inventory management

Seri Mengelola Toko (3): Inventory Management dan SOP untuk Toko Anda

(Business Lounge Journal – General Management)

Mengelola toko ritel tetaplah menjadi sesuatu yang menantang. Sebab tentu saja dibutuhkan kerja keras, akurasi, keputusan yang tepat waktu, dan dedikasi yang teguh untuk mencapai tujuan jangka panjang. Termasuk menguasai inventory management.

Ini menantang, terutama dalam menghadapi kompetisi. Karena itu perusahaan harus menggunakan berbagai tools yang tepat, menerapkan strategi yang terbaik, serta membangun kemitraan yang strategis. Ini tentu saja akan membantu Anda untuk meraih sukses yang berkelanjutan.

Lalu aspek apa saja yang penting untuk menjadi fokus perhatian Anda? Mulai dari multi-store inventory management, employee staffing, keuangan, serta keamanan toko menjadi sangat penting untuk diperhatikan.

Menyederhanakan Inventory Management

Salah satu tantangan yang signifikan dalam menjalankan bisnis toko adalah inventory management atau manajemen persediaan. Jika Anda mengelola bisnis toko, maka Anda harus memastikan bahwa persediaan yang Anda miliki terbilang cukup dan akurat untuk seluruh bisnis. Sebab jika tidak, maka dapat terjadi kelebihan stok, kekurangan stok, atau pun stok yang tidak bergerak.

Bila Anda mengelola beberapa toko sekaligus, maka terdapat peluang manajemen inventaris yang baik. Misalnya, selalu ada kemungkinan bila satu toko kehabisan stok dapat memperoleh pasokan dari toko lainnya. Jika pelanggan tidak dapat menemukan ukuran atau warna produk tertentu di satu toko, maka dapat memperoleh dari toko lain. Dalam hal ini, Anda juga dapat mengarahkan pembelanja untuk mengunjungi ke lokasi toko lainnya.

Namun, agar ini berfungsi, Anda memerlukan sistem yang menyediakan komunikasi cepat antara toko-toko ini sehingga transfer inventaris dapat dilakukan secara efisien. Begitu juga untuk memastikan bahwa Anda tidak akan kehabisan stok.

Saat ini ada banyak software terkait inventory management yang mumpuni yang dapat membantu Anda. Sehingga Anda tahu persis bahkan dapat melacak dengan mudah keberadaan setiap item yang ada pada semua toko Anda. Tujuan akhir dari inventory management adalah untuk menghindari kelebihan stok, kehabisan stok, dan stok yang tidak bergerak.

Berinvestasi dalam Teknologi Berbasis Cloud

Tidak ada pilihan lain, jika Anda ingin memajukan bisnis toko Anda, maka libatkanlah teknologi di dalamnya. Salah satunya memanfaatkan teknologi berbasis cloud.

Berinvestasi dalam teknologi cloud adalah salah satu teknologi paling efektif untuk membuat bisnis multi-toko Anda lebih sukses. Karena solusi berbasis cloud tidak “dihosting” pada satu mesin, solusi tersebut memungkinkan Anda mengakses alat dan data yang Anda butuhkan dari mana saja, selama Anda memiliki koneksi internet.

Baik di salah satu toko Anda, di rumah, atau bahkan di jalan, Anda cukup masuk ke sistem untuk memeriksa cabang lain atau seluruh operasional Anda. Ada banyak teknologi berbasis cloud yang dapat menolong Anda saat ini, termasuk jika Anda membutuhkan solusi untuk membantu mengelola akuntansi pada toko Anda.

Salah satu yang dapat menjadi pertimbangan bagi Anda adalah memilih teknologi yang dapat berintegrasi satu sama lain.

Terapkan Standar Operating Procedure (SOP) untuk Semua Toko Anda

Standar Operating Procedure (SOP) merupakan sebuah instruksi yang menjelaskan bagaimana bisnis Anda beroperasi. Mulai dari pemrosesan pembayaran, daftar nama staf serta jadwal kerja mereka, hingga komunikasi pelanggan, dan masih banyak lagi. Menerapkan SOP di semua toko Anda akan memungkinkan semua staf mengikuti aturan dan protokol yang sama untuk melakukan sesuatu. Hal ini jelas mempermudah Anda untuk mengelola beberapa toko sekaligus. Meskipun jenis SOP akan tergantung dari satu bisnis ke bisnis lain, SOP di toko ritel umumnya harus mencakup hal-hal berikut:

Proses transaksi tunai dan penanganan tunai

Standar Operating Procedure pada tingkat ini harus mempertimbangkan jenis pembayaran yang Anda terima, prosedur Anda untuk menangani pengembalian uang dan pengembalian barang, dan seberapa bagaimana Anda mengoperasikan mesin kasir. Prosedur juga harus mencakup segala sesuatu yang berkaitan dengan penanganan uang tunai di toko Anda untuk memastikan keamanan keuangan Anda.

