(Businesslounge Journal-Human Resources) Pengusaha sering merasa harus memantau pekerja. Ada cara yang buruk untuk melakukannya dan cara yang tidak terlalu buruk.
Terkait perusahaan yang memantau karyawan, ada ketidaksesuaian mendasar: Perusahaan ingin melakukannya dan karyawan umumnya tidak menyukainya. Lagi pula, siapa yang ingin ada yang mengawasi mereka?
Jadi, bagaimana perusahaan memantau karyawan dengan cara yang meminimalkan rasa kesal? Banyak perusahaan percaya bahwa mereka tidak punya pilihan selain memantau karyawan mereka, terutama di era kerja jarak jauh. Atasan mengatakan mereka ingin memastikan pekerja seproduktif mungkin dan tidak bermalas-malasan, tanpa pengawasan langsung. Menurut Gartner, 71% karyawan sekarang dipantau secara digital dengan cara tertentu, naik dari 30% sebelum pandemi.
Masalahnya adalah banyak dari perusahaan ini yang salah arah: Tidak ada bukti substansial yang mengatakan bahwa pemantauan lebih baik daripada tidak memantau sama sekali. Penelitian, pada kenyataannya, menunjukkan bahwa pemantauan tidak banyak membantu kecuali membuat karyawan stres. Namun, selama perusahaan merasa harus mengawasi karyawannya, ada cara yang buruk untuk melakukannya dan ada cara yang tidak terlalu buruk. Strategi terakhir ini tidak akan membuat orang senang diawasi, atau membuat mereka lebih produktif. Namun, strategi ini dapat membantu karyawan merasa lebih baik tentang proses tersebut—serta tentang pekerjaan dan pemberi kerja mereka.
Berikut ini adalah beberapa pendekatan terbaik yang saya temukan dalam penelitian saya, serta dalam studi yang dilakukan oleh orang lain.
Bersikaplah transparan
Terlalu sering, perusahaan memantau—melakukan hal-hal seperti mencatat kunjungan situs web atau bahkan memata-matai karyawan melalui webcam—tetapi tidak memberi tahu karyawan. Itu adalah kesalahan. Karyawan pasti akan mengetahuinya. Pendekatan yang lebih baik adalah memberi tahu karyawan bahwa mereka sedang diawasi dan, yang sama pentingnya, mengapa perusahaan melakukannya. Ini membuat pemantauan tampak lebih jujur dan tidak terlalu menyeramkan, dan menjadi lebih mudah bagi karyawan untuk mempercayainya.
Bayangkan sebuah firma konsultan mulai melacak aktivitas karyawan. Jika perusahaan hanya memberi tahu karyawan bahwa mereka sedang diawasi—tanpa konteks lain—staf kemungkinan akan menjadi gelisah dan curiga. Namun, karyawan kemungkinan akan merasa jauh lebih baik jika perusahaan menjelaskan bahwa mereka ingin klien merasa lebih yakin bahwa jam kerja yang dapat ditagih akurat.
Satu studi yang mengamati 257 karyawan pusat panggilan universitas menunjukkan betapa pentingnya bagi manajer untuk menjelaskan pemantauan dengan benar—dan bagaimana pemantauan digunakan untuk menilai pekerja. Karyawan yang menganggap penjelasan manajer mereka memadai merasa jauh lebih adil dan percaya kepada manajer mereka. Dan, pada gilirannya, mereka juga lebih puas dengan pekerjaan mereka.
Sediakan data
Tidaklah cukup hanya memberi tahu karyawan bahwa mereka sedang diawasi. Perusahaan harus memberi mereka akses ke data yang dikumpulkan. Sekali lagi, transparansi akan membuat pekerja lebih nyaman dengan pengawasan dan tidak terlalu curiga terhadap atasan mereka. Dalam survei terhadap 800 responden Jerman, peneliti menemukan bahwa mereka jauh lebih kritis terhadap sistem pemantauan di mana hanya atasan—tetapi bukan karyawan—yang memiliki akses ke data.
