Berikut ini adalah kelanjutan dari 10 cara terbukti yang dapat Anda gunakan untuk memberikan layanan pelanggan yang baik:
8. Dengarkan dengan aktif
Mendengarkan secara real-time sambil melihat data yang penting untuk memecahkan masalah menunjukkan kemampuan yang baik untuk memperhatikan umpan balik pelanggan. Anda menunjukkan bahwa Anda menghargai mereka dan apa yang ingin mereka sampaikan dengan menunjukkan keterampilan mendengarkan aktif Anda. Dengan mendengarkan secara aktif, Anda juga memiliki peluang lebih tinggi untuk mendengar masalah yang mereka sampaikan dengan benar dan menyelesaikannya secara efektif. Hasilnya adalah pelanggan yang lebih bahagia yang akan dengan senang hati terus membeli dari perusahaan Anda.
Mendengarkan aktif juga melibatkan membiarkan pelanggan berbicara tanpa memaksakan agenda Anda sendiri. Anda harus menghindari asumsi bahwa Anda tahu apa yang ingin mereka sampaikan dan biarkan mereka mengatakannya. Gunakan pertanyaan yang dapat membantu mereka memperluas informasi yang mereka sampaikan. Anda juga bisa mengulang kembali masalah yang mereka sampaikan dengan kata-kata Anda sendiri untuk membuktikan bahwa Anda telah memahaminya sepenuhnya.
Jika pelanggan Anda memiliki kepribadian unik atau keadaan emosional yang perlu Anda perhatikan, pastikan untuk melakukannya. Ini akan memungkinkan Anda menyesuaikan tanggapan Anda agar tidak menyinggung atau bersikap tidak peka. Layanan pelanggan harus sesuai untuk setiap pelanggan, tergantung pada kebutuhan situasi mereka.
9. Tepati janji Anda
Anda harus menepati janji apa pun yang Anda buat untuk menghindari mengecewakan pelanggan. Ini menunjukkan rasa hormat dan kepercayaan yang Anda berikan kepada klien. Misalnya, jika Anda menjanjikan pembaruan tertentu pada aplikasi seluler Anda dalam waktu tertentu, pastikan itu terjadi.
Terkadang Anda bisa mengalami kesulitan dalam menepati janji, pastikan untuk menebusnya dengan sesuatu yang akan dihargai pelanggan. Jika pengiriman tidak dapat dilakukan sesuai rencana, tawarkan untuk mengembalikan uang mereka atau mengganti produk. Anda mungkin kehilangan uang untuk pembelian tunggal itu tetapi mendapatkan pelanggan yang loyal.
Untuk menghindari melanggar janji, pastikan Anda hanya membuat janji yang dapat Anda tepati. Hindari mengatakan hal-hal yang tidak Anda yakini atau yang berada di luar wewenang Anda. Jangan tergoda oleh situasi atau prospek kehilangan pelanggan dan berjanji sesuatu yang membuat mereka tertarik yang tidak Anda miliki cara untuk memenuhinya. Ini hanya akan membuat mereka semakin marah ketika Anda tidak dapat menepati janji.
10. Miliki cara proaktif untuk membantu
Melakukan lebih dari yang diharapkan adalah salah satu prinsip dasar dalam layanan pelanggan. Artinya, ketika Anda telah melakukan semua yang dibutuhkan pelanggan, Anda seharusnya berusaha untuk memberikan lebih. Di lain waktu, antisipasilah apa yang mungkin dibutuhkan pelanggan Anda bahkan sebelum mereka memintanya. Usaha ekstra ini menunjukkan betapa Anda sangat menghargai kebutuhan mereka dan siap untuk memenuhinya.