(Business Lounge Journal – General Management)
Anda pernah menghadapi kesulitan dalam menagih hutang? Persoalan dalam menagih hutang sering kali tidak hanya dialami oleh perseorangan tetapi juga korporasi. Tidak jarang jumlah hutang menumpuk menjadi sangat besar sehingga mempengaruhi kelancaran arus keuangan perusahaan maupun pribadi. Tidak sedikit pemilik usaha yang akhirnya gulung tikar akibat pembayaran yang tidak lancar.
Agaknya banyak yang pernah mengalami seperti ini, pihak yang hendak meminjam uang di awal begitu berusaha meyakinkan pihak pemberi pinjaman. Namun setelah mendapatkannya, seringkali pihak yang meminjam tidak kunjung membayar bahkan menghilang bak ditelan bumi.
Nah kali ini penulis ingin membagikan sedikit informasi Debt Collection agar sukses. Mari kita simak penjelasan berikut ini.
Komunikasi dan korespondensi sebelum dilakukannya transaksi
Dalam suatu transaksi biasanya melibatkan 2 (dua) belah pihak atau lebih, yaitu yang menyediakan atau menjual barang/jasa dan yang menerima atau membeli barang/jasa tersebut. Dalam proses awal, kedua belah pihak akan melakukan negosiasi untuk mendapatkan kesepakatan jual-beli tersebut, bisa melalui telp, email, online meeting maupun pertemuan langsung. Proses awal ini memiliki peranan yang penting sekali. Disarankan untuk mengantisipasi di kemudian hari terjadi kesalahpahaman, yang bisa berdampak terjadinya kredit macet dan gagal bayar, sebaiknya kedua belah pihak membicarakan product/object dengan detil. Bila berupa barang, misalnya: bagaimana kondisi barang, jumlah, harga, pengiriman dan syarat-syarat pembayarannya.
Adanya kontrak/perjanjian yang ditandatangani
Seluruh hal yang disepakati dalam pertemuan tersebut selanjutnya perlu dituangkan dalam kontrak atau perjanjian yang memuat pasal-pasal dan poin-poin yang mengatur sisi persyaratan secara legal dan komersialnya dengan baik dan jelas.
Pastikan setiap transaksi mempunyai dokumen kontrak/perjanjian tersendiri dan ditanda-tangani oleh kedua belah pihak.
Misalnya: jenis barang yang ditransaksikan, apa yang dijual atau dibeli, berapa harganya, kapan dan bagaimana pembayarannya akan dilakukan, dan apa yang akan terjadi jika salah satu pihak gagal memenuhi kewajibannya.
Dalam transaksi peminjaman uang, kontrak atau perjanjian harus mencakup informasi detiil seperti: jumlah uang yang dipinjamkan, tanggal jatuh tempo, bunga yang akan dikenakan, ketentuan pembayarannya, dan lainnya. Selanjutnya, dilengkapi pasal-pasal yang mengatur jangka waktu atau periode perjanjian di mana kedua belah pihak diharuskan memenuhi kewajibannya. Bagaimana apabila salah satu pihak gagal memenuhi kewajibannya. Sebelum persoalan dibawa ke pengadilan atau badan arbitrase dapat dilakukan pendekatan persuasive melalui dialog terbuka dengan pihak klien. Jalin komunikasi yang baik dengan team Finance pihak klien, pergunakanlah kalimat formal yang sopan. Biasanya klien yang mempunyai kendala pelunasan hutang karena dana mereka kurang akan meminta pengurangan tagihan. Apabila memang memungkinkan, pemberi pinjaman dapat memberikan discount tertentu dengan ketentuan pembayarannya harus segera dilunasi. Tidak jarang pendekatan ini berhasil menyelesaikan masalah.
Namun bila kesepakatan tidak berakhir dengan baik karena terjadi pelanggaran, maka harus dilihat apakah ada kerugian yang ditimbulkan baik secara materiil maupun immateriil atas pelanggaran tersebut.
Langkah Penyelesaian Debt Collection
Seringkali dengan komunikasi yang baik dan pendekatan persuasif dapat meningkatkan peluang keberhasilan untuk penagihan hutang Anda. Beberapa strategi persuasive di bawah ini dapat Anda terapkan, yuk simak penjelasan di bawah ini :
1. Menjalin komunikasi dengan keramahan & bersahabat
Sikap keramahan dan bersahabat merupakan pendekatan awal yang baik, terutama kondisi klien yang Anda hadapi mungkin sedang mengalami kesulitan finansial. Kedepankan sikap empati dan pengertian sehingga dapat membuka jalan mendapatkan win-win solution yang menguntungkan kedua belah pihak.
