(Business Lounge Journal – Operation Management)
Sebagian orang menganggap bidang Purchasing sama dengan bidang Procurement. Padahal sebenarnya Purchasing dan Procurement adalah dua bidang yang saling berkaitan namun memiliki tugas, fungsi dan tanggung jawab yang berbeda.
Bagi sebagian besar orang terdapat anggapan bahwa orang yang bekerja sebagai karyawan Purchasing sering kali dikaitkan dengan profesi ladang basah. Namun apakah demikian faktanya?
Tugas dan tanggung jawab Purchasing dan Procurement
Seorang yang bekerja di bagian Purchasing (atau seorang Purchasing Officer) bertugas mengerjakan serangkaian tugasnya dalam melakukan proses pembelian barang dan jasa. Biasanya Purchasing Officer akan menjalankan tugasnya dari mulai penerimaan Purchase Requisition (PR), melengkapi tiga harga pembanding dari tiga supplier yang berbeda, membuatkan Purchase Order (PO), hingga sampai kepada penentuan pemenang dan sistem pembayaran yang sudah disepakati dari kedua pihak. Untuk itu seorang Purchasing Officer harus memiliki kemampuan untuk bernegosiasi guna mendapatkan nilai harga yang terbaik, kesesuaian barang yang diajukan dan ketepatan waktu pengiriman barang.
Sedangkan orang yang berprofesi sebagai Procurement Officer adalah karyawan yang bertanggung jawab untuk menentukan serangkaian proses rencana pembelian, memastikan ketersediaan budget, mengidentifikasi kebutuhan dan kualitas barang atau jasa yang dibutuhkan, sampai kepada menentukan tempat penyimpanan pembelian barang yang sudah dilakukan oleh Purchasing.
Kiat-kiat penting untuk mencapai kesuksesan sebagai Purchasing Officer
Perlu kita ketahui terlebih dahulu bahwa profesi sebagai seorang Purchasing Officer tidaklah semudah seperti apa yang dibayangkan orang lain. Profesi sebagai seorang Purchasing Officer merupakan bagian penting di dalam sebuah proses operasional. Seorang Purchasing Officer yang handal tidak boleh serta merta menentukan pemenang kepada supplier yang terlihat baik-baik saja atau yang menjanjikan komisi besar dalam sebuah tender. Seorang Purchasing Officer harus memiliki kemampuan:
- Mengerti Standar Operasional Prosedur (SOP) Kerja dan Intruksi Kerja (IK)
- Dapat menentukan dan menilai supplier secara obyektif dalam menentukan harga barang atau jasa
- Memiliki data base supplier yang baik
- Mampu bekerja secara jujur
- Memiliki sikap hati yang loyal kepada perusahaan yang memberi pekerjaan
- Bisa bekerja di bawah tekanan
- Memiliki rasa tanggung jawab dan berani mengambil risiko secara terukur
- Cekatan dalam mengerjakan tugas dan tanggung jawab sebagai Purchasing Officer
Salah satu hal yang saat ini juga dibutuhkan adalah bagaimana dapat menganalisa data. Penting bagi seorang Procurement Officer untuk dapat mengembangkan kemampuan analisis data untuk mengevaluasi biaya, mengidentifikasi tren pembelian, dan membuat keputusan berdasarkan data. Anda dapat menggunakan perangkat lunak manajemen pembelian untuk melacak dan menganalisis data pembelian.
Melalui artikel yang saya tuliskan ini, serta kiat sukses yang sudah di bagikan. Semoga dapat menjawab bahwa profesi Purchasing Officer – jika ditekuni dengan baik – tentu akan dapat menjadikan mimpi sukses Anda menjadi kenyataan hari ini.