(Businesslounge Journal-General Management)
Dalam pekerjaan apa pun, terutama sebagai pemimpin, manajemen waktu adalah salah satu keterampilan terpenting yang harus dikuasai. Tanpa mengelola waktu dengan baik untuk diri sendiri atau tim Anda, Anda mungkin akan melihat beberapa aspek departemen Anda atau bahkan seluruh perusahaan menjadi terlalu terbebani. Inilah mengapa manajemen waktu dapat menjadi salah satu aset terpenting yang tersedia bagi Anda. Dalam artikel ini, kita akan membahas apa itu manajemen waktu, mengapa itu penting, dan bagaimana Anda dapat meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda.
Pentingnya Manajemen Waktu bagi Organisasi
Tidak peduli di organisasi mana Anda bekerja, manajemen waktu adalah sesuatu yang dapat memberikan manfaat bagi setiap anggota tim. Waktu adalah sumber daya yang terbatas, yang berarti sangat berharga. Meskipun perusahaan dapat merekrut lebih banyak karyawan dengan kontrak yang lebih panjang, sehingga tim memiliki lebih banyak jam kerja yang tersedia, waktu itu sendiri tetap terbatas. Menunggu proyek selesai, karyawan yang mengambil istirahat tambahan, dan tingkat produktivitas yang rendah semuanya dapat mempengaruhi jumlah waktu yang tersedia bagi tim untuk menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan. Inilah sebabnya mengapa manajemen waktu sangat penting.
Saat perusahaan, lembaga amal, dan departemen pemerintah berupaya tumbuh dan melakukan lebih banyak hal dalam lingkup tugas mereka, pemimpin yang baik fokus pada memaksimalkan waktu yang tersedia. Ini melibatkan membantu tim yang bekerja di bawah mereka untuk berusaha seefisien mungkin dalam batasan waktu yang ada. Pemimpin yang tidak efisien cenderung tertinggal dari tenggat waktu dan mengancam keamanan finansial jangka panjang perusahaan, karena mereka tidak sepenuhnya memahami pentingnya menghemat dan mengelola waktu.
Apa itu Manajemen Waktu?
Manajemen waktu mengacu pada kemampuan memaksimalkan jumlah waktu yang Anda miliki dengan menggunakan berbagai metode manajemen. Ini termasuk merencanakan apa yang Anda lakukan dalam waktu yang tersedia secara rinci, menetapkan anggota tim yang berbeda untuk tugas yang kemungkinan besar mereka kerjakan secara efisien, dan memprioritaskan beberapa tugas dibandingkan yang lain jika perlu karena tenggat waktu ketat yang ditetapkan oleh manajemen senior, klien, dan pemangku kepentingan. Manajemen waktu penting karena berlaku bagi individu dan tim, sehingga sangat bermanfaat untuk memaksimalkan waktu Anda sepanjang hari kerja, baik Anda anggota tim atau manajer.
Cara Meningkatkan Keterampilan Manajemen Waktu Anda
Ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan keterampilan manajemen waktu Anda. Meskipun tidak semua langkah ini cocok untuk semua situasi di mana Anda mungkin ingin menerapkan metode manajemen waktu, berusaha untuk memasukkan sebagian besar tugas ini dalam pekerjaan Anda dapat membantu menempatkan Anda dalam posisi terbaik untuk memaksimalkan waktu Anda. Berikut adalah beberapa langkah kunci untuk manajemen waktu yang baik:
1. Rencanakan di Muka
Langkah pertama yang dapat Anda lakukan ketika menghadapi tugas apa pun adalah merencanakan di muka. Ini berarti menyerap berbagai informasi tentang sifat tugas, termasuk jumlah waktu yang Anda miliki dan jumlah waktu yang mungkin diperlukan untuk menyelesaikan setiap tahap tugas. Ini tidak hanya berarti Anda siap untuk durasi setiap tugas, tetapi juga berarti Anda dapat beradaptasi ketika sulit mencapai tenggat waktu individu dalam proyek yang lebih luas.
Bagi manajer, merencanakan di muka dapat memberikan pemahaman yang lebih baik tentang anggota tim. Ini melibatkan mengetahui kapan dan bagaimana setiap anggota tim kemungkinan besar paling produktif, sehingga setiap karyawan individu dapat bekerja sebaik mungkin. Ini memungkinkan proyek berjalan lancar dan tim bekerja secara kohesif bersama.
2. Prioritaskan Beban Kerja Anda
Ketika Anda memiliki serangkaian tugas di depan Anda, kemungkinan beberapa aspek pekerjaan memerlukan penyelesaian lebih mendesak dibanding yang lain. Misalnya, menandatangani lembar waktu tepat waktu untuk gaji atau memesan ruang rapat untuk percakapan dengan klien adalah tugas yang memiliki tenggat waktu ketat. Mendaftar tugas Anda berdasarkan prioritas sebelum mengerjakannya menempatkan Anda dalam posisi terbaik untuk memastikan bahwa semua pekerjaan terpenting selesai.
Penting untuk tidak hanya memprioritaskan berdasarkan tanggal penyelesaian yang diperlukan dari tugas Anda tetapi juga berdasarkan pentingnya relatif mereka. Misalnya, tugas pendek yang perlu diselesaikan pada akhir hari tidak selalu menjadi prioritas, karena dapat dimasukkan ke dalam beberapa menit yang tersisa. Tugas besar yang memiliki tenggat waktu berbulan-bulan kemudian bisa memerlukan perhatian dan fokus yang signifikan dalam jangka waktu lama. Memulai jenis tugas ini sesegera mungkin dapat membantu Anda menghindari meninggalkan diri Anda dengan satu bulan pekerjaan yang harus diselesaikan dua minggu sebelum tenggat waktu.
(Bersambung ke Artikel Selanjutnya)