(Business Lounge Journal – General Management)
Berkembangnya teknologi yang semakin pesat tidak dapat dihindari. Bertahan dengan segala cara yang tradisional dan manual hanyalah merupakan tindakan yang tidak bijaksana.
Seringkali, adanya pengulangan, pemborosan, dan birokrasi yang tidak perlu akan memperlambat pertumbuhan bisnis Anda. Sehingga menjadi sangat penting jika Anda dapat menyederhanakan bisnis Anda dan membiarkannya dapat berjalan secara otomatis. Berikut adalah beberapa cara untuk mengotomatiskan bisnis Anda sehingga bisnis Anda dapat berjalan dengan efisien.
- Menerapkan AI dan machine learning
Kini Anda dapat mengubah metrik bisnis Anda menjadi data points dan kemudian mengubah data points tersebut menjadi mesin kecerdasan buatan yang mengoptimalkan banyak hal seperti harga dan pengeluaran terkait digital marketing. Karena itu, mengenal kecerdasan buatan dan machine learning menjadi sangatlah penting.
Anda dapat menampilkan perusahaan Anda di Google Cloud atau Microsoft Azure. Google Cloud memiliki alat bawaan untuk otomatisasi dan Anda akan otomatis mendapatkan kemajuan terkini karena Google memperbaruinya secara berkala. Microsoft Azure ada selangkah di belakang mereka dan diberi harga yang kompetitif. Dengan machine learning yang tepat, Anda dapat mencapai efisiensi maksimum dan meningkatkan kinerja bisnis Anda.
- Ciptakan siklus penjualan dan siklus bisnis.
Siklus penjualan dimulai ketika pelanggan menunjukkan minat dan berakhir ketika mereka melakukan pembelian. Dengan siklus bisnis, Anda memasarkan dan mengarahkan orang ke produk atau layanan Anda. Kebanyakan orang tidak memiliki uang untuk membangun siklus bisnis saat memulai bisnis mereka. Perusahaan-perusahaan besar hidup dalam siklus bisnis. Mereka menghabiskan uang untuk menciptakan lalu lintas. Untuk mengotomatisasi, Anda memerlukan siklus bisnis yang terus-menerus memperhatikan bisnis Anda.
- Lakukanlah pengulangan.
Untuk menemukan peluang otomatisasi yang terlewatkan, maka diskusikanlah bersama dengan tim, tindakan berulang apa yang harus dilakukan. Kemudian, carilah solusi otomatis yang dapat melakukan tugas tersebut dengan baik atau lebih baik, sekaligus memberikan layanan yang luar biasa. Salah satu contoh yang dapat Anda lakukan adalah dalam hal menyortir dan merespons email serta mengotomatiskannya. Hal ini akan akan sangat berdampak dalam meningkatkan pengalaman pelanggan.
- Buatlah sederhana dan dapat diulang.
Otomatisasi tidak perlu rumit agar efektif. Sistem yang rumit membutuhkan lebih banyak pemeliharaan dan rentan terhadap kerusakan. Setiap hari, orang-orang dapat saja mengakses layanan Anda bahkan menelepon salah satu petugas Anda. Para petugas kemudian akan mencocokkan data telepon yang masuk dengan janji temu yang ada dan pastikan bahwa setiap kali panggilan masuk akan terdistibusi dengan adil, serta janji temu dapat dibuat dengan cepat.
- Memiliki tim nuklir, ditambah kontraktor ninja.
Sam Walton, pendiri Walmart, mengatakan, “Gaya manajemen terbaik bukanlah melakukan pengelolaan secara mikro atau sepenuhnya lepas tangan; melainkan dengan melihat ke belakang.” Sedangkan Tai Lopez, seorang investor dan advisor pada banyak bisnis bernilai jutaan dolar mengatakan bahwa tidak ada seorang pun yang melakukan semuanya dengan baik. Hal ini membuat Lopez menyewa armada “kontraktor ninja” super terspesialisasi untuk tugas-tugas tertentu seperti media sosial, pemasaran email, dan copywriting. Sementara itu, tim kecil penuh waktu yang dimilikinya akan mengatur segalanya dengan tetap berada di bawah pengawasan.
Otomatisasi berarti membangun tim yang paling efisien di sekitar Anda. Dengan melakukan outsourcing tugas tertentu kepada kontraktor, Anda tentu saja akan menghemat biaya. Selain itu, karena Anda bukan satu-satunya sumber pendapatan mereka, maka mereka tidak akan berlarut-larut.
- Hanya bekerja 20 menit sehari.
Jared Goetz adalah seorang serial entrepreneur dan e-commerce expert. Ia juga adalah co-founder dari perusahaan senilai empat juta miliar dolar yang berumur lima tahun. Goetz mengatur bisnis e-commerce-nya sedemikian rupa sehingga ia hanya perlu berkontribusi selama 20 menit per hari dan memastikan semuanya tetap berjalan dengan baik.
