(Business Lounge Journal – Human Resources)
BambooHR, sebuah perusahaan teknologi Amerika yang menyediakan software terkait Human resources baru saja merilis hasil surveinya yang menyatakan bahwa perusahaan hanya memiliki sekitar 44 hari untuk meyakinkan karyawan baru bahwa mereka telah membuat keputusan yang tepat ketika bergabung dengan perusahaan tersebut.
Dalam survei tersebut ditemui bahwa pekerjaan baru bisa sangat mengecewakan hingga hampir seperempat responden (23%) mengaku menangis dalam minggu pertama. Selain itu sebesar 70% karyawan baru memutuskan apakah pekerjaan cocok dalam bulan pertama, termasuk 29% yang tahu dalam minggu pertama.
Selain itu sebanyak 44% karyawan mengatakan mereka pernah menyesal atau ragu-ragu untuk memulai pekerjaan baru dalam minggu pertama. Lalu, 1 dari 5 pekerja (20%) mengatakan perusahaan mereka tidak melakukan sesuatu yang spesifik untuk membantu karyawan baru untuk berteman dan menemukan dukungan di antara rekan kerja mereka.
Seberapa penting tahapan onboarding?
Onboarding merupakan investasi awal yang sangat berharga bagi sebuah perusahaan. Proses ini tidak hanya sekadar memperkenalkan karyawan baru pada lingkungan kerja, tetapi juga menjadi fondasi bagi kesuksesan mereka dalam jangka panjang. Bayangkan saja, jika Anda merekrut seorang karyawan baru namun baru saja melewati satu atau dua bulan, ia mengajukan pengunduran dirinya. Bukankah ini akan berpengaruh kepada biaya yang Anda keluarkan?
Dengan onboarding yang efektif, karyawan baru akan lebih cepat beradaptasi, merasa dihargai, dan memiliki komitmen yang kuat terhadap perusahaan. Hal ini akan berdampak positif pada produktivitas, kepuasan kerja, dan tingkat retensi karyawan. Melalui onboarding, perusahaan juga dapat menanamkan nilai-nilai perusahaan dan membangun budaya kerja yang positif, sehingga menciptakan lingkungan kerja yang kondusif bagi pertumbuhan dan perkembangan karyawan.
Berapa lama onboarding yang ideal?
Durasi onboarding yang ideal tidaklah kaku dan bersifat satu ukuran untuk semua. Waktu yang dibutuhkan bagi seorang karyawan baru untuk beradaptasi sepenuhnya sangat bergantung pada kompleksitas peran, budaya perusahaan, dan faktor individu. Meskipun banyak perusahaan mengadopsi periode onboarding selama 30-90 hari, fleksibilitas sangat penting. Beberapa karyawan mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk merasa nyaman, sementara yang lain mungkin sudah siap untuk berkontribusi lebih cepat.
Penting untuk diingat bahwa setiap individu dan perusahaan memiliki karakteristik yang unik. Fleksibilitas adalah kunci untuk memastikan bahwa proses onboarding memenuhi kebutuhan baik perusahaan maupun karyawan baru.
Roadmap onboarding selama empat minggu
Sebagai contoh, mari kita mencoba untuk menyusun tahapan onboarding selama 4 minggu.
Minggu 1: Get Started
Agar karyawan baru tidak merasa bosan menunggu sesi orientasi, berikan mereka daftar tugas mandiri yang dapat diselesaikan selama minggu pertama.
Tugas-tugas ini akan membantu mereka mengenal perusahaan dan mempersiapkan diri untuk peran mereka.
Berikut adalah beberapa ide tugas yang dapat Anda sertakan:
- Persiapan perangkat: Pastikan komputer mereka sudah siap dengan program-program yang diperlukan terkait dengan job description mereka.
- Memahami tim: Pelajari ekspektasi dan tujuan tim, serta perkenalkan diri kepada anggota tim.
- Mengenal perusahaan: Pelajari buku panduan yang dimiliki Perusahaan termasuk visi, misi, dan nilai-nilai perusahaan.
- Mempelajari semua tools: Arahkanlah mereka untuk membuka dan mempelajari website perusahaan dan serta mempelajari cara menggunakan semua software terkait.
- Membuat daftar pertanyaan: Mereka dapat mempersiapkan pertanyaan untuk sesi one-on-one pertama dengan manajer.
- Mempelajari kebijakan: Baca buku pedoman karyawan dan ikuti pelatihan terkait safe & security.
- Mengenal rekan kerja: Kenali orang-orang kunci yang akan sering berinteraksi dengan karyawan baru.
