(Business Lounge – How to Manage Risk) Semua orang menjalankan bisnis dengan berbagai skala usaha dilihat dari asset yang dimiliki maupun nilai transaksi yang terjadi, atau dilihat dari sisi jangakaua area pasar yang dimiliknya. Tapi tahukan Anda bahwa Menjalankan bisnis bisa menjadi pekerjaan yang berbahaya dengan berbagai resiko. Sebagian mungkin menyadari bahwa bisnis yang saat ini dijalankan memiliki potensi bahaya besar yang dapat menghancurkan bisnisnya. Ada pula yang lain dimana resiko bisnis menyebabkan kerusakan serius yang harus dibayar mahal dan memakan waktu yang panjang untuk dapat pulih.
Resiko adalah suatu yang belum terjadi dan memiliki potensi untuk terjadi. Atau dengan kata lain resiko tersirat dalam setiap kegiatan bisnis. Baik peran pada level CEO atau seorang pejabat di bagian manajemen resiko, baik ukuran bisnis kecil sampai kepada perusahaan raksasa, semua lini dan semua skala bisnis perlu mempersiapkan diri untuk suatu kondisi buruk ataupun resiko bisnis yang terjadi.
Resiko dapat menjadi kenyataan yang antisipasinya dapat mempengaruhi gerak suatu bisnis. Misalnya bisnis bisnis disiapkan lebih moderat. Hal ini untuk meminimalisasi kerugian secara financial. Resiko dapat berakibat kehilangan momentum bisnis, kehilangan produktivitas, kehilangan pelanggan dan lain-lain. Namun semuanya bisa diminimalkan. Mari kita coba kategorikan resiko yang mungkin dihadapi.
Resiko Fisik
Resiko property bangunan yang paling umum misalnya kebakaran. Maka untuk mengelolanya resiko perlu melakukan sosialisasi kepada para karyawan untuk melakukan beberapa aturan atau prosedur yang sudah disusun. Misalnya
- Memastikan semua karyawan mengetahui telephone petugas yang bisa dihubungi dalam keadaan darurat.
- Para karyawan mengetahui persis semua jalan atau arah menuju pintu keluar.
- Memastikan instalasi alarm kebakaran dan detektor asap atau sensor keamanan lainnya berfungsi dengan baik.
- Mengamankan dokumen-dokumen penting perusahaan yang dapat disimpan di lokasi dan box penyimpanan yang aman.
- Menginformasikan semua karyawan bahwa dalam keadaan darurat keselamatan pribadi adalah prioritas di atas segalanya. Sampaikan dalam kondisi paling emergency dan sulit maka mereka perlu bersegera meninggalkan gedung termasuk meninggalkan semua dokumen kerja atau peralatan kerja lainnya.
Resiko Lokasi
Masih berkaitan dengan fisik property, namun terkait dengan linggkungan fisik bisnis itu barada yaitu lokasi usaha. Faktor yang dimaksud biasanya berkaitan dengan bencana alam seperti banjir, gempa bumi, tanah longsor dan bencana alam lainnya. Sangat penting agar para karyawan harus mengenali lingkungan sekeliling dimana lokasi usaha berada. Seperti jalan-jalan, fasilitas di sekitarnya dan segala kondisi yang ada di sekeliling lingkungan usaha.
Resiko Manusia
Resiko manusia berkaitan dengan :
Perilaku Negatif Karyawan atau Pekerja
Anda bisa bayangkan jika orang yang bekerja bersama dengan Anda ternyata adalah seolah Alkoholic atau bahkan pengguna narkoba. Hal ini menjadi resiko serius bahkan utama yang akan berpengaruh pada usaha atau perusahaan. Sekiranya belum berurusan dengan Hukum dapat diupayakan supaya karyawan yang terlibat kondisi ini didorong untuk mencari pengobatan, konseling dan rehabilitasi yang diperlukan. Mungkin beberapa kebijakan asuransi dapat mencakup secara parsial untuk biaya pengobatannya.
