut saja seperti data permintaan dari customer, ketersediaan bahan, deadline satu PO (Purchase Order) ke PO yang lainnya, barang/ jasa apa saja yang sedang di produksi atau dijalankan. Belum lagi keterkaitan antara divisi keuangan. Mulai dari data piutang, hutang customer maupun berapa profit yang didapatkan. Apabila menggunakan sebuah sistem, data-data seperti ini akan lebih mudah untuk ditemukan, berbeda dengan pendataan manual sehingga Anda harus mencarinya satu persatu.
Oleh sebab itu, sangat penting untuk menjalankan apa yang disebut dengan administrasi bisnis. Mengapa? Karena pelaku usaha wajib untuk tahu dan mengerti apa itu administrasi bisnis. Memang terlihat agak sepele, tetapi catatan pentingnya adalah perannya sangat sentral bagi perusahaan.
Perlu diingat bahwa dalam mengembangkan atau menjalankan bisnis, meningkatkan omzet bukanlah satu-satunya yang harus Anda pikirkan. Namun, pengelolaan sumber daya yang dimiliki juga patut untuk diperhatikan. Karena, untuk mencapai omzet yang meningkat, pasti dibutuhkan pengelolaan sumber daya yang tepat. Jadi disini terlihat dengan jelas bahwa memahami administrasi bisnis sangatlah penting.
Mari kita mulai membahasnya:
Apa Itu Administrasi Bisnis?
Secara sederhana, administrasi bisnis merupakan sebuah proses mengelola sumber daya perusahaan agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Dalam praktik bisnis, administrasi sudah menjadi elemen penting atau bisa disebut sebagai kebutuhan yang wajib. Jadi, administrasi bisnis memiliki kaitan yang sangat erat dengan aktivitas pengaturan, pelayanan, dan pengarahan semua kegiatan organisasi.
Biasanya, kegiatan administrai mencakup banyak hal. Bisa saja Anda menerapkannya pada manajemen operasional bisnis, pengelolaan SDM (Sumber Daya Manusia), dan masih banyak lagi.
Apa Saja Manfaat Administrasi Bisnis untuk Perusahaan?
Dilihat dari pengertiannya, maka pastinya administrasi bisnis memiliki banyak manfaatnya, sebut saja seperti:
– Mengetahui Performa Perusahaan
Gambaran jelas tentang kinerja perusahaan mudah untuk didapatkan. Bahkan informasi ini dapat Anda peroleh secara transparan dalam bentuk data. Seperti contoh Anda ingin melihat data terkait laba perusahaan.
Dengan adanya administrasi yang baik dan memakai sistem yang memadai, maka perusahaan pastinya dapat memperoleh catatan laba bisnis secara detil. Mengapa? Karena data penjualan serta pembelian yang dimiliki itu lengkap dan bisa diakses dengan cepat dan mudah.
– Meminimalkan Risiko Kerugian.
Memang, kerugian dalam bisnis dapat terjadi karena beberapa faktor. Salah satunya adalah kelalaian manusia. Misalkan kelalaian dalam menentukan harga jual produk. Kesalahan seperti ini bisa saja terjadi jika tidak memiliki sistem administrasi yang baik. Berbeda jika Anda melakukan pencatatan yang rinci dan detil pada setiap data. Risiko terjadinya human error masih bisa diminimalkan.
– Dapat Memonitor Pengembangan Bisnis
Jika Anda ingin usaha Anda berkembang dengan positif setiap waktu, maka diperlukan sebuah pemantauan kinerja bisnis pada perusahaan yang dilakukan secara berkala. Melalui sistem administrasi yang baik, pemantauan ini mudah untuk dilakukan. Lakukanlah pencatatan data secara berkala mengenai penerapan sistem adminstrasi bisnis.
Dengan data ini, Anda dapat melihat dan mengetahui perbandingan performa bisnis Anda dari periode sebelumnya dan periode yang sedang berjalan dengan mudah. Anda bisa dengan jelas melihat apakah bisnis Anda mengalami penurunan atau peningkatan performa.
Lalu, Apa Peran dari Administrasi Bisnis?
Selain memiliki manfaat yang positif untuk organisasi, administrasi bisnis juga memiliki perannya yang penting bagi perusahaan, yaitu:
– Merupakan Bagian dari Aset Perusahaan
Aset perusahaan tidak melulu hanya dalam bentuk fisik saja. Sistem administrasi adalah contoh dari aset yang tidak berwujud. Mengapa juga disebut sebagai aset perusahaan? Itu karena tidak terlepasnya manfaat dari administrasi bisnis dalam membantu perusahaan memperlancar aktivitas bisnisnya.
– Kelancaran Operasional Bisnis Dapat Meningkat
Ini merupakan sebuah faktor penting yang dapat mendorong kelancaran operasional bisnis agar dapat berjalan dengan baik. Karena dalam semua aspek kegiatan perusahaan, pastilah memerlukan sebuah penyelesaian berbagai aspek yang bersifat administratif. Alhasil, jika tim Anda tidak dapat melakukannya dengan baik, maka akan terjadi gangguan pada operasional bisnis Anda.
Sebagai contoh, jika Anda tidak melakukan pencatatan dengan baik pada divisi stok bahan, ketersediaan alat, batas due date sebuah PO, maka proses produksi bisa saja terlambat dan melewati batas waktu yang ditentukan oleh customer.
Mari kita coba perjelas. Misalkan untuk memproduksi barang “B” dibutuhkan 5 bahan dan menggunakan 3 alat. Bayangkan, jika Anda tidak memiliki data berapa sisa stok bahan yang ada, apakah alat-alat yang dibutuhkan semua ready? Sebut saja ada salah satu bahan yang habis dan Anda terlambat memesannya, maka proses produksi dipastikan akan lambat.
– Sebagai Ahli Pembukuan
Pada masa modern seperti saat ini, pencatatan yang akurat pada sistem akan memengaruhi database dari perusahaan. Oleh sebab itu, pencatatan tersebut meliputi semua aktivitas perusahaan seperti penjualan, pemasukan, pembelian ataupun pengeluaran.
Dengan pencatatan yang lengkap dan didukung dengan sistem yang mumpuni, maka perusahaan dapat memonitor kondisi keuangannya secara berkala. Kalaupun muncul sebuah masalah keuangan, Anda dapat melakukan pengecekan secara cepat pada sistem tersebut.
– Bagian dari Sistem Pelaporan
Ya, administrasi bisnis pasti akan selalu berhubungan dengan apa yang namanya aktivitas pelaporan. Sebut saja seperti pelaporan keuangan, pajak sampai pada pelaporan kepuasan pelanggan. Namun jangan kuatir, jika Anda menerapkan sistem administrasi yang baik, maka menyusun skema pelaporan bisnis yang baik tidaklah sulit.