(Business Lounge – Empower People) Komunikasi adalah hal yang penting untuk berjalan secara 2 arah dengan suatu bahasa yang dimengerti baik oleh yang berbicara dan yang mendengar. Hal ini kemudian akan menimbulkan hubungan antar manusia.
Ketika seseorang mengekspresikan dirinya secara verbal, biasanya ia berharap untuk mendapatkan paling tidak dua respon utama: bahwa perkataannya didengar dan apa yang ia sampaikan telah dipahami. Dalam sebuah organisasi perusahaan jika Anda seorang manager dengan beberapa anak buah, penting bagi Anda untuk memperhatikan hal ini. Agar dapat menjadi seorang manajer yang lebih baik lagi, Anda perlu menjalankan fungsi sebagai komunikator dengan pertama-tama mencoba menjadi pendengar yang baik. Peran Anda sebagai manager yang memimpin tim maka, bagaimana interaksi Anda dengan anak buah akan sangat banyak membantu untuk kekompakan tim. Untuk mewujudkannya, Anda perlu melakukan 4 langkah berikut ini.
1. Sesuaikan ekspresi dan bahasa tubuh
Ini adalah langkah awal yang perlu Anda lakukan untuk menjadi pendengar yang baik. Apa artinya? Artinya, Anda menyesuaikan ekspresi dan bahasa tubuh dengan lawan bicara Anda (membaurkan diri). Anda perlu empati untuk melakukannya sebagai bagian dari perhatian Anda kepada lawan bicara Anda. Ingatlah, perhatikan supaya Anda menghindari ekspresi dan bahasa tubuh yang akan mengganggu atau mengalihkan konsentrasi lawan bicara Anda. Seperti misalnya ekspresi, kebingungan, menginterupsi ucapan lawan bicara Anda, atau mengucapkan kata-kata yang menunjukkan ketidaksetujuan. Anda justru harus membantu lawan bicara untuk lebih terbuka dalam menyampaikan pikiran-pikiran maupun perasaan-perasaannya. Segala aspek yang terkait dengan diri Anda haruslah memberi kesan bahwa Anda mendengarkan dan memahami perkataannya.
2. Konfirmasi pesan lawan bicara
Bagaimana Anda bisa masuk ke langkah kedua? Tandanya adalah saat lawan bicara Anda mulai mengulang-ulang hal yang telah ia sampaikan sebelumnya, itulah tandanya bagi Anda untuk lanjut ke langkah kedua. Apa yang perlu Anda lakukan kemudian adalah Anda perlu mengulangi beberapa kata/kalimat yang telah ia ucapkan, dengan demikian secara jelas menunjukkan bahwa Anda benar-benar mendengarkannya. Selain itu, Anda juga akan memperlihatkan kepada lawan bicara bahwa Anda menganggap apa yang ia ucapkan sangatlah penting.
3. Klarifikasi
Setelah Anda mendengarkan apa yang ingin disampaikan oleh lawan bicara, langkah berikutnya yang perlu Anda lakukan adalah “mengklarifikasi” (atau menjernihkan persoalan). Pada titik ini, Anda perlu melibatkan pikiran Anda untuk mulai mengumpulkan informasi mengenai makna dari ucapan atau hal-hal yang dikomunikasikan. Ajukalanlah pertanyaan-pertanyaan yang terbuka atau pertanyaan-pertanyaan yang akan membantu lawan bicara mengenali juga persoalan dan menjadi lebih jernih. Pada langkah ini Anda mulai dapat memahami mengapa lawan bicara Anda mengalami kesulitan atau persoalan tertentu. Kemudian akan timbul penilaian Anda apa yang kemudian mengakibatkan lawan bicara Anda ingin sharing/curhat pada Anda). Anda dapat mengenali kebutuhan lawan bicara untuk bisa menceritakan kepada Anda.
4. Sampaikan bentuk ringkasan Anda
Hal ini perlu dilakukan untuk memastikan bahwa baik Anda maupun lawan bicara telah memiliki kesepahaman. Ketika Anda melakukan hal ini, ada dua hal yang terjadi. Pertama, apabila Anda ternyata melewatkan satu-dua hal maka lawan bicara Anda akan bisa melengkapinya. Kedua, Anda akan dapat memperlihatkan sekali lagi bahwa Anda benar-benar secara serius berupaya untuk memahaminya. Cara ini ke depannya akan membawa manfaat bagi Anda karena membuka peluang untuk menjalin kerjasama yang lebih baik di masa yang akan datang.
Lakukan kembali “konfirmasikan sekali lagi” kepada lawan bicara Anda apakah ia telah merasa puas setelah atas apa yang sudah disampaikan. Tanyakan apakah ia merasa telah dimengerti dengan baik dan apakah masih ada hal-hal lainnya yang ingin dibicarakan.
Ketika Anda telah mendengarkan, mengajukan pertanyaan-pertanyaan, dan memperlihatkan kepedulian dengan tulus, maka pemahaman biasanya akan tercapai. Selanjutnya di masa yang akan datang, Anda dapat meningkatkan kualitas kerjasama yang lebih baik dengan lawan bicara Anda. Baik hubungan kepada anak buah atau rekan kerja lainnya.
P. Adi/VMN/BL/Contributor
Editor: Ruth Berliana