(Businesslounge Journal-Finance & Tax)
Meskipun sulit untuk menyampaikan berita ini kepada staf, dengan langkah-langkah berikut, Anda dapat mengomunikasikan pemotongan anggaran kepada tim Anda secara efektif dan membantu mereka memproses informasi tersebut. Kelanjutan dari langkah-langkah tersebut meliputi:
4. Kelola ekspektasi
Dalam memproses berita pemotongan anggaran, karyawan mungkin ingin tahu apa arti tindakan tersebut bagi mereka dan perusahaan. Anda dapat menjelaskan kepada mereka implikasi dari pemotongan anggaran, membantu mereka memproses dampaknya, dan mempersiapkan mereka untuk menghadapi konsekuensinya. Tunjukkan pengertian terhadap perasaan mereka dan dorong mereka untuk tetap bersikap konstruktif. Juga, beri tahu mereka apa yang Anda harapkan dari mereka selama periode ini.
5. Kelola kecemasan dengan komunikasi yang efektif
Selama masa pengurangan dan pemberhentian, ada risiko bahwa informasi yang menyesatkan dapat mulai beredar saat anggota staf mencoba memahami apa yang terjadi dan bagaimana langkah-langkah baru dapat memengaruhi mereka. Pertahankan tingkat kejujuran dan komunikasi yang tinggi dan konstan dengan staf Anda, baik sebagai tim maupun dalam percakapan individu. Mempertahankan saluran umpan balik yang terbuka dapat mengurangi kesalahan informasi dan kecemasan yang dapat muncul setelah pemotongan anggaran.
6. Catat percakapan dan perjanjian
Mencatat percakapan, membuat catatan, dan memiliki pihak ketiga di dalam ruangan selama percakapan yang menantang dengan orang-orang dapat membantu menghindari salah tafsir atas fakta dan mengurangi konflik. Praktik-praktik ini sangat penting selama pemotongan anggaran untuk mengurangi ketegangan dan membantu menangani reaksi yang tidak diinginkan. Tindakan hukum, publisitas buruk, dan konflik internal kadang-kadang dapat mengikuti periode pemotongan anggaran. Melalui persiapan dan komunikasi yang hati-hati, Anda dapat memastikan bahwa organisasi dan Anda sebagai individu mendapatkan perlakuan dan representasi yang adil.
Tips untuk mengelola sumber daya selama pemotongan anggaran
Berusaha membatasi konsekuensi dari pemotongan anggaran sambil tetap melakukan penyesuaian yang diperlukan membutuhkan penilaian yang kritis. Berikut adalah beberapa langkah untuk mengurangi dampak buruk dari pemotongan anggaran:
1. Atasi area dengan pengembalian investasi rendah
Selama pemotongan anggaran, perusahaan dapat mengidentifikasi area dengan biaya tinggi yang saat ini menghasilkan hasil yang lebih sedikit dan memperbaiki biaya tersebut sesuai. Salah satu contohnya adalah situs web atau strategi dengan pengembalian investasi yang rendah. Perusahaan dapat menghentikan strategi tersebut atau mengidentifikasi alasan ketidakefisiensiannya dan menanganinya. Ini juga berlaku untuk anggota staf yang kontribusinya mungkin memerlukan perhatian dan tinjauan ekstra. Ini mungkin waktu yang berguna untuk melaksanakan langkah-langkah yang tertunda untuk menangani kinerja karyawan yang kurang produktif.
2. Fokuskan sumber daya pada penghasil pendapatan
Di bawah pemotongan anggaran, tim Anda dapat lebih fokus pada produk dan layanan yang menghasilkan pendapatan tertinggi. Sebagai contoh, bisnis restoran mungkin lebih fokus pada penyajian item dalam menu yang paling banyak diminati oleh pelanggan. Untuk mengurangi biaya, manajer dapat sementara menghapus hidangan yang hanya sedikit diminta oleh pelanggan dari menu dan menyalurkan sumber daya, iklan, dan promosi pada produk yang menghasilkan margin tertinggi. Mereka dapat mengembalikan produk dan layanan lainnya nanti jika sesuai.
3. Bekerja dengan karyawan
Pemotongan anggaran dapat berarti bahwa perusahaan tidak mampu mempertahankan jumlah staf yang ada. Anda dapat menghindari pengurangan staf di tim Anda dengan sementara mengurangi manfaat finansial semua anggota staf. Diskusikan opsi ini dengan anggota tim Anda dan sepakati berapa banyak pembayaran yang dapat Anda kurangi sementara untuk membantu memastikan tidak ada staf yang meninggalkan perusahaan. Staf mungkin mengizinkan perusahaan untuk mengurangi kontribusinya pada pensiun pribadi yang mereka investasikan sendiri atau pembayaran lain yang tidak diwajibkan secara hukum.
4. Bekerja dengan vendor dan pemasok
Untuk mengurangi biaya, Anda dapat berkomunikasi dengan mereka yang memasok barang dan jasa untuk melihat apakah perusahaan dapat mendapatkan pengurangan biaya. Beberapa dari mereka mungkin bersedia mempertimbangkan kondisi perusahaan saat ini dan sedikit mengurangi biaya produk mereka. Pengurangan ini dapat membantu Anda mengelola operasi tim selama periode pengurangan. Pertimbangkan vendor baru yang memberikan produk dan layanan serupa dengan penawaran harga yang lebih baik. Pemotongan anggaran mungkin mengharuskan memilih opsi yang lebih baik dan lebih hemat biaya yang mungkin disajikan oleh vendor baru ini.
5. Kurangi pengeluaran yang tidak perlu
Anda dapat mengidentifikasi pengeluaran tambahan yang mungkin tidak diperlukan atau yang tim Anda dapat lakukan tanpa dan menguranginya. Biaya mengadakan acara dan pesta perayaan adalah pengeluaran yang dapat Anda hilangkan atau kurangi selama pemotongan anggaran. Pengeluaran tak terduga adalah item konstan lain dalam sebagian besar anggaran yang dapat Anda tangani. Ini bisa mencakup apa saja mulai dari penyegaran ringan untuk rapat hingga persediaan kantor. Saat mencari pengeluaran kecil untuk dihilangkan, Anda juga dapat meminta karyawan untuk mengirimkan permintaan dana sehingga Anda dapat melacak dan menentukan apakah pengeluaran tersebut diperlukan di masa depan.
6. Biarkan pemotongan anggaran sesuai dengan penurunan pendapatan
Biarkan pengurangan pendapatan sebanding dengan pemotongan anggaran. Jika penghasilan turun 10%, biarkan pemotongan anggaran mencerminkan persentase yang sama. Melebihi pengurangan yang sesuai mungkin memberikan kelegaan jangka pendek, tetapi dapat mengakibatkan pemotongan terlalu banyak sumber daya yang diperlukan untuk mempertahankan pendapatan yang tersisa. Untuk menghindari efek buruk bersih ini, Anda dapat memastikan pemotongan sesuai dengan penurunan pendapatan.