(The Manager’s Lounge – HR) – Apakah Anda termasuk orang yang merasakan bahwa 24 jam seringkali tidaklah cukup untuk mengerjakan seluruh pekerjaan Anda? Apakah Anda seringkali mengalami kesulitan dalam menentukan prioritas dalam tugas-tugas yang harusnya Anda selesaikan? Jika ya, maka artinya Anda salah satu dari sekian banyak orang yang bermasalah dalam hal Time Management. Checklist atau To-Do List dapat membenahi kehidupan Anda menjadi lebih baik.
Kesibukan seringkali menjadikan kita beranggapan bahwa 24 jam dalam sehari adalah kurang. Sayangnya, kenyataan bahwa satu hari sama dengan 24 jam tidak dapat diubah. Kita hanya bisa menghadapinya dan mengatur kehidupan kita dalam kurun waktu 24 jam tersebut. Manfaatkanlah Checklist yang bakal mempunyai banyak manfaat terhadap aktivitas Anda.
Dengan memanfaatkan Checklist, maka kita dapat menjadikan hidup kita lebih terprogram dan terstruktur. Semua yang kita lakukan dalam sehari sudah terlebih dulu direncanakan. Checklist memungkinkan kita untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang sudah menjadi prioritas terlebih dulu.
Kemudian, Checklist juga membantu kita dalam membandingkan antara rencana dan actual, sehingga kita dapat melakukan evaluasi mengenai seberapa efisien dan efektif diri kita sendiri dalam memanfaatkan waktu. Melalui checklist, maka kita dapat memahami kapan waktu paling efektif dan kapan waktu yang tidak efektif, sehingga di lain waktu kita dapat memprogram waktu paling efektif untuk melakukan pekerjaan yang dianggap tersulit dan butuh konsentrasi tinggi, dan demikian pula sebaliknya.
Checklist dapat membantu kita dalam mencapai kinerja yang optimal. Bagaimana caranya? Salah satunya dengan cara mengukur efisiensi waktu yang kita gunakan. Umumnya, dalam bekerja 8 jam sehari (di luar istirahat), sulit kita gunakan otak/tenaga kita untuk bekerja terus menerus tanpa berhenti. Ada kalanya kita menghirup nafas, beristirahat, dan juga beribadah. Sehingga total waktu bekerja kita sesungguhnya tidaklah 8 jam sehari. Melalui Checklist, maka kita dapat mengukur seberapa jauh rencana vs actual, karena mungkin saja kita terlalu banyak bersantai bukan? Atau mungkin untuk mengkompensasikannya, Anda dapat menambahkan lembur, sehingga target pekerjaan Anda tetap tercapai.
Checklist juga diakui sebagai perangkat yang powerful dalam kepemimpinan. John Kotter, seringkali menggunakan checklist dalam mengelola perubahan organisasi, seperti disebut dalam buku best-sellernya, Leading Change. Demikian ini adalah manfaat dari checklist menurutnya, serta outcomeyang ditimbulkannya (>).
1. memunculkan perasaan penting/butuh > shared need
2. menciptakan panduan bersama> accountability
3. membangun visi & strategi > harapan
4. mengkomunikasikan perubahan visi & strategi > komitmen
5. menjelaskan tindakan yang dilakukan bersama > alignment/keselarasan
6. menghasilkan & menghargai kemenangan-kemenangan kecil > momentum
7. mengkonsolidasikan kemenangan kecil > sukses awal
8. memperkenalkan pendekatan baru dalam budaya atau sistem > sustainable change
Checklist, dalam zaman serba teknologi sekarang, tidak perlu berbentuk planner buku ataupun kertas, melainkan bisa menggunakan tools yang tersedia online maupun software-software lainnya. Beberapa tools yang tersedia secara online antara lain Google Tasks yang terdapat dalam Google Calendar, atau Todoist yang dapat Anda gunakan di todoist.com. Oleh karena itu, tunggu apa lagi? Gunakan Checklist sekarang juga demi memanfaatkan waktu dengan lebih baik!
pic: http://www.123rf.com
(Rinella Putri/SK/TML)