Customer Service

Prosedur layanan pelanggan akan menentukan instruksi dan kebijakan tentang bagaimana staf Anda harus berperilaku dan berpakaian. Mereka juga menentukan apa yang dapat dan tidak dapat dikatakan oleh karyawan dan apa yang harus dilakukan ketika berhadapan dengan pelanggan yang sulit.

Merchandising

SOP Anda untuk merchandising dan tata letak akan mencakup seperti apa display toko yang Anda pilih, seberapa sering Anda perlu mengubah tampilan toko Anda, bagaimana produk Anda ditampilkan, dan lain sebagainya.

Bahkan hal ini juga terkait bagaimana Anda harus mendesain etalase toko Anda. Sebab semuanya harus diperhitungkan dengan baik.

Keselamatan dan keamanan

Pastikan Anda memiliki prosedur yang tepat untuk memastikan keselamatan dan keamanan staf dan pelanggan Anda. Prosedur ini harus mencakup masalah dasar, seperti siapa yang membuka dan menutup toko, serta situasi yang lebih kompleks, seperti bagaimana menangani bila terjadi tindakan kriminal di dalam toko atau apa yang harus dilakukan jika terjadi bencana alam atau keadaan darurat lainnya. Ingatlah bahwa semua prosedur ini harus didokumentasikan dan tersedia untuk semua karyawan perusahaan.

Pastikan Anda Mempekerjakan Karyawan yang Baik di Toko

Bisnis multi-toko yang sukses adalah tentang memastikan Anda memiliki orang yang tepat di setiap toko karena Anda tidak dapat berada di lebih dari satu toko secara bersamaan. Sumber daya manusia adalah faktor penting pertama yang menentukan kesuksesan bisnis Anda. Anda perlu menghabiskan banyak waktu untuk mengontrol karyawan yang Anda pekerjakan, dan Anda perlu mencurahkan banyak sumber daya untuk melatih mereka. Karena itu penting bagi Anda untuk mengadakan pelatihan secara berkala untuk meningkatkan keterampilan semua karyawan. Terutama bagi mereka yang berhubungan langsung dengan pelanggan setiap hari.

Jika Anda tidak dapat melatih para karyawan langsung pada toko Anda, atau jika Anda kesulitan mendapatkan karyawan yang ada untuk menangani toko Anda yang lain, Anda perlu menerapkan program pelatihan yang solid untuk mengembangkan mereka.

Masa saat ini, Anda dapat mempertimbangkan pelatihan online. Atau Anda juga dapat meminta salah satu karyawan berpengalaman Anda untuk melakukan pelatihan kepada karyawan yang lain. Pastikan karyawan Anda memiliki visi yang sama dengan yang Anda miliki.

Hal yang tidak kalah pentingnya adalah memastikan bahwa mereka bahagia bekerja pada Anda. Pastikan mereka selalu menerima gaji, insentif, dan tunjangan yang baik. Semua aspek ini memainkan peran penting dalam memiliki staf yang berdedikasi di toko Anda.

Hadirkan Secret Shopper untuk Mengevaluasi Efektivitas Toko Anda

Sering kali, ketika kita terlibat erat dalam suatu aktivitas, kita kesulitan memahami detail-detail kecil dan terkadang melewatkan masalah yang paling jelas. Dengan mengundang seseorang untuk berbelanja di semua toko Anda, Anda bisa mendapatkan indikasi yang jelas tentang tingkat konsistensi yang Anda tawarkan.

Secret Shopper akan membantu Anda untuk mendeteksi kekurangan dalam pemilihan produk, kualitas layanan yang Anda berikan kepada pelanggan, tata letak toko, dan pengalaman berbelanja secara keseluruhan. Hal tersebut memungkinkan Anda untuk membuat perubahan yang diperlukan untuk memastikan bahwa bisnis Anda memberikan layanan berkualitas yang konsisten dalam semua aspek.

Baca juga: Seri Mengelola Toko (2) Sudahkah Memiliki Key Performance Indicators?