(Business Lounge Journal-Human Resources)
Pekerjaan yang sibuk bukanlah hal yang menyenangkan. Inilah cara menghilangkan pekerjaan yang tidak penting dari bisnis Anda. Ada berbagai jenis pekerjaan yang sibuk, masing-masing terinspirasi oleh berbagai miskomunikasi atau disfungsi dalam bisnis.
Pekerjaan yang sibuk membuat karyawan frustrasi, menurunkan produktivitas, dan sering kali mengurangi peringkat layanan pelanggan yang positif. Pemilik dan manajer bisnis harus mempertimbangkan strategi terbaik untuk mengatasi jenis pekerjaan sibuk yang dilakukan perusahaan mereka.
Artikel ini ditujukan untuk pemilik bisnis yang ingin mengurangi waktu yang terbuang dan meningkatkan efisiensi.
Tidak ada yang menikmati pekerjaan yang sibuk. Ketika karyawan terlibat dalam terlalu banyak pekerjaan yang tidak penting, mereka teralihkan dari tujuan inti peran mereka. Konsekuensinya bisa parah, mulai dari melukai moral karyawan dengan membuat staf merasa tidak penting hingga penurunan pendapatan karena produktivitas yang buruk. Itu bahkan dapat merusak reputasi perusahaan Anda jika pekerjaan yang sibuk mengalihkan perhatian anggota tim Anda dari memberikan layanan pelanggan berkualitas yang layak diterima oleh klien Anda. Untuk mengatasi masalah ini, bisnis harus memanfaatkan sumber daya mereka sebaik mungkin dan memastikan pekerja melakukan tugas yang membantu tujuan akhir organisasi.
Apa itu pekerjaan yang sibuk?
Sebelum Anda dapat memahami cara mengurangi pekerjaan yang sibuk, penting untuk memastikan Anda memahami apa sebenarnya pekerjaan itu.
Pekerjaan yang sibuk didefinisikan sebagai tugas yang dilakukan anggota tim yang tidak membawa nilai langsung bagi perusahaan. Namun, ada tugas-tugas tertentu yang mungkin tampak seperti pekerjaan yang sibuk, seperti entri data, yang sebenarnya memberikan nilai besar bagi bisnis.
Dengan kata lain, tidak semua kesibukan dapat merugikan bisnis Anda. Beberapa aktivitas yang membosankan sangat penting untuk operasi Anda dan memang perlu dilakukan. Tetapi pekerjaan sibuk yang ingin Anda kurangi adalah jenis pekerjaan yang tidak menguntungkan perusahaan Anda dan jauh dari pencapaian tujuan organisasi Anda.
Apa saja contoh pekerjaan yang sibuk?
Berikut adalah beberapa jenis pekerjaan sibuk yang paling umum.
Bikeshedding: Ini mengacu pada lebih banyak fokus pada tugas-tugas bernilai rendah sambil mengesampingkan tugas-tugas yang membutuhkan fokus langsung Anda dan jauh lebih penting. Misalnya, pemilik bisnis menghabiskan berjam-jam mencoba memperbaiki printer mereka untuk mencetak kartu nama daripada meluangkan waktu untuk mentransfer dana di rekening bank bisnis mereka untuk menutupi penggajian. Pada akhirnya, memiliki arus kas yang cukup untuk membayar karyawan Anda adalah tugas yang lebih penting daripada membuat kartu nama, tetapi pemilik bisnis terjebak dalam pekerjaan yang sibuk.
Berlaku sesuai norma: Ini adalah saat orang begitu terpaku pada harapan dan tradisi sehingga mereka kehilangan fokus pada apa yang benar-benar penting atau membuang waktu untuk kegiatan yang tidak berarti. Misalnya, seorang karyawan percaya bahwa tidak pantas untuk meninggalkan pekerjaan sebelum atasan mereka melakukannya pada pukul 18:00. Jadi pada jam-jam terakhir hari kerja, mereka mencoba terlihat sibuk dengan mengutak-atik tugas-tugas sepele daripada menggunakan waktu mereka dengan lebih bijak. Mereka terlibat dalam pekerjaan sibuk hanya untuk mendukung norma yang dirasakan.
