(Business Lounge Journal – Operation Management)
Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan sebuah sistem yang mengatur proses bisnis menjadi suatu kesatuan yang terintegrasi mulai dari pembelian, inventaris, produksi, accounting, marketing, dan masih banyak lagi. Dengan semua data disimpan dalam satu database yang digunakan oleh perusahaan dan pada sistem ini juga dapat disediakan manajemen reporting. Saat ini ada banyak aplikasi perangkat lunak ERP yang dapat membantu perusahaan menjalankan bisnis mereka dengan satu sistem saja.
Selama bertahun-tahun, sistem ERP ini telah berkembang dan saat ini menjadi aplikasi yang berbasis web sehingga dapat diakses oleh para pengguna dari jarak jauh.
Di setiap perusahaan tentu memiliki berbagai departemen. Dengan ERP, maka setiap departemen dapat berkomunikasi dan bertukar informasi dengan lebih mudah. Sistem ini mengumpulkan informasi tentang bagaimana keadaan dan aktivitas dari setiap divisi dan dapat diakses oleh divisi yang lain. Hal ini memungkinkan informasi-informasi ini dapat digunakan secara produktif.
ERP dapat menyadarkan perusahaan untuk menghubungkan informasi tentang keuangan, produksi, distribusi dan sumber daya manusia (SDM) secara bersamaan. Mengapa? Karena sistem ini mengintegrasikan sistem pengendalian stok, pemantauan pesanan, hutang dagang, dan database pelanggan dalam satu sistem saja.
Pertanyaannya sekarang: bagaimana cara kerja dari ERP?
Seperti yang dituliskan di atas, ERP sudah berkembang selama bertahun-tahun. Dimulai dari model perangkat lunak tradisional dan sistem input manual, sehingga saat ini menjadi perangkat lunak yang berbasis cloud yang bisa diakses dari jarak jauh dengan berbasis web. Biasanya, platfom ini dikelola oleh perusahaan yang membuatnya lalu disewa oleh perusahaan lain sebagai klien.
Pembuat sistem ERP ini bisanya disebut dengan perusahaan hosting yang menyewakan aplikasi server mereka kepada klien, lalu dari kedua belah pihak ini mengintegrasikan proses dan data klien ke dalam platform. Setelah semua data terkumpulkan dalam satu sistem, maka semua data tersebut tersedia bagi setiap mereka yang diberikan akses untuk menggunakannya. Laporan yang dihasilkan pun bermacam-macam. Sebut saja bisa dengan bentuk metrik, grafik atau visual lainnya yang membantu klien menentukan kinerja bisnis pada departemennya.
Menggunakan ERP dalam menyusun atau menentukan perencanaan sumber daya bisnis memiliki alasan-alasannya. Seperti pengurangan biaya, perluasan dan peningkatan operasi. Memang manfaat yang di cari antar perusahaan pasti berbeda. Namun beberapa hal di bawah ini juga perlu untuk diperhatikan tentang manfaat dari ERP yaitu:
Meningkatkan Akurasi & Produktivitas
Dengan mengintegrasikan dan mengotomatisasikan proses bisnis memungkinkan Anda meningkatkan akurasi dan produktivitas pada bisnis Anda bukan sebaliknya menghasilkan sebuah pemberhentian kerja pada karyawan akibat proses bisnis yang tidak berjalan dengan baik. Selain itu, dengan proses yang saling berhubungan antar departemen, setiap proses antar divisi bisa saling disinkronkan dan pekerjaan pun dapat mencapai hasil yang lebih cepat dan baik.
Meningkatkan Pelaporan
Menggunakan sistem ERP memungkinkan Anda mendapatkan pelaporan data secara real-time yang diperoleh dari satu sistem sumber. Dengan pelaporan yang akurat dan lengkap serta bisa diakses kapan saja dan di mana saja. Selain itu juga dapat membantu perusahaan untuk merencanakan, menganggarkan, dan mengkomunikasikan keadaan operasional kantor secara memadai kepada setiap pihak yang berkepentingan, sebut saja seperti pemegang saham.
Meningkatkan Efisiensi
Dengan menggunakan ERP, maka bisnis dapat dengan cepat mengakses informasi yang dibutuhkan oleh klien, vendor, atau mitra bisnis. Sebagai contoh, misalkan seorang marketing membutuhkan data real time salah satu customer-nya mengenai flow pembayarannya selama 3 bulan terkakhir. Jika menggunakan ERP, sebagai seorang marketing tidak perlu lagi menunggu konfirmasi datanya dari bagian finance, yang mungkin membutuhkan waktu. Data bisa segera diakses langsung oleh marketing tersebut. Hal ini tentunya akan memudahkan dalam proses bisnis.
