(Business Lounge Journal – Human Resources)
Tidak terasa kita sudah ada pada pertengahan kwartal ketiga tahun ini. Walaupun belum memasuki kwartal terakhir, tidak ada salahnya untuk mulai melakukan review atas apa yang sudah berjalan pada tahun ini dan mulai mengatur strategi perencanaan di tahun depan.
Baru-baru ini Paycor – sebuah lembaga konsultasi dalam bidang Sumber Daya Manusia – merilis hasil surveinya yang dilakukan atas lebih dari 7.000 Profesional HR, Keuangan, dan IT di seluruh dunia. Survei ini mengidentifikasi beberapa hal terkait kegiatan Sumber Daya Manusia, salah satunya terkait dengan rekrutmen. Bagaimana mayoritas bisnis saat ini sedang melakukan rekutmen dan menemukan apa yang menjadi tantangan terbesar dalam perekrutan, yaitu ketersediaan talent. Selain itu, riset ini juga mendapatkan bagaimana 38% dari responden yang merupakan pekerja dengan masa kerja selama dua tahun atau kurang memiliki kemungkinan mengundurkan diri lebih besar. Mereka mengatakan bahwa ada kemungkinan bagi mereka untuk berhenti dalam 12 bulan ke depan. Fakta lainnya adalah sebesar 21% dari responden yang adalah karyawan yang bekerja di perusahaan dengan masa kerja tidak lebih dari satu tahun, memberikan penilaian bagi para pemimpin mereka secara positif.
Jadi terbayangkan kesulitan yang ada. Mendapatkan talent yang baru sulit, mempertahankan yang ada juga sulit.
Tantangan dalam Recruiting
Sebesar 91% perusahaan yang menjadi responden sedang melakukan perekrutan karyawan dan mengidentifikasi 5 tantangan utama dalam perekrutan.
1. Menemukan pekerja berkualitas 71%
2. Meyakinkan calon karyawan untuk menerima tawaran pekerjaan 15%
3. Mengelola proses perekrutan 10%
4. Kemampuan onboarding untuk diskalakan 2%
5. Kemampuan untuk berkomunikasi dengan pencari kerja sepanjang proses (email, pesan teks massal) 2%
Berdasarkan tantangan di atas, maka dapat kita identifikasi, bahwa:
- Telah terjadi situasi kekurangan talent dan kemungkinan besar hal ini dapat terus berlanjut. Menemukan pekerja yang berkualitas adalah tantangan utama dalam perekrutan. Beberapa faktor yang memengaruhi hal ini adalah: tingkat kelahiran yang rendah, para baby boomer memasuki masa pensiun, kesenjangan keterampilan yang meluas, dan tingkat partisipasi tenaga kerja yang secara historis rendah karena, antara lain, kewajiban para tenaga kerja untuk merawat anak dan lansia yang membuat pekerja tetap di rumah.
- Dalam situasi persaingan dalam lingkungan dengan kondisi kekurangan talent, AI akan segera menjadi komponen yang sangat penting dalam proses perekrutan, karena akan memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan pencarian talent mereka dan memperluas jaringan mereka untuk menarik calon aktif dan pasif.
- Para pemberi kerja yang terbaik akan meningkatkan pengalaman perekrutan karena para pencari kerja memiliki ekspektasi yang meningkat. Menurut CareerPlug, sebesar 52% calon karyawan telah menolak tawaran pekerjaan karena pengalaman buruk selama proses perekrutan.
Justru Dimulai Sejak Onboarding
Jika ketersediaan talent menjadi sebuah masalah, maka para pemilik bisnis hendaknya menjadi bijak dalam mempertahankan talent yang saat ini sudah dimiliki. Hal ini tidak hanya berbicara mengenai sistem remunerasi atau pun berbagai strategi pengembangan SDM, namun sejak bagaimana para new talent memasuki proses onboarding, mereka haruslah telah mendapatkan perhatian yang spesial.
Pada tahun 2023, CareerBuilder menemukan bahwa 72% perusahaan mengatakan onboarding mereka berlangsung kurang dari satu bulan, dan 51% mengatakan hanya satu minggu atau kurang. Dalam hal ini, manajer memainkan peranan sentral dalam meningkatkan keterlibatan dan retensi karyawan, namun manajemen yang efektif masih menjadi tantangan bagi banyak perusahaan. Perusahaan dengan manajer yang sangat efektif sering kali mengidentifikasi budaya perusahaan yang kuat dan otonomi manajer sebagai faktor-faktor utama yang berkontribusi pada keberhasilan mereka.