Bergeser dari misi: Ini terjadi ketika rencana untuk sebuah organisasi atau proyek tertentu secara tidak perlu berkembang melampaui tujuan awal dan mengalihkan perhatian pekerja dari hal-hal inti yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan tujuan utama. Contohnya adalah ketika seorang eksekutif memaksa bawahan untuk mengerjakan sesuatu yang hanya menguntungkan eksekutif itu dan mengalihkan perhatian anggota tim dari tanggung jawab utama mereka. Akibatnya, karyawan bisa menjadi kesal karena mereka ingin menggunakan waktu mereka dengan lebih baik tetapi tidak bisa karena pekerjaan yang dipaksakan.
Bagaimana cara mengurangi kesibukan kerja?
Untungnya, ada cara mudah untuk mengatasi pekerjaan yang sibuk, apakah itu staf Anda yang tersesat di dalamnya atau Anda sendiri yang keluar jalur dari apa yang sebenarnya penting. Berikut adalah lima strategi untuk menghilangkan pekerjaan yang sibuk dan menikmati produktivitas yang lebih baik.
1. Tinggalkan mentalitas “sibuk”
Orang-orang suka membicarakan jadwal sibuk mereka, tetapi itu tidak selalu bisa dibanggakan. Pekerjaan yang sibuk adalah produk dari budaya kuno yang berdasarkan kinerja pada berapa banyak waktu yang Anda habiskan di tempat kerja daripada kualitas pekerjaan itu. Apabila seorang manajer bekerja lebih dari 12 jam sehari, kita perlu bertanya mengapa. Ketika digali jadwal dan pekerjaan mereka, bisa saja ditemukan mereka sibuk bermain.
Alih-alih bertanya pada diri sendiri apakah Anda sibuk (karena jawabannya akan selalu ya), tanyakan apa yang sedang Anda lakukan. Jika Anda sibuk dengan pekerjaan yang tidak membantu keuntungan Anda, itu adalah pekerjaan yang sibuk dan tidak sepadan dengan waktu Anda. Kinerja yang berlebihan tidak menguntungkan jika itu mengorbankan efisiensi.
2. Pastikan semua orang berada di halaman yang sama.
Agar tim Anda seefisien mungkin, semua orang harus berada di halaman yang sama dengan tujuan perusahaan. Berfokus pada hasil dan memperhatikan organisasi kerja adalah faktor kuncinya. Tujuan yang jelas membuat lebih mudah bagi anggota tim untuk fokus pada apa yang benar-benar penting dan menentukan tugas mana yang tidak berhasil mencapai tujuan yang ditentukan.
Rapat tim mingguan perlu dilakukan untuk meninjau daftar tugas sehingga pekerjaan tidak digandakan dan setiap tim bekerja menuju tujuan. Hal ini juga penting bagi semua karyawan untuk memiliki tujuan utama yang terdefinisi dengan baik. Mereka kemudian harus menyelaraskan semua tindakan mereka untuk mencapai tujuan tersebut alih-alih menghabiskan waktu untuk pekerjaan yang sibuk.
3. Tuliskan tanggung jawab Anda dan tinjau tugas.
Mulailah setiap hari kerja dengan daftar tugas Anda untuk hari itu. Daftar ini hanya boleh menyertakan item dalam mandat inti Anda untuk organisasi. Akan bermanfaat untuk menyiapkan daftar ini setidaknya sehari sebelumnya atau sangat pagi.
Tuliskan tanggung jawab Anda dan tinjau setiap tugas, dan latih manajer dan karyawan Anda untuk melakukan hal yang sama. Anda dapat menempatkan setiap tugas ke dalam salah satu kategori berikut.
Delegasikan: Jika tugas diperlukan tetapi tidak menggunakan waktu Anda dengan baik, delegasikan.
