(Business Lounge Journal – General Management)

Memiliki klien yang sedang terburu-buru terkadang membuat Anda juga ingin sesegera mungkin menyelesaikan proyek yang ada. Mungkin terdapat banyak alasan lainnya yang mungkin membuat Anda ingin melewatkan tahap perencanaan pada proses manajemen proyek. Alih-alih proyek tersebut terlihat sederhana sehingga perencanaan proyek sepertinya tidak diperlukan. Bisa jadi Anda hanya sedang bersemangat dengan pekerjaan yang sedang ada di depan Anda sekarang. Pertanyaannya adalah pernahkah Anda mengalami hal seperti yang saya tuliskan di atas?

Apapun alasannya, memulai sebuah proyek tanpa sebuah perencanaan itu terlalu berisiko. Jangan sekali-kali mengabaikan rencana proyek karena setiap proyek membutuhkan yang namanya perencanaan. Oleh karena itu, dalam tulisan ini kita akam melihat tujuh hal yang menunjukkan betapa pentingnya sebuah perencanaan proyek, yaitu:

1. Tujuan yang jelas

Menentukan tujuan proyek Anda merupakan salah satu langkah yang paling penting dari sebuah rencana proyek Anda. Hal ini dapat membuat Anda memiliki sebuah kesepakatan yang sama dengan klien Anda sebelum pekerjaan di mulai sehingga kesalahpahaman di masa depan dapat dihindari. Setiap tujuan yang baik pastilah realistis, jelas dan terukur.

• Realistis: dengan waktu dan sumber daya yang tersedia, dapatkah mencapai tujuan yang direncanakan?
• Jelas: sebagai pelaksana proyek, apakah kita tahu dengan kelas apa yang di minta klien kita? Apakah semua orang mengerti baik anggota tim maupun klien Anda?
• Measurable: apakah ada indikator yang terukur sehingga dapat digunakan untuk mengukur nilai dari setiap tujuan?

Menentapkan tujuan yang baik akan membuat tim proyek Anda memiliki standar yang mumpuni untuk mengevaluasi apa saja kemajuan yang dihasilkan dari kontribusi mereka dan memininalisir aktivitas yang tidak mendukung tercapainya tujuan Anda.

Untuk menyelesaikan proyek Anda pasti akan lebih sederhana saat Anda menetapkan tujuan yang baik di awal. Anda akan mudah mengukur sejauh mana Anda telah mencapai tujuan tersebut dan mengukur di area mana saja yang membutuhkan perbaikan. Semua hal ini tidak mungkin di lakukan tanpa terlebih dahulu meluangkan waktu untuk membuat perencanaan proyek.

2. Perencanaan sumber daya

Part ini merupakan bagian yang cukup krusial. Mengapa? Masalah yang ditimbukan dari kurangnya perencanaan sumber daya yang jelas dapat berakibat fatal pada proyek Anda. Misalkan; Jika Anda kehabisan uang, waktu atau personel sebelum proyek selesai, proyek Anda akan gagal. Oleh karena itu, keberhasilan proyek Anda bergantung pada bagaimana Anda mengoperasikan sumber daya yang Anda miliki.

Apa saja perencanaan sumber daya yang baik itu?

• Perencanaan sumber daya keuangan: apakah kita dapat menyelesaikan proyek seperti yang dibayangkan dengan uang yang kita miliki?
• Perencanaan sumber daya manusia: apakah saya memiliki anggota tim yang cukup untuk memenuhi semua tujuan dalam kurun waktu yang diberikan? Apakah tim saya memiliki keterampilan manajemen proyek yang dibutuhkan pada perencanaan ini? Apakah ada anggota tim yang akan mengambil cuti yang signifikan?
• Perencanaan sumber daya fisik: apakah kita memiliki laptop, ruang kantor, wifi, dan peralatan lainnya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek ini?
• Perencanaan sumber daya vendor: apakah dengan relasi vendor yang ada saat ini dapat memenuhi kebutuhan proyek ini?
• Perencanaan konflik sumber daya: bagaimana saya dapat mengurangi konflik yang terjadi dalam tim? Sehingga tidak ada konflik yang dapat mengganggu berjalannya pemenuhan target perencanaan.

Sangat penting untuk Anda memiliki jawaban dari pertanyaan-pertanyaan di atas sebelum memulai pekerjaan.

3. Perencanaan tugas

Cobalah untuk melihat tujuan Anda dan buatlah daftar semua tugas yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Anda bisa menyertakan sub-tugas apabila memang diperlukan. Apabila Anda telah memiliki daftar tugas yang lengkap, cobalah untuk mengidentifikasi prioritas dan ketergantungan proyek satu dengan yang lainnya.

