(Business Lounge Journal – General Management)
Melakukan perencanaan adalah bagian penting dari sebuah kehidupan. Bahkan ada banyak orang yang menghabiskan sebagian besar hari mereka untuk melakukan perencanaan. Tanpa sebuah perencanaan, maka akan sangat mudah untuk teralihkan. Bahkan mereka yang menyebut dirinya adalah orang yang “paling termotivasi di dunia” tetap harus melakukan sebuah perencanaan.
Sebagai contoh, mungkin Anda seharusnya meluangkan waktu untuk membaca email lalu bersiap untuk mengikuti sebuah pertandingan maraton. Namun tiba-tiba Anda memilih untuk menonton sebuah serial baru. Keesokan harinya, latihan Anda tertunda dan Anda mengabaikan untuk memeriksa sebuah email penting, yang akhirnya menghambat sebuah transaksi keuangan Anda. Satu kali Anda melakukan penundaan, maka akan sulit bagi Anda untuk mengejarnya.
Di dunia bisnis, situasi yang sama juga berlaku. Meraih tujuan jangka panjang sangatlah sulit tanpa melakukan strategic planning (perencanaan strategis).
Visi masa depan organisasi Anda dapat diwujudkan sebuah tujuan strategis dengan bantuan proses perencanaan strategis. Menetapkan prioritas pada tujuan strategis yang akan difokuskan, kapan waktu pencapaiannya, dan bagaimana melakukannya. Bagaimana Anda akan menerapkan kerangka strategis ini?
The Benefits of Strategic Planning
Perencanaan strategis memberikan keunggulan kompetitif bagi organisasi Anda karena melibatkan analisis menyeluruh terhadap kekuatan dan kelemahan internal. Ini juga mempertimbangkan peluang baru dan ancaman eksternal, membantu Anda mengidentifikasi kemampuan unik dan area di mana organisasi dapat mengungguli pesaing. Selain itu, Anda dapat mengantisipasi tren pasar dan beradaptasi dengan perubahan keadaan dengan lebih mudah.
1. Membuat biaya operasional sehari-hari lebih terjangkau. Aktivitas harian Anda akan dipandu oleh kerangka strategis Anda untuk membantu Anda mencapai tujuan jangka panjang. Memahami dengan jelas tujuan strategis Anda dapat membantu Anda menentukan apa yang akan berhasil atau tidak untuk mencapainya. Allokasi sumber daya yang lebih efisien karena didasarkan pada analisis mendalam kekuatan dan kelemahan organisasi Anda. Proses ini melibatkan tinjauan terhadap proses bisnis Anda untuk mengidentifikasi ketidakefisiensian dan menemukan solusi untuk menyederhanakan alur kerja serta menghemat waktu, tenaga, dan uang.
2. Memberikan keunggulan atas pesaing. Karena melibatkan analisis mendalam terhadap kekuatan dan kelemahan internal Anda, perencanaan strategis memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan Anda. Proses ini juga mempertimbangkan peluang yang muncul dan ancaman eksternal untuk membantu Anda mengidentifikasi kekuatan unik dan area di mana perusahaan dapat mengungguli pesaing. Selain itu, perencanaan strategis memudahkan Anda untuk meramalkan tren pasar dan beradaptasi dengan kondisi yang berubah.
3. Memfasilitasi pemantauan dan berbagi prestasi. Mengukur dan memantau Key Performance Indicators (KPIs) memungkinkan Anda untuk mengevaluasi kemajuan organisasi Anda menuju tujuan-tujuan yang spesifik yang tercantum dalam rencana strategis Anda. Kinerja organisasi Anda dapat dievaluasi menggunakan metrik ini dalam hubungannya dengan target dan tujuan yang ditetapkan dalam rencana strategis Anda.
Menggunakan KPI untuk melacak perkembangan Anda juga dapat memudahkan Anda dalam mengkomunikasikan di mana dan seberapa baik bisnis Anda berhasil kepada pemangku kepentingan. Hal ini dapat membantu bisnis Anda menarik personil terbaik, karena pemangku kepentingan memiliki banyak pertanyaan.
4. Menjaga agar organisasi Anda tidak bias. Perencanaan strategis mendorong proses pengambilan keputusan yang sistematis dan objektif berdasarkan data dan bukti – bukan opini pribadi. Ini mencegah bias kognitif menghambat pertumbuhan organisasi Anda. Perencanaan strategis mendorong pendekatan pengambilan keputusan yang seimbang dan inklusif dengan berfokus pada tujuan jangka panjang dan mempertimbangkan dampak yang lebih luas dari keputusan terhadap beragam pemangku kepentingan.
Kapan Anda harus membuat rencana strategis?
Tidak peduli pada tahap pertumbuhan apa organisasi Anda berada, perencanaan strategis yang sukses mengarahkan perkembangan Anda menuju hasil yang diinginkan.