Buang: Jika tugas ini tidak membuat perbedaan atau orang lain tidak akan memperhatikan jika tidak diselesaikan, maka buanglah. Ini adalah latihan yang bagus setiap enam bulan untuk menantang apakah tugas, laporan, atau proses masih diperlukan, terutama karena teknologi atau perangkat lunak baru tersedia.
Lakukan: Selesaikan tugas yang berharga bagi keuntungan perusahaan Anda.
Menundanya: Ini adalah tugas yang perlu diselesaikan, tetapi tidak mendesak dan dapat diselesaikan ketika waktu memungkinkan.
Ketika tiba saatnya untuk benar-benar menyelesaikan pekerjaan “Lakukan” tugas Anda, fokuslah pada tantangan terbesar terlebih dahulu untuk menghindari mengerahkan semua upaya Anda ke dalam tugas-tugas kecil.
Mampu mendelegasikan tanggung jawab secara efektif adalah tanda seorang pemimpin yang baik.
4. Gunakan perangkat lunak untuk melacak proyek.
Sementara para pemimpin perusahaan harus berusaha menghilangkan pekerjaan yang sibuk, beberapa kegiatan yang tampak seperti pekerjaan sibuk tidak dapat dihindari. Manajer harus mendistribusikan pekerjaan ini secara merata di antara karyawan sehingga tidak ada yang merasa kurang dihargai dan untuk memastikan beban kerja seimbang. Perangkat lunak manajemen proyek, memungkinkan Anda melihat proyek apa yang sedang dikerjakan karyawan, jika karyawan tertentu mengerjakan terlalu banyak, tidak punya cukup waktu untuk dikerjakan, atau membuang-buang waktu berharga.
Beberapa sistem waktu dan kehadiran terbaik serta perangkat lunak pemantauan karyawan yang berperingkat tinggi juga dapat membantu Anda melacak aktivitas kerja sehingga Anda dapat mengalokasikan tugas dengan lebih baik dan mengurangi pekerjaan yang sibuk.
5. Luangkan waktu sejenak dan fokuskan kembali.
Mencoba melakukan terlalu banyak dapat menguras energi Anda dan membuat Anda kurang produktif. Tidak ada alasan untuk bekerja hanya demi bekerja. Lebih penting untuk meluangkan waktu dari meja Anda dan bersantai. Gunakan waktu ini untuk mengidentifikasi apa yang ingin Anda capai dengan waktu yang tersisa di hari kerja Anda.
Dorong karyawan untuk menggunakan waktu off yang diberikan kepada mereka. Dengan istirahat dari rasa monoton dan rutinitas pekerjaan mereka, mereka dapat kembali ke tempat kerja dengan segar. Anggota tim dengan rasa keseimbangan kehidupan kerja yang kuat akan merasa lebih mudah untuk menjadi produktif dengan tugas-tugas yang bermakna saat bekerja.
Strategi mana yang paling berhasil untuk mengurangi pekerjaan yang sibuk?
Pekerjaan yang sibuk mungkin merupakan masalah universal yang mengganggu sebagian besar industri dan perusahaan. Tetapi solusi untuk menguranginya mungkin sama uniknya dengan orang, produk, dan tempat yang terlibat dengan bisnis Anda. Artinya, tidak ada solusi satu ukuran untuk semua. Strategi yang paling cocok untuk Anda atau karyawan tertentu mungkin tidak cocok untuk semua orang.
Untuk mengatasi masalah tersebut, mulailah dengan mendefinisikan jenis pekerjaan sibuk yang Anda atau karyawan Anda lakukan hari demi hari. Selanjutnya, pertimbangkan alasan mengapa kebiasaan kerja yang sibuk itu berakar sejak awal. Kemudian tinjau strategi di atas dan pilih yang paling masuk akal untuk masalah yang Anda coba perbaiki. Sebagai pemilik perusahaan, Anda berada di posisi terbaik untuk mengurangi pekerjaan yang sibuk dan membuat tim Anda kembali ke jalurnya, bekerja sama untuk mencapai tujuan bisnis inti Anda.