(Businesslounge Journal-Leadership)
Dalam komunikasi dengan karyawan Anda, bahasa yang tepat dapat menjadi pembeda antara tempat kerja yang bahagia dan berfungsi dengan baik dan lingkungan negatif dengan tingkat turnover yang tinggi. Jika Anda ingin meningkatkan keterampilan komunikasi Anda, mulailah dengan meningkatkan keterampilan mendengarkan Anda.
Artikel ini ditujukan untuk pemilik dan manajer bisnis yang ingin meningkatkan semangat kerja di perusahaannya dan membimbing tim yang sangat efektif.
Kebijaksanaan umum tentang kepemimpinan sering kali lebih memilih memimpin dengan memberi contoh, jadi Anda mungkin tidak terlalu memikirkan bagaimana tim Anda menafsirkan apa yang Anda katakan. Namun kenyataannya, kata-kata dan frasa Anda sangat memengaruhi moral dan produktivitas tim Anda.
“Kata-kata itu penting,” kata Isaac Oates, CEO Justworks, platform SDM, tunjangan, dan penggajian. “Melalui kata-kata, kami mengomunikasikan niat kami.”
Cara Anda berbicara kepada tim Anda – baik membuat pernyataan atau menanggapi pertanyaan – akan berdampak pada mereka. Komunikasi yang efektif sangat penting untuk kesuksesan, memungkinkan Anda dan tim membangun kepercayaan dan menciptakan hasil jangka panjang yang lebih baik. Tujuan pengembangan kepemimpinan Anda harus mencakup belajar menggunakan kata-kata Anda dengan hati-hati, menghilangkan jargon untuk menghindari kebingungan, dan fokus pada tujuan akhir saat berkomunikasi.
Area di mana bahasa memiliki peran penting
Ada beberapa area penting di mana bahasa yang Anda gunakan sebagai pemimpin memengaruhi semangat kerja, operasional, dan bahkan retensi karyawan:
Manajemen kinerja
Mempekerjakan dan orientasi
Mendisiplinkan karyawan
Kepemimpinan motivasi
Manajemen kinerja
Cara Anda mendiskusikan kinerja dan keterlibatan karyawan sangatlah penting, menurut Vip Sandhir, pendiri dan CEO platform keterlibatan karyawan HighGround. Diskusi ini dapat memengaruhi cara karyawan Anda memandang perusahaan, kepemimpinan Anda, dan peran mereka dalam tim Anda. Komunikasi langsung Anda memengaruhi mereka, begitu pula reaksi atau tanggapan Anda terhadap pertanyaan atau kekhawatiran mereka.
“Manajemen kinerja sedang mengalami kebangkitan,” kata Sandhir kepada Business News Daily. “Pentingnya percakapan itu dan cara melakukannya [sedang berubah]. Biasanya bersifat sepihak, menilai individu berdasarkan angka. Namun penelitian ilmu saraf tentang bagaimana otak bereaksi terhadap percakapan menunjukkan bahwa [gaya komunikasi ini] dapat memicu respons ancaman.”
Jika, misalnya, Anda memulai diskusi kinerja dengan memberi tahu seorang karyawan bahwa mereka adalah 3 atau 4 dari 5 – atau dengan mengancam status karyawan tersebut di perusahaan – mereka akan menganggapnya tidak adil dan menghakimi, kata Sandhir. Percakapan kemudian akan mengarah ke arah permusuhan atau defensif.
Susun diskusi kinerja untuk fokus pada karyawan dan tujuan karier mereka guna menunjukkan bahwa Anda menghargai kerja sama dan ingin membantu mereka.
Mempekerjakan dan orientasi
Manajer sering kali melihat perekrutan dan orientasi sebagai proses sederhana untuk membawa karyawan baru ke dalam perusahaan dan menempatkan mereka dalam tim mereka. Namun, proses ini juga merupakan peluang bagus untuk menunjukkan kepada karyawan baru apa yang diharapkan dari Anda sebagai pemimpin mereka, berdasarkan cara Anda mengomunikasikan peran mereka, ekspektasi Anda terhadap karyawan, nilai-nilai perusahaan, dan siapa saja anggota tim mereka.