Perencanaan strategis biasanya menangkap visi Anda untuk tiga hingga lima tahun ke depan organisasi Anda. Namun, bisnis yang mengalami pertumbuhan cepat (seperti usaha kecil dan startup) mungkin memerlukan rencana strategis baru lebih sering, misalnya setiap dua tahun.
Perencanaan strategis adalah proses yang berkelanjutan. Bagaimanapun, jika Anda tidak beradaptasi dengan dunia yang terus berubah, Anda akan tertinggal. Tetap di atas perubahan pasar dan kebutuhan organisasi dengan terus mengevaluasi kembali strategi bisnis Anda, terutama saat melakukan perubahan besar dalam organisasi. Anda juga ingin mengevaluasi kembali rencana strategis Anda setelah mencapai tujuan awal dan hasil yang diinginkan dari dokumen rencana asli Anda.
6 Elemen Utama dari Strategic Planning
Ada enam elemen kunci dari rencana strategis yang baik:
1. Mission statement: Pernyataan misi Anda adalah bintang utara dari perencanaan strategis Anda. Ini adalah pernyataan singkat dan deklaratif yang mendefinisikan tujuan inti dan tujuan utama organisasi Anda. Ini menjelaskan motivasi, atau alasan, di balik rencana Anda, yang memotivasi anggota tim dan pemangku kepentingan untuk bekerja menuju tujuan organisasi Anda. Misalnya, pernyataan misi perusahaan teknologi bisa berbunyi: “Misi kami adalah memberdayakan orang melalui teknologi inovatif, menciptakan dunia yang lebih terhubung dan berkelanjutan.”
2. Vision statement: Pernyataan visi menguraikan bagaimana Anda akan mencapai motivasi penggerak organisasi Anda. Ini juga dapat membantu karyawan menyelesaikan masalah berdasarkan pedoman organisasi karena pernyataan visi Anda mencerminkan rencana strategis organisasi Anda dalam istilah yang luas. Melanjutkan dari contoh di atas, contoh pernyataan visi mungkin berbunyi: “Visi kami adalah menjadi pemimpin global dalam mendorong kemajuan teknologi transformatif yang membentuk masa depan dan memperkaya kehidupan.”
3. Tujuan Organisasi: Tujuan organisasi adalah tujuan spesifik dan terukur yang ditetapkan oleh organisasi untuk mencapai misinya dan memenuhi visinya jangka panjang. Ini adalah tujuan yang realistis dan dapat dicapai (misalnya, harapan kinerja, tujuan KPI, dan tenggat waktu spesifik). Contohnya, tujuan jangka pendek mungkin mencakup tujuan tahunan atau triwulanan untuk individu, departemen, atau seluruh organisasi (misalnya, kinerja karyawan, tingkat turnover, atau tujuan penjualan). Sementara itu, tujuan jangka panjang mungkin melampaui satu tahun.
4. Analisis SWOT: Analisis SWOT bertujuan untuk menciptakan kesadaran situasional tentang posisi organisasi Anda dalam industri. Akronim ini singkatan dari strengths (kekuatan), weaknesses (kelemahan), opportunities (peluang), dan threats (ancaman). Alat manajemen strategis ini adalah penilaian komprehensif yang membantu Anda membuat keputusan bisnis yang terinformasi.
5. Rencana Aksi: Rencana aksi Anda adalah bagian dari proses perencanaan strategis yang menjelaskan secara tepat bagaimana Anda akan mencapai tujuan dan prioritas Anda. Ini menangkap inisiatif strategis Anda dan, secara khusus, bagaimana Anda akan melaksanakannya.
6. Key performance indicators (KPI): Indikator kinerja utama adalah metrik terukur yang membantu Anda mengevaluasi kemajuan Anda menuju hasil yang diinginkan. KPI termasuk margin keuntungan, data penjualan, kepuasan pelanggan, dan retensi karyawan. Data ini membantu Anda melacak kemajuan dalam jangka waktu yang ditentukan.
Meskipun elemen-elemen kunci ini terdengar mirip dengan business plan, ada beberapa perbedaan penting.
Strategic plan menguraikan arah keseluruhan organisasi Anda, termasuk visi, misi, tujuan jangka panjang, dan strategi untuk mencapainya. Di sisi lain, strategic plan berfokus pada aspek operasional spesifik, seperti produk atau layanan, target pasar, dan persaingan, serta mengkomunikasikan penetapan tujuan dan prioritas kepada anggota tim, investor, dan pemangku kepentingan utama. Perusahaan terutama menggunakan rencana bisnis untuk manajemen dan kejelasan, terutama selama fase startup atau saat restrukturisasi.
Organisasi baru dapat membuat rencana bisnis dan menggunakannya sebagai batu loncatan dalam proses perencanaan strategis setelah organisasi tersebut lebih mapan.
Bersambung ke Bagaimana Anda Menyesuaikan Perencanaan Strategis untuk Kebutuhan Organisasi Anda?