2. Mediasi/konsiliasi
Dalam beberapa kasus yang berat, penyelesaian hutang memerlukan bantuan pihak ketiga untuk memfasilitasi diskusi dan menetralkan ketegangan.
Mediasi merupakan proses ketika pihak ketiga yang netral sebagai mediator untuk membantu kedua belah pihak mencapai kesepakatan bersama. Prosesnya melibatkan serangkaian pertemuan antara ketiga pihak yaitu kreditur, debitur, dan mediator. Semua akan membicarakan masalahnya dan mencoba menemukan solusi yang adil.
Keuntungan menggunakan metode mediasi ini selain biaya yang lebih rendah dibandingkan dengan proses pengadilan, juga hasilnya cenderung lebih cepat dan bersifat pribadi. Baik pihak kreditur dan debitur akan merasa lebih nyaman selama proses penyelesaian.
3. Somasi
Somasi merupakan cara yang efektif untuk memberi tahu pihak lain bahwa mereka telah melanggar hak Anda. Somasi berisikan pernyataan resmi tentang pelanggaran yang telah dilakukan oleh debitur dan tuntutan Anda sebagai kreditur. Langkah ini adalah upaya pertama yang sebaiknya dilakukan sebelum menggunakan jalur hukum. Diharapkan dapat menyelesaikan masalah secara damai, dengan cara memberi kesempatan kepada debitur untuk membayar hutangnya.
4. Proses hukum
Jika somasi tidak dijawab atau tidak ditindaklanjuti, Anda memiliki hak untuk melanjutkan ke tahap berikutnya. Dalam ranah hukum, pelanggaran bisa dibagi menjadi dua kategori utama. Kedua kategori ini memiliki dampak dan prosedur yang berbeda. Berikut ini penjelasannya:
Pelanggaran Perdata – biasanya terkait Wanprestasi atau Perbuatan Melawan Hukum
Wanprestasi adalah kegagalan untuk memenuhi kewajiban atau persyaratan sesuai kesepakatan dalam kontrak. Contoh: jika seseorang meminjam uang Anda dan berjanji akan membayar dalam waktu satu bulan, tetapi mereka gagal membayar sesuai waktu yang telah ditentukan. Dalam hal ini, mereka dapat dikatakan melakukan wanprestasi. Anda dapat mengajukan gugatan perdata untuk menagih hutang yang tertunggak tersebut.
Perbuatan melawan hukum, adalah tindakan yang merugikan orang lain dan melanggar hukum. Contoh, jika seseorang merusak properti Anda, bisa dianggap sebagai perbuatan melawan hukum dan Anda dapat mengajukan gugatan untuk mendapatkan ganti rugi.
Pelangggaran Pidana – Penipuan, Penggelapan, Pencurian, Pemerasan dan Pengancaman
Pelanggaran pidana biasanya melibatkan tindakan yang lebih serius, merugikan masyarakat secara umum, bukan hanya individu atau organisasi tertentu. Bila menemui hal ini, Anda dapat melaporkan kepada pihak berwajib agar dapat diambil tindakan.
Contoh pasal-pasal pelanggaran pidana:
Pasal 378 KUHP – Penipuan: apabila seseorang meminjam uang dengan kecenderungan tidak akan membayar kembali
Pasal 372 KUHP – Penggelapan: apabila menggunakan uang pinjaman tersebut untuk tujuan lain tanpa izin Anda
Pasal 362 KUHP – Pencurian
Pasal 368 KUHP – Pemerasan dan pengancaman
Namun sebelum melakukan tindakan hukum baik perdata maupun pidana, lebih baik diawali dulu pendekatan persuasif secara baik-baik.
Sebagai penutup, penulis ingin menggaris bawahi agar setiap transaksi dilengkapi dengan surat kontrak yang mencakup kesepakatan antara pihak kreditur dan debitur atas pembayaran hutang. Utamakanlah komunikasi yang sopan dan formal dalam penagihan kepada klien agar menciptakan kerjasama yang saling menguntungkan dan bersifat jangka panjang.