Orientasi adalah waktu yang sangat penting untuk memastikan karyawan merasa diterima di perusahaan dan menerima pengetahuan dasar. Saat berbicara dengan karyawan baru selama proses orientasi yang bijaksana, pahami bahwa mereka belum mengetahui segalanya, dan jelaskan konsep atau bahasa apa pun yang mungkin perlu mereka gunakan nanti. Sampaikan nilai-nilai dan komitmen perusahaan terhadap inklusivitas, dan beri tahu mereka bahwa Anda menghargai masukan mereka dengan memberi mereka ruang untuk berkomunikasi langsung dengan Anda.
Konsekuensi dari orientasi yang buruk mencakup produktivitas yang lebih rendah, inefisiensi yang lebih besar, dan pergantian karyawan yang lebih tinggi.
Mendisiplinkan karyawan
Pemimpin yang efektif harus jelas sejak awal mengenai kebijakan perusahaan, termasuk kebijakan disiplin, sehingga karyawan memahami apa yang boleh atau tidak boleh dilakukan – dan konsekuensi apa yang akan terjadi jika mereka melanggar peraturan.
Jika seorang karyawan melanggar suatu kebijakan, bicarakan dengan mereka tentang apa yang dinyatakan dalam kebijakan tersebut. Jelaskan mengapa perilaku atau tindakan mereka tidak dapat diterima dan tidak dapat terus terjadi.
Namun, ingatlah bahwa cara Anda berbicara kepada mereka tentang pelanggaran yang mereka lakukan sangatlah penting dan harus menyampaikan bahwa Anda peduli terhadap mereka sebagai pribadi dan ingin mereka sukses. Untuk melakukan ini, tawarkan mereka kesempatan untuk berbicara tentang apa yang terjadi dengan kata-kata mereka sendiri dan dengarkan saat mereka menjelaskan cerita dari sisi mereka.
Buku pegangan karyawan yang komprehensif adalah alat yang sangat baik untuk berbagi kebijakan perusahaan dan menjaga pemahaman semua orang.
Kepemimpinan motivasi
Setiap karyawan berbeda dan mungkin merespons dengan baik jenis bahasa motivasi tertentu. Stacey Philpot, kepala praktik suksesi dan pengembangan kepemimpinan di Deloitte, mengatakan penting untuk plsebuah kata dan frasa Anda untuk terhubung dengan karyawan Anda secara bermakna.
“Pemimpin yang paling berpengaruh adalah mereka yang memikirkan bagaimana mereka akan memberi energi pada rakyatnya,” katanya. “Mereka tahu apa yang membuat rakyatnya percaya diri dan juga apa yang menguras energinya. Daripada berbicara tentang rencana atau tujuan taktis, mereka dapat menghubungkan keadaan karyawan mereka saat ini dengan peluang atau hasil yang mereka pedulikan.”
Oates, yang memiliki latar belakang militer, mencatat bahwa ungkapan lugas dan berorientasi pada tindakan yang berkaitan dengan nilai-nilai inti perusahaan Anda dapat menjadi motivasi jika Anda memiliki budaya perusahaan yang kuat.
“Beberapa nilai inti perusahaan kami adalah ‘ketabahan’ dan ‘kesederhanaan’, [jadi] saya menggunakan frasa yang tidak terlalu rumit untuk memotivasi anggota tim – frasa seperti, ‘Ayo lakukan ini,’ ‘Terus lakukan apa yang Anda lakukan, ‘ dan ‘Kami fokus pada XYZ,’” katanya.
Namun tidak ada satu ungkapan ajaib yang akan terus menginspirasi tim Anda untuk mencapai yang terbaik; kepemimpinan motivasi berasal dari hubungan emosional yang otentik dengan tim Anda, jelas James Rohrbach, presiden dan ketua sekolah bahasa Fluent City.
“Tatap mata rekan-rekan Anda [dan] tanyakan kabar mereka,” katanya. “Dengarkan jawabannya dengan sungguh-sungguh, dan beri tahu mereka secara rutin apa yang Anda syukuri atas pekerjaan mereka dan alasannya.”