Selain itu, efisiensi ini juga dapat berpengaruh pada peningkatan kepuasan pelanggan kepada karyawan karena respons yang lebih cepat dan akurat. Pastinya juga dengan keuntungan ini, manajemen pun bisa mengakses data real-time ini dalam situasi pengambilan keputusan secara cepat.
Meningkatkan Kolaborasi
Setiap departemen akan semakin mampu berkolaborasi dan berbagi pengetahuan. Produktivitas dan kepuasan antar karyawan pun bisa semakin meningkat karena masing-masing dapat melihat bagaimana setiap orang atau kelompok fungsional memberikan kontribusi terhadap visi dan misi perusahaan. Selain itu, tugas-tugas manual pun bisa dihilangkan sehingga setiap karyawan bisa lebih fokus atau mengalokasikan waktunya untuk pekerjaan yang lebih penting.
Setelah kita membahas berbagai keuntungan dari ERP, maka kita juga perlu mengetahui apa saja kelemahan dari sistem ini. Ya, sistem ini pun memiliki kelemahannya. ERP tidak selalu dapat menghilangkan inefisiensi pada bisnis Anda atau meningkatkan segala aspek. Ada baiknya, jika ingin menggunakan sistem ini, perusahaan harus terlebih dahulu memikirkan dengan matang bagaimana pengorganisasiannya jika tidak ingin berakhir dengan risiko menggunakan teknologi yang tidak kompatibel atau sesuai tujuan dan kebutuhan perusahaan.
Ketegasan dari perusahaan untuk meninggalkan sistem yang lama dibutuhkan dalam sistem ini. Mengapa? Karena penerapan sistem ERP biasanya gagal ketika perusahaan enggan meninggalkan proses kerja yang lama atau enggan melepaskan perangkat lunak lama yang dianggap sudah berfungsi dengan baik selama ini. Jadi jangan memecah proyek-proyek ERP menjadi lebih kecil yang dapat mengakibatkan pembengkakan biaya.
Sebagai contoh, perusahaan sudah menggunakan sistem ERP, tetapi secara bersamaan data-data sebagiannya masih diolah oleh sistem yang lama. Hal ini akan membuat adanya double data, penginputan dan laporan. Budget pun menjadi double karena menggunakan dua sistem yang berbeda. Intinya adalah jika memang perusahaan ingin beralih ke sistem ERP, maka untuk mengurangi dan mencegah kegagalan pengoperasian sistem ini adalah dengan menerapkan secara penuh sistem ini dan berorientasilah pada perubahan-perubahan di awal masa-masa peralihan sistem.
Sekarang kita perlu mengetahui apa saja sih komponen dari ERP itu? Jadi, ERP sendiri pasti bergantung pada kebutuhan organisasi. Namun secara garis umum, ada 5 komponen yang mencakup semuanya yaitu:
- Keuangan
- SDM
- Logistik & Manufaktur
- Manajemen rantai pasokan
- Manajemen hubungan pelanggan
ERP sendiri memilihi beberapa jenisnya, karena pada umumnya ada tiga operasi penerapan untuk sistem ini sendiri yaitu yang berbasis cloud, on-premise, dan gabungan keduanya.
Berbasis Cloud artinya klien membutuhkan pembelian lisensi karena data perusahaan akan disimpan pada cloud yang disediakan oleh penyedia server. Mengaksesnya pun mudah karena tidak perlu menggunakan perangkat tertentu, hanya cukup mengaksesnya dari situs website saja.
Jika Anda memilih berbasis on-premise itu artinya Anda membeli softwere jenis ERP yang biasanya dibayar satu kali yaitu pembelian lisensi. Ini adalah jenis yang paling tradisional dan konvensional. Namun dalam jangka panjang, pastinya akan ada biaya tambahan untuk merawat dan memperbaharui software tersebut.
Terakhir adalah Hybrid ERP atau gabungan dari kedua jenis ini. Untuk jenis ini bisa digunakan baik ketika ada akses internet atau tidak. Sistem akan menyesuaikan. Ketika Anda menggunakan data internet, maka akan menggunakan jenis cloud. Namun ketika koneksi internet melemah misalkan, sistem akan kembali pada sistem on premise dan akan kembali ter-update ke cloud ketika ada internet.
Jadi bagaimana sekarang? Apakah Anda tertarik menggunakan ERP pada proses bisnis Anda?
Photo by Alvaro Reyes