Susun dengan cerdas
Penting juga untuk menyajikan pemantauan dengan cara yang tepat. Karyawan sering merasa seolah-olah perusahaan menggunakan data pelacakan sebagai “jebakan” untuk menghukum mereka. Sebaliknya, perusahaan harus menunjukkan kepada karyawan bagaimana data yang dikumpulkan dapat membantu mereka melakukan pekerjaan dengan lebih baik—seperti melacak dampak pekerjaan mereka terhadap klien atau berapa banyak waktu yang mereka habiskan dalam rapat dibandingkan dengan tugas pekerjaan. Sebuah studi terhadap 330 karyawan penjualan dan layanan pelanggan di sebuah organisasi telekomunikasi di Midwest membuktikan hal ini. Semakin karyawan menganggap sistem pemantauan membantu pertumbuhan mereka, semakin besar kepuasan dan komitmen yang mereka rasakan. Namun, perusahaan tidak boleh bersikap terlalu ekstrem dalam hal transparansi. Pertimbangkan sebuah studi terhadap 108 siswa yang mengoreksi entri dalam basis data. Dalam kasus di mana siswa sering diingatkan bahwa mereka sedang dipantau, mereka melaporkan bahwa mereka merasa kurang mengendalikan pekerjaan mereka.
Beri karyawan pilihan
Karyawan juga dapat merespons dengan buruk—dalam sikap dan kinerja—jika mereka kurang mengendalikan proses tersebut. Dalam satu percobaan, beberapa orang yang melakukan tugas entri data dan pemeriksaan dapat menonaktifkan pemantauan sama sekali. Akurasi mereka meningkat sebesar 22% dibandingkan dengan mereka yang tidak memiliki kendali atas pemantauan.
Pengusaha mungkin khawatir bahwa pekerja akan menyalahgunakan wewenang itu untuk menonaktifkan pemantauan sementara. Namun, hanya empat peserta yang benar-benar melakukannya. Meskipun para peneliti ini tidak mempelajari hal ini secara khusus, temuan-temuan ini sejalan dengan sejumlah besar penelitian tentang manajemen kesan, yang menemukan bahwa orang-orang pada umumnya menyadari bahwa terlihat berusaha keras dalam pekerjaan mereka akan membuat mereka terlihat baik, dan “menyembunyikan” usaha mereka terlalu sering dapat dianggap negatif.
Fokus pada hasil, bukan proses
Alih-alih memantau aktivitas sehari-hari, fokuslah pada pencapaian dan hasil kerja. Ini memberi karyawan lebih banyak otonomi. Tetapkan tujuan yang jelas, buat tujuan yang spesifik, terukur, dan realistis untuk setiap karyawan atau tim. Pastikan semua orang memahami apa yang diharapkan dari mereka. Gunakan indikator kinerja, identifikasi metrik yang relevan untuk mengevaluasi pencapaian. Ini bisa berupa target penjualan, waktu penyelesaian proyek, atau kepuasan pelanggan. Sediakan dukungan, pastikan karyawan memiliki sumber daya dan dukungan yang mereka butuhkan untuk mencapai tujuan mereka. Ini bisa berupa pelatihan, alat, atau akses ke informasi yang diperlukan. Umpan balik konstruktif, berikan umpan balik yang positif dan konstruktif berdasarkan data yang dikumpulkan. Ini membantu karyawan merasa dihargai dan berkembang. Libatkan karyawan, ajak karyawan untuk terlibat dalam proses pemantauan. Misalnya, mereka bisa memberikan masukan tentang metrik yang relevan dan bagaimana cara kerja mereka dipantau. Pilih alat yang tepat, gunakan alat pemantauan yang tidak invasif, seperti aplikasi yang hanya merekam waktu kerja tanpa mengawasi aktivitas secara berlebihan.
Budaya kepercayaan
Bangun budaya di mana kepercayaan dan komunikasi terbuka menjadi prioritas. Ini mengurangi kebutuhan untuk memantau secara ketat. Membangun budaya kepercayaan memang sangat penting dalam lingkungan kerja. Melalui komunikasi yang terbuka, mendorong karyawan untuk berbagi ide, masukan, dan kekhawatiran mereka tanpa takut akan konsekuensi. Sediakan saluran komunikasi yang mudah diakses, seperti forum atau pertemuan rutin. Penghargaan atas kejujuran melalui pemberian penghargaan atau pengakuan kepada karyawan yang jujur dalam memberikan umpan balik atau mengakui kesalahan. Ini menciptakan lingkungan di mana kejujuran dihargai. Mendengarkan dengan aktif dengan menunjukkan bahwa pendapat dan perasaan karyawan dihargai dengan mendengarkan secara aktif dan memberikan respons yang sesuai.
Dengan pendekatan yang tepat, perusahaan dapat memantau karyawan tanpa menciptakan rasa kesal, sehingga menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif yang akan mendorong seluruh organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Pengusaha dan karyawan akan mengalami kantor sebagai tempat yang nyaman.