Untuk itu, ada baiknya untuk melibatkan karyawan dalam percakapan berkelanjutan mengenai misi perusahaan dan bagaimana pekerjaan mereka selaras dengan misi tersebut, kata Shaun Ritchie, CEO EventBoard, penyedia alat pertemuan dan analisis tenaga kerja.
“Memeriksa kemajuan melalui pertemuan yang dijadwalkan secara rutin, sebaiknya tatap muka untuk menyelaraskan kemajuan dan membangun kepercayaan,” katanya. “Jika Anda melakukan hal tersebut pada interval waktu yang tepat, Anda akan memiliki keyakinan bahwa hal yang benar sedang dilakukan, bahwa permasalahan telah diatasi sebelum menjadi masalah, [bahwa] tim Anda bertanggung jawab, dan bahwa Anda memiliki informasi Anda perlu membuat keputusan. Menggunakan bahasa yang memberi semangat namun berpengetahuan membantu menerapkan tujuan dan hasil utama di semua tingkatan dalam organisasi kami.”
“Saya ingin memberi tahu semua orang bahwa pekerjaan mereka penting, dan saya menghargai upaya yang mereka lakukan dalam semua tugas, tidak peduli seberapa kecilnya,” tambah Kim Paone, wakil presiden senior Hubungan Masyarakat Highwire. “Saya pikir mendorong orang untuk mengambil proyek yang mereka minati akan membuat mereka bekerja lebih keras dan, secara keseluruhan, memberikan hasil yang lebih baik.”
Cara-cara untuk mencegah keterasingan di tempat kerja mencakup komunikasi yang transparan, kebijakan pintu terbuka, dan program pengakuan karyawan.
Mempelajari bahasa kepemimpinan
Bahkan jika Anda mengelola tim global dengan latar belakang bahasa dan budaya yang berbeda, tetap penting untuk menguasai “bahasa kepemimpinan,” kata Ray Carvey, wakil presiden eksekutif pembelajaran korporat di Harvard Business Publishing.
“Kami terhubung melalui begitu banyak pengalaman kemanusiaan yang memungkinkan kami untuk hidup, tumbuh, dan berinteraksi dengan cara yang universal,” katanya. “Apa pun industri kita, apa pun negara [atau] bahasa kita, kita semua harus menghadapi dasar-dasar bisnis yang sama agar dapat menjalankan perusahaan dengan sukses. Situasi dan kekhawatiran bisnis bersama inilah yang menyatukan dan menggerakkan kita maju.”
Terlepas dari kesamaan tersebut, ingatlah bahwa perbedaan budaya mungkin memengaruhi cara orang lain menafsirkan kata-kata Anda. Richard Stevenson, kepala komunikasi korporat di platform e-commerce berbasis cloud ePages, menyatakan bahwa misi yang jelas dan universal sangatlah penting, namun staf internasional mungkin mengharapkan dan menghargai gaya komunikasi yang berbeda.
“Saya menemukan bahwa talenta Amerika dan Inggris berkembang dengan adanya masukan yang sangat terbuka dan personal serta penekanan pada kebutuhan pembangunan, sementara staf Eropa Tengah cenderung lebih santai ketika ada struktur dalam masukan, masukan numerik, dan referensi terhadap tujuan dan KPI yang disepakati,” Stevenson mengatakan kepada Business News Daily. “Bersiaplah untuk memakai topi yang berbeda setiap hari dan lakukan eksperimen untuk menghasilkan yang terbaik dari masing-masing topi tersebut.”
Philpot mengingatkan para pemimpin bahwa memotivasi karyawan membutuhkan dedikasi dan waktu. Pesan penyemangat atau tepukan sekali saja tidak akan cukup; Anda harus terus mengerjakannya dan menyempurnakan pesan Anda.
“Ini bisa seperti melempar balon ke udara – seiring berjalannya waktu, balon itu pasti akan turun,” kata Philpot. “Ketulusan, pengulangan, dan konsistensi komunikasi dari waktu ke waktu adalah hal yang benar-benar membuat perbedaan.”