Tindak Penipuan, Penggelapan dan Pencurian
Perlindungan terhadap penggelapan, pencurian dan penipuan mungkin sulit dilakukan dan tidak tertutup kemunkinan terjadi di tempat kerja. Antisipasi yang dapat dilakukan misalnya mekanisme pengaturan tanda tangan. Hal ini untuk mencegah pemalsuan tanda tangan. Lakukan juga verifikasi untuk membantu mencegah penggelapan dan penipuan. Beberapa contoh pemalsuan biasanya dalam bentuk cek, faktur, dokumen transaksi dan dokumen hutang piutang. Lewat prosedur akuntansi yang ketat diharapkan dapat mengantisipasi penggelapan atau penipuan. Mungkin tidak jamak dilakukan di Indonesia tapi di beberapa negara maju seperti Amerika, saat menerima pegawai baru biasa melakukan pemeriksaan latar belakang calon karyawan, untuk memastikan bahwa calon karyawan tidak memiliki track record yang berbahaya atau pernah berhadapan dengan hokum atau sekedar mengetahui pelanggaran yang mungkin pernah dilakukan. Meskipun hal ini tidak selalu menjadi alasan untuk menolak pemohon kerja. Penempatan untuk karyawan baru dalam posisi yang sangat sensitive misalnya berhubungan dengan uang atau keuangan secara langsung seperti kas atau transaksi dengan client, maka perlu pendekatan yang lebih bijaksana.
Kelemahan pada factor resiko manusia bisa terjadi kapan saja dan tidak mungkin tidak terhindarkan. Namun antisipasi yang bisa dilakukan agar usaha bisa tetap bisa berlangsung dan tidak menurunkan kinerja ataupun produktivitas, maka bisa ditetapkan contigensi plan dengan melatih personel yang dapat melakukan back up untuk menggantikan pekerjaan karyawan yang sedang terlibat masalaha dan harus absen, ataupun berguna juga jika karyawan sakit dalam waktu yang lama.
Resiko Teknologi
- Pasokan Listrik dan Back-up Sistem IT
Apapun usahanya pasokan listrik adalah vital untuk berlangsungnya proses pekerjaan. Pemadaman listrik di beberapa kota di Indonesia masih sering terjadi dan menjadi hal yang wajar. Namun saat kita melihat dari sudut pandang teknologi maka tergangunnya pasokan listrik tentu akan menjadi resiko usaha Anda khususnya jika perusaaan ada menggunakan basis operasional yang sarat teknologi. Apa yang dapat dilakukan adalah memiliki generator listrik adalah hal yang mutlak diperlukan. Back-up sistem yang baik dibutuhkan untuk menyediakan energi listrik untuk penerangan dan fungsi lainnya untuk kebutuhan operasional usaha sampai listrik dipulihkan. Di sebuah pabrik, beberapa generator tambahan yang besar akan berguna agar dapat menyimpan tenaga yang memadai agar tidak putus berproduksi hinggal pasokan listrik dari PLN pulih kembali.Investasi dalam bidang IT untuk mendukung komputerisasi back up mungkin juga diperlukan. Dengan demikian antisipasi resiko teknologi akan lebih maksimal. Karena system yang memadai dapat malakukan penyimpanan back up listrik yang diperlukan sehingga back-up baterai tidak perlu dikhawatirkan. Namun ada kalanya semakin digunakan teknologi tinggi atau system digital akan menimbulkan kebutuhan baru untuk antisipasi system terganggu. Misalnya sistem komputer harus dilengkapi dengan perangkat anti petir untuk menghindari kerusakan peralatan. Back-up sistem offline dan online data juga harus digunakan untuk melindungi dokumen-dokumen penting. - Gangguan Telekomunikasi
Meskipun kegagalan telepon dan telekomunikasi relatif jarang, manajer resiko dapat mempertimbangkan untuk menyediakan darurat digunakan hanya ponsel perusahaan kepada personil yang menggunakan telepon sangat penting untuk bisnis mereka.
Memprioritaskan Resiko
Setelah resiko telah diidentifikasi, yang perlu Anda lakukan berikutnya adalah menentukan prioritas sesuai dengan penilaian Anda terhadap probabilitas resiko terjadi. Berikut ini contoh chek list dalam menentuk skala probabilitas dalam melakukan penilaian resiko:
- Sangat mungkin terjadi
- Pada beberapa kesempatan mungkin terjadi
- Kemungkinan kecil terjadi
- Sangat kecil kemungkinan terjadi
Resiko-resiko harus diprioritaskan dan dikelola sesuai dengan kemungkinan terjadinya. Sebagai alat bantu dapag dibuat suatu tabel dengan menempatkan penilaian seberapa sering terjadi sehingga table ini dapat digunakan sebagai tolls analisa untuk kemungkinan suatu resiko dapat terjadi. Lebih jauh Anda juga dapat merancang agar data analisa ini dapat diakses secara online oleh karyawan sehingga dapat memberikan panduan untuk dan mengetahun prioritas resiko.
