(The Manager’s Lounge – HR) – Dasar dari aplikasi kompetensi adalah proses membandingkan antara kompetensi-kompetensi yang dimiliki karyawan pada saat ini, dengan kompetensi-kompetensi yang disyaratkan oleh suatu pekerjaan. Karenanya, keberhasilan sebuah system yang berasaskan kompetensi sangat bergantung kepada:
– Keakuratan dari pengukuran kompetensi karyawan
– Keakuratan dari pendefinisian model kompetensi. (yaitu kompetensi kompetensi terpenting yang disyaratkan pada tiap jabatan agar seseorang dapat melaksanakan pekerjaan ini dengan sangat baik)
– Validitas dari model yang digunakan dalam mengukur kecocokan antara pekerjaan dan pemangku atau calon pemangku jabatan.
Contoh dari model kompetensi suatu jabatan pada ilustrasi di atas menggambarkan perbandingan dimaksud. Bagian yang berwarna gelap adalah level kompetensi-kompetensi yang disyaratkan, sedangkan bagian yang berwarna terang adalah level kompetensi yang ditunjukkan oleh pemangku atau calon pemangku jabatan. Angka 0 – 6 di bagian atas adalah level dari Just Noticeable Difference yang diuraikan pada masing-masing kompetensi.
Berikut ini adalah contoh aplikasi dan manfaat dari penggunaan kompetensi pada beberapa system dalam manajemen sumber daya manusia
Seleksi / Rekrutmen
Seleksi adalah proses mencocokkan antara pekerjaan dan calon pemegang jabatan, baik yang berasal dari dalam maupun yang direkrut dari luar perusahaan.
Competency based selection berpegang pada hipotesa bahwa semakin cocok kompetensi yag dimiliki seseorang dengan kompetensi yang disyaratkan suatu jabatan, maka semakin baik kinerja dan kepuasaan kerja yang dialami orang tersebut.
Keuntungan dari penggunaan kompetensi dalam proses seleksi dan rekrutmen adalah :
– Menghindari kesalahan perekrutmen dan biaya terkait yang sia-sia.
– Proses belajar yang lebih cepat dari karyawan baru
– Dasar pengambilan keputusan (untuk merekrut) yang kuat, yang terkait jelas dengan persyaratan jabatan.
Manajemen Kinerja
Manajemen kinerja adalah suatu proses yang menciptakan pemahaman bersama antara atasan – bawahan mengenai APA yang harus dicapai (hasil akhir yang harus dicapai) dan BAGAIMANA mencapainya (kompetensi yang dibutuhkan), sehingga akan meningkatkan kemungkinan tercapainya sasaran yang ditetapkan.
Selama ini, proses manajemen kinerja di banyak organisasi hanya menekankan pada kinerjanya, pada APAnya: produktifitas, kuantitas pekerjaan, atau kualitas hasil akhir lainnya yang terjadi dimasa lalu. Fokusnya pada imbalan yang akan diterima karyawan apabila target tercapai. Baru belakangan ini banyak perusahaan yang mulai tertarik untuk juga melihat faktor kompetensi, faktor BAGAIMANAnya. Mereka mencari penilaian yang lebih bersifat kuantitatif, berorientasi kemasa depan, dan berfokus pada pengembangan.
Keuntungan dari penggunaan kompetensi dalam proses manajemen keinerja
adalah :
– Karyawan yang potensial dapat secara tepat diidentifikasi untuk seterusnya dikembangkan.
– Dapat lebih meningkatkan motivasi karyawan (karena “arah” yang jelas dalam karirnya)
Perencanaan Karir dan Suksesi
Adalah proses yang berkesinambungan untuk memilih karyawan yang kompeten yang telah siap naik ke jabatannya yang lebih tinggi/strategis, apabila pada suatu saat jabatan-jabatan tersebut lowong. Proses pencocokan orang vs jabatan dilakukan antara
kompetensi karyawan pada saat ini dengan kompetensi yang disyaratkan pekerjaan tersebut.
Pada proses perencanaan karir tradisional, pekerjaan dimasa datang yang dimaksud biasanya adalah pekerjaan pada jenjang / struktur yang lebih tinggi, namun saat ini dan terutama dimasa datang perpindahan jabatan akan lebih sering terjadi secara horizontal. Sistem ini akan sangat efektif dimasa datang dimana struktur organisasi menjadi lebih pendek dan “cair”, dimana kompetensi yang dimiliki seorang karyawan akan lebih berperan daripada jabatan-jabatan fungsional. Di mana pekerjaan lebih bersifat “project based” daripada pekerjaan-pekerjaan yagn bersifat spesialisasi.
Keuntungan dari penggunaan kompetensi dalam proses perencanaan karir dan suksesi adalah :
– Karyawan yang potensial dapat secara lebih tepat diidentifikasi untuk seterusnya dikembangkan.
– Dapat lebih meningkatkan motivasi karyawan (karena “arah” yang jelas dalam karirnya)
Pelatihan dan Pengembangan
Kegiatan Competency-based Training and Development mencakup program-program pelatihan formal, penugasan, mentoring, coaching dan intervensi terhadap struktur organisasi, proses kerja dan budaya organisasi untuk meningkatkan kompetensi karyawan.
Kompetensi adalah sesuatu yang dapat dipelajari. Studi menbuktikan bahwa kompetensi-kompetensi inti (seperti motif dan trait) pun dapat ditingkatkan. Pada system ini, kebutuhan pelatihan adalah kesenjangan antara kompetensi yang dimiliki karyawan dengan kompetensi yang diisyaratkan jabatan.
Keuntungan dari penggunaan kompetensi dalam proses pelatihan dan pengembangan adalah:
– Menghemat biaya dengan melakukan pelatihan-pelatihan yang sudah terfokus pada peningkatan kompetensi.
– Fokus pada pengembangan kompetensi yang jelas-jelas berpengaruh pada
peningkatan kinerja.
Penggajian
Sistem pengajian adalah sebuah metode untuk menentukan gaji tetap dan variable, untuk para karyawan dalam sebuah organisasi. Apabila system penggajian tradisional menentukan besar gaji seseorang berdasarkan apa atau “bobot” jabatan / pekerjaannya, maka Competency Based Pay juga mempertimbangkan kompetensi (seperti keahlian, pengalaman, potensi, kreativitas dsb) dari pemegang jabatan. Menurut system ini, Pay = Job + Performance + Competency. Seorang senior engineer tetap akan mendapatkan gaji yang sama pada saat ia menjadi project manager proyek-proyek besar (yang menjadi spesifikasinya), atau pada saat ia menjadi anggota tim proyek kecil (pada saat tidak ada proyek besar)