Onboarding dalam rekrutmen mengacu pada proses mengintegrasikan karyawan baru ke dalam suatu organisasi. Ini tidak hanya sebatas memperkenalkan mereka pada tugas pekerjaan mereka, tetapi juga membantu mereka memahami budaya, nilai-nilai, dan harapan perusahaan. Onboarding yang efektif dapat mengarah pada keterlibatan karyawan yang lebih tinggi, kinerja yang lebih baik, dan tingkat retensi yang meningkat.
Tahapan Onboarding
Berikut adalah rincian aspek-aspek kunci dari onboarding dalam rekrutmen:
1. Pra-Onboarding:
- Komunikasi dapat dimulai sebelum tanggal efektif kerja dari karyawan baru. Tim rekrutmen dapat berinteraksi dengan karyawan baru dengan mengirimkan email selamat datang, gambaran umum tentang minggu pertama mereka, dan semua dokumen yang diperlukan.
- Tim rekrutmen juga dapat memberikan akses ke semua alat atau sistem yang mereka perlukan sejak hari pertama, seperti akun email, perangkat lunak manajemen proyek, atau intranet perusahaan.
2. Pengalaman Hari Pertama:
- Welcoming kit: Salah satu yang dapat Anda siapkan adalah welcoming kit – ini dapat bekerja sama dengan tim rekrutmen. Sangat menarik jika Anda juga menyertakan catatan sambutan dengan tanda tangan CEO.
- Berikan sambutan hangat: pastikanlah bahwa semua anggota tim akan memberikan sambutan yang hangat dan pribadi. Lalu perkenalkanlah karyawan baru tersebut dengan semua tim yang ada.
- Penyiapan Ruang Kerja: Pastikan ruang kerja mereka (jika ada) siap dengan semua peralatan dan perlengkapan yang diperlukan.
3. Pelatihan dan Pengembangan:
- Pelatihan Khusus Pekerjaan: Berikan pelatihan komprehensif tentang alat, proses, dan tugas yang terkait dengan peran mereka.
- Mentorship: Tetapkan mentor atau teman untuk memandu mereka selama minggu-minggu awal, menjawab pertanyaan dan memberikan dukungan.
4. Integrasi Budaya:
- Nilai-Nilai dan Budaya Perusahaan: Edukasi karyawan baru tentang misi, nilai-nilai, dan budaya perusahaan melalui pertemuan, video, atau buku panduan.
- Integrasi Sosial: Fasilitasi interaksi sosial dengan anggota tim, mungkin melalui makan siang tim, pertemuan virtual, atau acara perusahaan.
5. Penetapan Harapan:
- Tujuan yang Jelas: Diskusikan tujuan jangka pendek dan jangka panjang untuk peran tersebut, bersama dengan indikator kinerja utama (KPI).
- Mekanisme Umpan Balik: Siapkan pemeriksaan berkala untuk memberikan umpan balik dan mengatasi masalah apa pun yang mungkin dimiliki karyawan baru.
6. Dukungan Berkelanjutan:
- Pemeriksaan Berkala: Terus bertemu dengan karyawan baru secara berkala, di luar periode onboarding awal, untuk memastikan mereka merasa didukung dan terlibat.
- Pengembangan Karir: Diskusikan peluang pertumbuhan dalam perusahaan, seperti program pelatihan, promosi, atau sumber daya pengembangan profesional lainnya.
7. Loop Umpan Balik:
- Umpan Balik Onboarding: Setelah proses onboarding, kumpulkan umpan balik dari karyawan baru untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
- Penyesuaian: Gunakan umpan balik untuk memperbaiki dan meningkatkan proses onboarding untuk calon karyawan di masa depan.
Manfaat Onboarding yang Efektif:
Ketika Anda dapat mempersiapkan tahapan onboarding yang berkualitas, maka beberapa keuntungan yang dapat Anda rasakan:
- Peningkatan Retensi Karyawan: Karyawan yang mendapatkan proses onboarding yang baik, akan cenderung lebih bertahan lama di perusahaan.
- Peningkatan Produktivitas: Karyawan yang di-onboarding dengan benar dapat berkontribusi secara lebih efektif dan cepat.
- Peningkatan Keterlibatan Karyawan: Onboarding membantu karyawan baru merasa lebih terhubung dengan perusahaan, yang mengarah pada kepuasan kerja yang lebih tinggi.
Secara keseluruhan, onboarding adalah langkah penting dalam proses rekrutmen yang memastikan karyawan baru siap untuk sukses dan merasa disambut dalam peran baru mereka. Anda dapat memperpanjang setidaknya hingga tahun pertama karyawan dan akan berfokus pada komunikasi berkelanjutan, umpan balik, pengukuran kinerja, dan pengembangan karier, yang semuanya merupakan kunci untuk keterlibatan dan retensi karyawan.