Mengelola Resiko
Anda mungkin sudah melakukan maksimal tindakan antisipasi Resiko, namun belum membuat Anda yakin sepenuhnya bahwa antisipasi atau kontijensi plan tidak 100% berhasil. Maka Anda dapat berpikir dan berpalin memanfaatkan fasilitas Asuransi. Asuransi adalah perlindungan prinsip dalam mengelola resiko, dan banyak resiko yang diasuransikan. Asuransi kebakaran merupakan suatu keharusan dan hal yang utama bagi setiap bisnis yang menempati ruang fisik, baik yang dimiliki langsung atau disewa. Tidak semua Asuransi diperlukan, Anda dapat memilahnya sesuai bidang usaha atau skala usaha Anda.
Sehingga luasnya cakupan asuransi terhadap resiko yang terjadi akan tergantung pada kategori dari bisnis Anda. Sebuah pabrik berat, tentu saja akan memerlukan cakupan yang lebih luas untuk melindungi karyawan Anda.
Juga beberapa resiko memerlukan prioritas tinggi untuk di cover oleh asuransi. Berapa diantara Anda mungkin memiliki perspektif dimana kebutuhan utama pada asuransi yang dapat meng cover resiko penipuan atau penggelapan yang dilakukan karyawan. Beberapa perusahaan asuransi khusus akan penjaminan obligasi kas untuk menyediakan keuangan dalam hal penggelapan, pencurian atau penipuan.
Anda tentu perlu belajar worst case yang dapat terjadi sehingga Anda mengambil tindakan untuk mengasuransikan terhadap potensi resiko. Bahkan jika karyawan telah bekerja selama bertahun-tahun tanpa masalah dan kinerja mereka telah menjadi teladan, maka tetap asuransi menjadi jawaban atas resiko yang mungkin kita beranggapan kecil kemungkinan terjadi.
Pada akhirnya Anda mungkin berpikir bahwa konsultan manajemen resiko bukanlah investasi yang terlalu mahal. Bahkan bisa jadi itu merupakan langkah bijaksana dalam pencegahan dan manajemen resiko.
Pencegahan
Diluar jaminan Asuransi, kita bisa berpikir bahwa Asuransi Resiko terbaik adalah pencegahan. Mencegah banyak resiko agar tidak terjadi dalam bisnis Anda adalah hal yang terbaik yang bisa dicapai. Adakanlah pelatihan karyawan, mengenali latar belakang karyawan, pemeriksaan prosedur keamanan secara berkala, pemeliharaan peralatan dan pemeriksaan secara berkala, pemeliharaan bangunan fisik dan lain-lain. Libatkan setiap karyawan untuk selalu punya mental yang bertanggung jawab. Juga dari level manajerial perlu memberikan penugasan khusus kepada karyawan yang akan incharge untuk menangani tanggung jawab manajemen resiko. Sebuah komite manajemen resiko juga dapat dibentuk dengan anggota yang sudah diberikan pembagian tugas-tugas tertentu, dikoordinasikan untuk memberikan laporan kepada manajer resiko.
Manajer resiko dengan team nya akan merumuskan rencana untuk situasi darurat seperti:
- Kebakaran
- Ledakan
- Bahan berbahaya
- Kecelakaan
- Keadaan darurat lainnya
Karyawan harus tahu apa yang harus dilakukan, dan bagaiman serta kemana untuk dapat melakukan tindakan penyelamatan diri. Seperti mengetahui akses untuk keluar dari bangunan atau ruang kantor.
Lakukan juga perencanaan untuk pemeriksaan keamanan bangunan fisik dan peralatan kantor lainnya. Perl uterus dikembangkan dan dilaksanakan secara teratur, untuk memberikan pelatihan dan pendidikan personil team manajamen resiko. Secara periodik lakukan review secara ketat semua potensi resiko, pelajari dan kembangkan bagaimana cara antisipasi dan penangannannya. Kemudian bisa menjadi prosedur yang ditetapkan jika terjadi. Perlindungan asuransi juga harus ditinjau ulang secara berkala dan ditingkatkan atau diturunkan sesuai dengan kebutuhan dari dinamika usaha Anda.
KESIMPULAN
Banyaknya resiko usaha yang timbul, dan identifikasi atas konsekuensinya yang dapat membahayakan kelangsungan usaha, maka akhirnya, kebutuhan untuk menyewa konsultan manajemen resiko dapat menjadi langkah bijaksana dalam pencegahan dan manajemen resiko. Tapi sekali lagi, hal ini sebagai langkah baik bahwa Anda tidak memandang ringan resiko usaha, meski tetap disesuaikan dengan skala priorias usaha, keuagan usahan Anda dan dinamikia usaha Anda. Fungsi Asuransi dapat disimpulkan yaitu menjadi Peace of Mind.
P. Adi/Contributor/VMN/BL