Selain tugas-tugas ini, manajer juga harus rutin mengecek perkembangan karyawan baru sepanjang minggu.
Minggu 2: Dive Deeper
Minggu pertama mungkin terasa sedikit membingungkan, tapi di minggu kedua, semuanya seharusnya sudah mulai terasa lebih nyaman. Anda dapat membuat daftar tugas spesifik untuk dikerjakan oleh karyawan baru. Atau biarkan karyawan baru mengisi sendiri, dan pikirkan untuk menyertakan beberapa tujuan dan alasan yang penting sebagai pondasinya.
Selain itu, karyawan baru dapat menyelesaikan tugas-tugas dari minggu pertama yang belum selesai.
Sekarang setelah karyawan tersebut mengenal perusahaan dan tim, mintalah ia untuk membuat tujuan untuk 30, 60, dan 90 hari ke depan dengan bantuan manajer.
Selain itu, arahkan untuk ia dapat mengenali lebih banyak orang di Perusahaan dengan menggunakan website perusahaan atau direktori, terutama CEO, COO, CFO, Head of HR, serta posisi-posisi penting lainnya.
Minggu 3: Hop Into the Driver’s Seat
Untuk memastikan karyawan baru merasa nyaman dan mendapatkan semua bimbingan yang mereka butuhkan, manajer atau mentor onboarding harus rutin mengecek perkembangan mereka. Di awal minggu ketiga, mintalah karyawan baru untuk duduk bersama manajer mereka dan membahas prioritas proyek, ekspektasi, dan tenggat waktu, lalu meminta mereka mencatat secara detil.
Minggu 4: Review Accomplishments & Set New Destinations
You did it! Karyawan baru telah mencapai minggu keempat. Namun penting untuk tidak langsung merasa puas sebab segala sesuatu dapat terjadi. Ini adalah tahapan yang critical. Jangan langsung melepaskan pantauan Anda Begitu saja.
Di akhir minggu ini, rencanakan untuk melakukan pengecekan 30 hari dengan karyawan, baik dengan HR atau manajer mereka (atau keduanya!). Lihat bagaimana perasaan mereka tentang peran tersebut, apa yang telah mereka capai sejauh ini, dan tinjau atau tetapkan tujuan untuk 30 hingga 60 hari ke depan.
Jangan lupakan feedback dari karyawan baru
Selama penulis berkecimpung dalam dunia Human Resources, maka sering kali menemukan bagaimana perusahaan tidak meminta feedback dari karyawan baru pada akhir masa onboarding.
Feedback dari karyawan baru sebenarnya merupakan kompas yang menuntun perusahaan dalam menyempurnakan proses onboarding. Dengan mengumpulkan dan menganalisis umpan balik yang tulus dari mereka, perusahaan dapat mengidentifikasi celah-celah yang mungkin terlewatkan, seperti informasi yang kurang jelas, tugas yang membingungkan, atau kurangnya dukungan dari rekan kerja.
Dengan demikian, perusahaan dapat secara proaktif mengatasi masalah-masalah ini dan menciptakan pengalaman onboarding yang lebih positif dan efektif. Ketika karyawan baru merasa dihargai dan didukung sejak awal, mereka cenderung lebih puas, lebih berkomitmen, dan lebih bertahan lama di perusahaan. Ini pada akhirnya akan berdampak positif pada produktivitas, inovasi, dan reputasi perusahaan.
Beberapa cara efektif untuk mengumpulkan feedback dari karyawan baru antara lain: survei online, wawancara mendalam, grup fokus, kotak saran, atau melalui platform digital khusus. Setelah data terkumpul, perusahaan dapat menganalisisnya untuk mengidentifikasi tren dan prioritas perbaikan.
Dengan melakukan penyesuaian berdasarkan feedback yang diterima, perusahaan tidak hanya meningkatkan kualitas proses onboarding, tetapi juga menunjukkan kepada karyawan baru bahwa pendapat mereka sangat dihargai.
Pada akhirnya, keberhasilan onboarding bukan hanya tentang minggu-minggu awal, tetapi juga tentang menciptakan pengalaman yang berkelanjutan. Dengan membangun fondasi yang kuat melalui onboarding yang efektif, perusahaan tidak hanya mempercepat adaptasi karyawan baru, tetapi juga menumbuhkan budaya perusahaan yang positif dan produktif. Konsistensi dalam menerapkan program onboarding akan memastikan bahwa setiap karyawan baru merasa dihargai, didukung, dan siap untuk berkontribusi pada kesuksesan perusahaan.