(Business Lounge Journal – General Management)
Setumpuk pekerjaan mungkin dapat membuat Anda merasa kewalahan sehingga waktu kerja yang diberikan sepertinya tidak akan cukup untuk menyelesaikan seluruh jobdesk (job description) Anda. Oleh karena itu, mengatur waktu dengan efektif akan memungkinkan Anda memenuhi target waktu kerja Anda sambil melakuakn eksplorasi terhadap hal-hal baru. Terlebih dari itu, kemampuan mengatur waktu dengan baik akan membuat hidup Anda menjadi lebih sehat. Jadi Anda dapat membagi waktu antara kehidupan kantor dan pribadi Anda.
Manajemen waktu akan memungkinkan Anda menyelesaikan semua tugas Anda secara efisian dan produktif dalam rentang waktu yang tepat. Dengan demikian, dalam manajemen waktu ini akan menentukan prioritas jodesk kerja Anda untuk menyelesaikan pekerjaan yang mendesak sebelum tugas yang lain. Hal ini akan membantu Anda menghindari terlewatnya tenggak waktu dan Anda juga tidak menyelesaikan berbagai tugas.
Berikut 7 keterampilan manajemen waktu yang bisa membantu Anda mengendalikan waktu Anda:
- Tentukan Prioritas
Pada poin ini, penting bagi Anda untuk memutuskan urutan dalam menyelesaikan tugas Anda. Cobalah untuk meninjau jadwal Anda setiap hari, lalu berilah label pada daftar pekerjaan Anda apakah itu mendesak, penting, atau tidak keduanya. Hal ini akan membantu Anda dalam memutuskan kapan dan bagaimana Anda mengatur waktu sepanjang hari. Intinya adalah prioritaskan tugas-tugas yang mendesak sesuai dengan tingkat kepentingannya. Setelah memastikan jobdesk yang penting sudah dikerjakan dengan baik, Anda dapat menyelesaikan tugas-tugas yang tidak mendesak.
Perhatikan bahwa ada 2 perbedaan antara tugas mendesak dan penting. Mendesak artinya merupakan pekerjaan yang sangat penting dan harus diselaikan sesegera mungkin. Sedangkan tugas penting adalah tugas penting yang mungkin ada konsekuensi negatifnya jika tidak dikerjakan, tetapi masih ada fleksibilitas mengenai kapan tugas itu dapat diselesaikan.
- Tetapkan Tujuan
Dengan adanya tujuan yang terukur pastinya akan menentukan kemajuan Anda dalam menyelesaikan jobdesk Anda. Dengan menetapkan tujuan maka Anda akan mengatur daftar prioritas tugas Anda. Karena jika Anda sudah menetapkan target yang menjadi tujuan Anda untuk diselesaikan pada akhir minggu atau bulan, maka Anda dapat membuat daftar prioritas yang lainnya. Cobalah untuk menentukan tujuan Anda dari sekarang dari setiap list pekerjaan Anda, hal ini akan mengurangi perasaan stress karena merasa kewalahan dengan daftar pekerjaan Anda setiap hari.
- Buatlah Perencanaan
Dengan menuliskan secara rinci jadwal atau tugas-tugas Anda, dapat memberi gambaran secara rinci seberapa banyak waktu yang harus Anda sediakan untuk menyelesaikan tugas-tugas Anda. Misalkan dalam sehari Anda memiliki jadwal untuk meeting dengan tim, bertemu klien, membuat laporan, maka buatlah list target waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut. Perhitungkan termasuk berapa jam perjalanan yang Anda butuhkan untuk 1 jobdesk Anda. Dengan demikian, Anda akan mengetahui secara garis besar dari total jam kerja yang disediakan, ada berapa jam yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas Anda.
Dengan menuliskan jadwal Anda secara terperinci akan menolong Anda mengalokasikan waktu dengan lebih baik untuk setiap jobdesk dan membuat rencana membagi waktu dengan tepat.
- Cobalah Mendelegasikan Tugas Anda
Jika Anda memiliki kapasitas untuk mendelegasikan tugas, maka penting untuk memiliki keterampilan mendelegasikan ini untuk menghindari rasa kewalahan. Cobalah untuk mendelegasikan pekerjaan atau proyek tertentu kepada anggota tim yang Anda ketahui memiliki kapabilitas untuk mengerjakannya. Ini akan membantu Anda lebih fokus pada tugas yang lebih penting dan menantang.
- Berani Tegas Menetapkan Batasan
Tidak jarang kolega atau atasan Anda meminta menyelesaikan tugas tambahan. Jika Anda memang tahu waktu yang Anda miliki tidaklah cukup, belajarnya untuk berkata jujur mengenai kapasitas dan beban kerja yang menjadi tanggung jawab Anda selama ini. Mengapa harus demikian? Karena, dengan mengambil terlalu banyak tanggung jawab dapat menganggu konsentrasi kita pada jobdesk utama kita dan itu akan menghalagi Anda menyelesaikan pekerjaan penting dan semakin hilang atau berkurangnya tenggat waktu yang Anda miliki.
- Fokus
Cobalah untuk membuat ruang kerja yang terorganisir. Hal ini membantu Anda untuk fokus pada tugas dan mencegah Anda membuang-buang waktu karena banyaknya gangguan. Pastikan untuk bekerja secara produktif. Kemudian Anda juga dapat menyelesaikan pekerjaan Anda satu persatu supaya lebih fokus dan terstruktur. Daripada mencoba menyelesaikannya secara sekaligus. Ini akan membantu meningkatkan kualitas hasil akhir dari apa yang Anda sudah kerjakan.
- Otomatisasi
Di era modern seperti saat ini, ada banyak teknologi yang tersedia untuk mengotomatiskan berbagai tugas Anda di tempat kerja. Sesuaikanlah dengan kebutuhan kerja Anda. Jika diperlukan, Anda dapat menggunakan perangkat lunak atau manajemen proyek yang sesuai dengan tanggung jawab Anda. Ini akan meringankan list pekerjaan yang Anda miliki.
Pastinya, adanya keuntungan yang akan Anda dapatkan jika memiliki keterampilan dalam manajemen waktu. Hal itu akan berpengaruh pada etos kerja dan hasil yang Anda peroleh.