(Businesslounge Journal-Human Resources)
Sama pentingnya dengan memberi tahu staf Anda ketika seorang karyawan meninggalkan bisnis Anda, penting juga untuk memberi tahu mereka ketika Anda merekrut karyawan baru. Sebaiknya lakukan ini melalui email dan berikan banyak waktu bagi tim Anda untuk bersiap menyambut kedatangan baru.
Meskipun email ini tidak perlu panjang atau formal, email ini harus menyertakan beberapa detail penting. Jika Anda bersiap menyambut karyawan baru, panduan ini akan membantu Anda memahami pesan yang harus Anda sampaikan, siapa yang harus menerima pengumuman tersebut, dan kapan Anda harus mengirimkannya.
Bagaimana dan kapan mengumumkan karyawan baru
Cara paling efisien dan efektif untuk mengumumkan bahwa Anda telah merekrut karyawan baru adalah melalui email. Hal ini memudahkan untuk memastikan semua orang menerima pesan. Jika Anda melakukannya secara langsung, orang yang tidak berada di kantor pada hari itu mungkin tidak akan mengetahui kabar tersebut.
Pengumuman tertulis juga memungkinkan Anda berbagi fakta dan detail menarik tentang karyawan baru dengan mudah sehingga karyawan lama dapat menjalin hubungan pribadi dengan mereka. Semakin cepat koneksi ini terjalin, semakin baik bagi semua orang.
Anda harus mengirimkan email perkenalan karyawan ini beberapa hari kerja sebelum hari pertama kerja anggota tim baru. Hal ini meminimalkan unsur kejutan dan efek terkait. Sertakan karyawan baru di antara penerima email sehingga rekan kerja dapat merespons dengan pesan selamat datang. Melihat tanggapan terhadap pemberitahuan ini pada hari pertama mereka akan membantu pemula merasa seperti bagian resmi dari perusahaan Anda.
Praktik terbaik untuk menulis email perkenalan karyawan
Beberapa detail penting harus menjadi bagian dari setiap pengumuman karyawan baru. Ada juga beberapa parameter dan opsi yang perlu dipertimbangkan. Di bawah ini adalah praktik terbaik untuk diikuti.
1. Sampaikan pengumuman tersebut kepada seluruh tim Anda.
Salah satu tujuan email perkenalan karyawan Anda adalah untuk memastikan setiap orang memiliki kesempatan untuk menyambut karyawan baru. Meskipun penerima bekerja di departemen yang berbeda, Anda ingin memberi mereka kesempatan untuk membantu karyawan baru tersebut menyesuaikan diri dan menyesuaikan diri dengan peran mereka. Staf yang ada tidak dapat melakukan hal ini jika mereka tidak mengetahui adanya karyawan baru. Untuk itu, Anda harus mengirimkan email ini ke seluruh perusahaan.
2. Sesuaikan baris subjek, salam, dan pengenalan dengan budaya perusahaan Anda.
Budaya perusahaan Anda mungkin menentukan beberapa bagian dari email perkenalan Anda. Jika Anda memiliki budaya yang relatif formal, Anda harus menuliskan baris subjek dan awal email Anda dengan cara yang formal. Misalnya, baris subjek dapat berbunyi, “Pengumuman karyawan baru”, sedangkan salamnya dapat berupa, “Karyawan [nama bisnis Anda] yang terhormat.” Perkenalan dapat dimulai dengan mengatakan, “Kami dengan senang hati mengumumkan….”
Budaya yang kurang formal mungkin mengundang sikap santai. Daniel Seeff, CEO Foot Cardigan, mengatakan kepada Business News Daily bahwa subjek email perkenalan karyawan perusahaan adalah, “Sambutan Hangat di Klub, [nama orang]!”
Anda juga dapat memainkan nama atau tema perusahaan Anda jika cocok. Jonathan Roussel, pendiri TheChampLair, mengatakan bahwa dia biasanya memulai email perkenalan karyawannya dengan mengatakan, “Ada juara baru di sarangnya.” Bagaimanapun, pastikan untuk mengikuti etiket email yang benar.
(Bersambung ke Artikel Berikutnya)