(Businesslounge Journal-Operation Management)
Tentukan cara mengukur keberhasilan proses
Selain itu, penting untuk menentukan bagaimana Anda akan mengukur keberhasilan proses. Jika sebuah bisnis menghindari langkah ini, bisnis tersebut mungkin tidak menyadari apa yang perlu ditingkatkan. Pengukuran ini dapat mencakup apa saja mulai dari jumlah pelanggan yang senang menggunakan produk atau layanan bisnis hingga jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas atau jumlah total kesalahan yang dibuat selama suatu proses. Melihat informasi ini dapat bermanfaat, karena seorang karyawan dapat memeriksa proses secara keseluruhan dan memilih area mana pun yang memperlambatnya dan mengembangkan rencana untuk melakukan perbaikan.
Buat diagram alur yang menguraikan langkah-langkah proses
Saat Anda mengerjakan proses bisnis operasional, sebaiknya buat diagram alur yang menguraikan langkah-langkah proses. Diagram alur adalah representasi visual tentang bagaimana satu hal mengarah ke hal lain dalam suatu proses. Ini adalah alat yang berguna yang dapat membantu Anda memahami cara kerja bisnis sekaligus mengidentifikasi area mana saja yang berlebihan atau tidak efisien. Diagram alur cenderung menyertakan nama organisasi dan nama orang yang terlibat dalam proses. Diagram alur juga menyertakan deskripsi tentang apa yang dilakukan setiap peserta selama interaksi mereka dengan pelanggan, karyawan, dan vendor.
Pastikan penyelesaian setiap langkah
Memastikan penyelesaian setiap langkah dalam proses bisnis operasional, tanpa menunggu orang atau departemen lain, cukup penting karena mengurangi risiko kesalahan. Diagram alur juga membantu memastikan penyelesaian tugas tepat waktu. Misalnya, jika perekrutan karyawan baru mengharuskan manajer SDM untuk menyetujuinya, yang kemudian mengirimkan formulir ke departemen lain untuk diproses, seperti penggajian, ini memerlukan keterlibatan dua departemen saat merekrut staf baru. Hal ini meningkatkan kemungkinan terjadinya kesalahan saat mengirimkan dokumen antar departemen.
Identifikasi hambatan apa pun
Hambatan merupakan masalah umum dalam proses bisnis. Hambatan dapat menjadi masalah terutama di awal proses. Hambatan adalah bagian dari proses yang tidak berfungsi dengan cukup baik untuk bergerak melalui proses dengan lancar. Sebaliknya, hambatan menyebabkan seluruh proses melambat. Mengidentifikasi hambatan bermanfaat karena dapat membuang-buang sumber daya, meningkatkan biaya, dan menyebabkan ketidakpuasan pelanggan. Untuk mengidentifikasi hambatan selama proses bisnis operasional, cari tempat-tempat yang memiliki waktu tunggu lama atau waktu pemrosesan yang lambat. Kemudian, cari tahu mengapa titik-titik tertentu tersebut menyebabkan penundaan dan luncurkan rencana untuk mengurangi dampaknya.
Tentukan apakah ada langkah-langkah untuk mengotomatisasi atau mengalihdayakan
Ada banyak alasan untuk menentukan apakah ada langkah-langkah dalam proses bisnis operasional yang harus diotomatisasi atau dialihdayakan. Pertama, mengotomatisasi atau mengalihdayakan tugas dapat menghemat waktu dan uang perusahaan. Misalnya, jika Anda memiliki proses yang mengharuskan memasukkan data secara manual ke dalam spreadsheet, tetapi Anda menemukan bahwa mungkin lebih cepat dan lebih hemat biaya untuk membeli perangkat lunak yang dapat melakukannya secara otomatis, ada baiknya mengotomatiskan langkah ini dalam proses tersebut. Kedua, mengotomatiskan atau mengalihdayakan suatu langkah dalam proses bisnis juga dapat membebaskan karyawan dan sumber daya untuk tugas-tugas lain.
(Bersambung ke Artikel Selanjutnya)