Jika Anda telah menyusun daftar tugas, hal ini akan membantu Anda untuk memiliki manajemen tugas yang baik seperti papan digital unutk menetapkan, menyempurnakan dan melacak tugas seiring berjalannya kemajuan dari proyek yang sedang Anda kerjakan. Merencanakan tugas di awal proyek dapat membantu Anda dan tim bekerja lebih efisien dan menambah kans keberhasilan dari proyek Anda.

4. Identifikasi resiko

Membayangkan hal-hal buruk yang bisa terjadi di kemudian hari mungkin bukan hal yang mengenakan. Tetapi yang perlu jadi pertimbangan Anda adalah apabila terjadi krisis ke depannya, Anda akan siapa sebelum krisis itu muncul dan kemudian itu bukan menjadi sebuah krisis. Bagaimana bisa ini terjadi? Jawabannya adalah mulailah untuk mengidentifikasi risiko dalam awal perencanaan proyek Anda.

Periksalah bersama tim Anda dan siapa saja yang memiliki kepentingan dalam proyek Anda. Bagian yang perlu dipertimbangkan adalah

• Ruang lingkup proyek
• Sumber daya (fisik, keuangan, personel)
• Kegagalan teknologi
• Keterlambatan proyek

Pastinya Anda tidak dapat mencegah hal buruk terjadi pada proyek Anda. Tetapi dengan mempersiapkan beberapa skenario pencegahan adalah hal yang bisa Anda lakukan dari sekarang untuk mengurangi resiko besar pada proyek Anda.

5. Komunikasi

Bagian ini seringkali diabaikan dalam manajemen proyek. Padahal ini merupakan aktivitas daily yang pasti dikerjakan baik anggota tim proyek maupun pihak-pihak pemangku kepentingan. Pastikanlah semua orang dalam tim mengerti dengan baik apa yang diharapkan dan menggunakan alat komunikasi antar tim. Anda bisa menggunakan email, pesan teks, layanan obrolan.

Alangkah baiknya untuk tidak pernah mengabaikan isi dari komunikasi tersebut. Cobalah untuk meminimalisir “Miskom” informasi karena tidak membaca salah satu email atau pesan yang diberikan. Tidak ada salahnya untuk menetapkan pedoman yang jelas mengenai setiap informasi yang perlu dikomunikasikan. Misalkan tingkat formalitas bahasa antar tim dengan klien.

6. Penjadwalan

Tujuan dengan adanya jadwal proyek adalah untuk mengkomunikasikan informasi yang penting kepada tim, sehingga informasi tersebut harus komprehensif dan mudah untuk dipahami. Adapun jadwal proyek pasti melibatkan pembuatan dokumen formal yang menjelaskan proyek Anda secara keseluruhan, merinci setiap tugas yang harus Anda selesaikan dengan seberapa banyak waktu yang diberikan untuk Anda menyelesaikan proyek tersebut dan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan.

Cobalah untuk menggunakan alat penjadwalan proyek yang tepat supaya proyek Anda dapat berjalan dengan lancar. Saat ini ada beberapa perangkat lunak penjadwalan manajemen proyek yang dapat Anda pilih. Temukanlah yang sekiranya cocok dengan flow pekerjaan Anda. Dengan demikian, anggota tim dapat melihat jadwal merupakan panduan sehingga mereka semakin bertanggung jawab untuk menyelesaikannya tepat pada waktunya dengan ekspektasi sesuai dengan yang Anda harapkan.

7. Kontrol kualitas

Kontrol kualitas merupakan semua tentang pengukuran kuantitatif dari pekerjaan yang Anda dan tim lakukan. Cobalah untuk menganalisis biaya-manfaat, pembandingan, desain eksperimen dan biaya kualitas sebagai bagian dari metode pengendalian mutu pada proyek Anda.

Sekarang, saatnya merencanakan proyek Anda lebih baik lagi!

Apabila Anda adalah seorang manajer proyek, sudah seharusnya Anda bekerja dengan klien, anggota tim dan pemangku kepentingan lainnya untuk mengidentifikasi apa saja yang menjadi faktor-faktor yang patut diukur dan bagian mana keberhasilan dari faktor-faktor tersebut. Mungkin Anda akan merasa kewalahan di awal perencanaan proyek ini, tapi percayalah dengan menyusun rencana dengan matang, Anda juga telah membangun tim yang sukses sejak awal.