(Business Lounge – Manage Your Business) Beberapa peserta yang ikut dalam sebuah pelatihan semangat menanyakan kepada saya apakah yang membuat sebuah proyek berhasil? Saya sadari ini adalah pertanyaan kebanyakan orang yang sedang memimpin proyek, ada dalam proyek bahkan mungkin hanya melihat dari luar proses pelaksanaan sebuah proyek.
Saya menjawab sederhana saja miliki action plan.
Tentulah jawaban ini tidak memuaskan kebanyakan mereka, saya menerangkannya dengan pengalaman saya sendiri pada kebanyakan proyek yang saya pimpin. Puluhan kali saya memimpin proyek-proyek maka saya sangat menekankan pentingnya seorang pimpinan proyek memulai proyeknya dengan secermat mungkin menetapkan action plan, memang dengan persyaratan bahwa proyek itu sendiri sudah memiliki analisa yang matang sebelum akhirnya diputuskan menjalankannya. Tanpa analisa yang komprehensif akan membawa pertimbangan-pertimbangan yang mentah dan membuat proyek akan salah arah.
Namun setelah analisa sebuah proyek benar-benar lengkap, hal terpenting adalah memiliki action plan yang menyeluruh dan selengkap mungkin hingga ada ukuran keberhasilan setiap hari yang harus dicapai. Dalam sebuah proyek yang saya pimpin yaitu implementasi applikasi SAP dari Jerman, pekerjaan pertama yang melelahkan adalah mengisi template action plan yang sudah disusun oleh SAP sebagai hasil proses belajar dalam melakukan implementasi di berbagai perusahaan dan di berbagai negara. Template ini sangat rinci dengan action plan juga bisa berjumlah ribuan action plan yang berkait satu dengan yang lain dan memiliki indikator-indikator keberhasilan yang harus diisi semuanya.
Saya sebagai pimpinan proyek mengisinya dengan sungguh-sungguh dan tidak melewatkan satu hal kecilpun, hal ini saya lakukan sebab proyek ini bernilai ratusan milyar dan berhubungan langsung dengan data-data yang sangat sensitif dari sebuah perusahaan. Setelah melakukan kick off meeting, maka setiap hari pekerjaan saya adalah melihat terus menerus pelaksanaan action plan satu persatu tanpa lelah.
Pengalaman ini mengajarkan bahwa action plan haruslah disiapkan dengan seksama dalam menjalankan sebuah proyek. Action plan seperti jalan yang ditata yang harus dilalui oleh pemimpin proyek dan anggotanya untuk membawa keberhasilan pada sebuah proyek. Penyusunannya sebaiknya melibatkan berbagai pihak yang membuat action plan mendapatkan masukan yang lengkap sehingga penataan jalan untuk proyek tidak berujung pada kegagalan.
Action plan adalah jawaban pada pertanyaan 5W + 1H dalam manajemen proyek, what, when, where, why, who dan how + how detail + how much. Ketika menjawab pertanyaan-pertanyaan ini untuk sebuah proyek maka akan didapatkan sebuah gambaran action plan yang membawa perjalanan proyek kepada keberhasilan. What harus dijawab dengan apa saja yang harus dilakukan, diteruskan dengan why? Kenapa harus dijalankan, where adalah lokasinya, when adalah kapan waktunya dan who oleh siapa hingga how + how detail untuk caranya dan how much untuk besarnya biaya yang diperlukan.
Fadjar Ari Dewanto /Managing Partner Vibiz Consulting Divisi Business Advisory