(Business Lounge Journal – General Management)
Kini Anda telah mengetahui bahwa sebagai langkah awal menyusun Business Continuity Management maka Anda perlu melakukan analisa terhadap kemungkinan threat, dampaknya terhadap bisnis, hingga dapat menghasilkan Business Continuity Plan (BCP). (Baca: Memahami Business Continuity Management (1)).
Sebagai contoh, bilamana terjadi banjir besar yang mengakibatkan karyawan tidak dapat pergi ke kantor sementara hari itu adalah hari membayarkan gaji, maka siapa sajakah orang kunci yang harus mengambil peranan untuk dapat mengontrol jalannya sistem penggajian dan di mana serta bagaimana melakukannya.
Menguji BCP dan memperbaharui
Kunci keberhasilan BCP adalah bilamana hal ini diujikan secara periodik dan diperbaharui bilamana dibutuhkan. Penting untuk melakukannya dengan konsisten dengan melibatkan seluruh pegawai dan tidak menganggapnya sepele. Berdasarkan pengalaman saya, melakukan uji coba yang melibatkan semua pegawai bukanlah hal yang mudah sebab tidak semua pegawai memiliki tingkat awareness yang sama.
Sebagai contoh sederhana adalah dengan membuat sebuah rantai komunikasi darurat bagaimana dalam kondisi darurat kepala departmen harus menghubungi semua kepala bagian dan setiap kepala bagian menghubungi manager di bawahnya untuk kemudian para manager menghubungi team leader dan team leader menghubungi anggotanya hingga kemudian yang terakhir akan kembali berkabar pada kepala department.
Namun pada saat uji coba, nah, belum tentu semua menganggap bahwa ini merupakan hal yang penting. Misalnya saja bila diujicobakan pada tengah malam, sebagai asumsi bahwa segala sesuatu dapat saja terjadi pada tengah malam. Lalu kemudian diukur tingkat keberhasilannya. Jika tidak mencapai 100% maka dievaluasi apa yang menjadi penyebab kegagalan. Misalnya jika setiap orang hanya mendata satu nomer ponsel. Jika ponsel tidak aktif maka dengan otomatis tidak dapat dihubungi. Jika demikian, maka dapat mendata juga nomer telepon rumah atau nomer lainnya yang dapat dihubungi.
Simulasi keadaan darurat juga dapat dibuat untuk mengujicobakan BCP, misalnya pada waktu weekend untuk kemudian dianalisa apakah yang dapat menjadi kendala.
Pentingnya sosialisasi
Anda harus menunjuk salah seorang yang akan menjadi team leader yang akan menentukan apakah sebuah kondisi telah memenuhi sebuah persyaratan dapat dikatakan sebagai kondisi darurat atau tidak. Team leader ini jugalah yang wajib membuat sosialisasi secara periodik untuk dapat memastikan semua karyawan mengetahuinya termasuk para karyawan baru.
Hal yang paling penting adalah bagaimana memastikan setiap karyawan mengetahui hal-hal apa yang harus mereka lakukan dan siapa yang harus mereka hubungi ketika terjadi keadaan darurat. BCP yang tidak disosialisasikan kepada semua anggota hanya akan membuat BCP sebagai tumpukan dokumen tidak berarti.
Sangat fleksibel
Dapat dipastikan BCM setiap organisasi akan berbeda satu dengan yang lainnya tergantung pada core business yang dimiliki. BCM pada industri perhotelan akan berbeda dengan perbankan, juga akan sangat berbeda dengan pendidikan. Karena itu mengubah bisnis juga akan dapat berarti mengubah BCM, termasuk mengubah komposisi organisasi, teknologi, ataupun infrasturktur yang berubah.
Karena itu dibutuhkan tim yang bertugas memantau BCM dan memastikannya sejalan dengan operasional perusahaan.
Sekali lagi, tidak ada seorang pun yang menyukai adanya ancaman, namun memilih untuk tidak memikirkannya merupakan sebuah kebodohan yang besar.
citra/VMN/BL/Journalist
Editor: Ruth Berliana