Awalnya Goetz menjalankan semuanya, lalu secara bertahap ia berupaya ada yang menggantikan dirinya. Namun kendala yang dihadapinya adalah bagaimana dapat memercayai orang lain untuk melakukan pekerjaan yang semula ia kerjakan. Namun dalam prakteknya, ketika Anda menginvestasikan waktu dan uang kepada orang lain, maka sering kali mereka menjadi lebih baik dari Anda!
Penting untuk melatih orang-orang baru dan membuat prosedur operasi standar, sehingga tim Anda tahu cara menangani masalah. Salah satu contoh yang diberikan oleh Goetz untuk agen dukungan pelanggan pertamanya, yaitu bagaimana ia menyalin semua rangkaian emailnya ke dalam sebuah dokumen. Pada saat itu, ia telah menjawab setiap pertanyaan yang diajukan pelanggan, jadi ketika ada pertanyaan, dia tahu persis bagaimana harus menjawabnya.
- Memberdayakan, mendidik, dan melakukan outsourcing.
Memiliki tim yang mengambil alih kepemilikan bisnis Anda adalah yang terpenting. Tetapkan kebijakan dan prosedur yang jelas, dan dorong masukan mereka. Didik tim Anda dengan memberikan bimbingan yang suportif dan berkelanjutan ditambah dengan penilaian pengetahuan melalui metode Socrates (yang berfokus pada mengajukan pertanyaan alih-alih memberikan jawaban).
Kemudian, lakukan outsourcing kebutuhan tersebut dengan pakar tepercaya di berbagai bidang seperti pemasaran, penjualan, penagihan, pengumpulan, pembukuan, dan panggilan masuk. Hal ini membuat bisnis tetap berjalan.
- Memperlancar manajemen tugas dan komunikasi.
Joshua Harris, seorang founder dari Agency Growth Secrets; mengajar para entrepreneur tentang bagaimana menggunakan machine learning dan AI untuk menghasilkan sebuah hasil yang tidak dapat dipertanyakan klien.
Harris pun menggunakan Slack dan Trello untuk memusatkan komunikasi dan tugas sehingga tidak ada yang terlewatkan.
Setelah itu, buatlah peran yang ditentukan sehingga asisten virtual dapat mengarahkan tugas ke anggota tim yang sesuai. Ada beberapa tools yang dapat mengotomatiskan janji temu.
Saat membuat sistem untuk karyawan, Harris menggunakan proses dua langkah: film-kan diri Anda saat melakukan tugas dengan alat seperti Loom, lalu bagi video tersebut ke dalam daftar langkah-langkah.
- Berkomitmen pada rencana lima langkah.
Pertama, pelajari semuanya sendiri. Pelajari seluk beluk posisi paling kritis agar Anda bisa menggantikan diri Anda sendiri. Kedua, jangan menghabiskan uang perusahaan. Bayar gaji Anda sendiri dan belanjakan saja. Ketiga, ketahuilah kelemahanmu. Mempekerjakan seorang COO adalah investasi paling cerdas yang dapat Anda lakukan. COO akan membantu Anda dalam kelemahan Anda (dokumentasikan prosedur) dan menjadikannya kekuatan organisasi Anda. Keempat, ketahui susunan mental yang dibutuhkan setiap posisi dan pekerjakan untuk itu. Lima, lepaskan! Ada orang-orang yang jauh lebih baik daripada Anda pada fungsi tertentu dalam bisnis Anda. Percayai mereka untuk melakukan pekerjaan mereka.
- Sabar, dengan sentuhan manusiawi.
Kecuali bisnis baru Anda adalah sebuah aplikasi, sebagian besar bisnis memerlukan perhatian pribadi dan “sentuhan manusia” untuk dimulai. Sebuah bisnis baru tidak dapat diotomatisasi begitu saja.
Bersabarlah. Luangkan waktu untuk memastikan bisnis Anda berjalan lancar, dan terus berikan sentuhan pribadi dan manusiawi seiring pertumbuhan Anda. Seiring waktu, temukan cara untuk mengotomatiskan area bisnis Anda yang tidak akan memengaruhi pelanggan untuk mendapatkan layanan terbaik.
Anda tidak ingin kehilangan pelanggan pertama kali dalam bisnis baru karena proses Anda tidak disesuaikan secara pribadi dengan pengalaman mereka.
- Berkomitmen untuk memberikan kesenangan yang konsisten.
Ketika Sharran Srivatsaa – seorang angel investor dan president of brokerage (western region) di Douglas Elliman – pertama kali bertemu Issy Sharp, pendiri Four Seasons Hotel. Ia mengatakan sesuatu yang melekat padanya: “Sistematisasikan hal-hal yang dapat diprediksi. Memanusiakan hal-hal yang luar biasa.”
Srivatsaa secara rutin memaksakan satu pertanyaan khusus kepada semua wirausahawan yang ia bimbing: “Bagaimana Anda bisa berkreasi sekali dan bersenang-senang berkali-kali?” Kepribadian yang berprestasi tinggi merasa mereka perlu terlibat erat dalam setiap titik kontak dengan klien untuk mendapatkan kesenangan. Ini adalah kekeliruan dan membuat frustrasi secara operasional.
Otomatisasi email adalah salah satu cara paling sederhana untuk mengotomatisasi “secara manusiawi”. Srivatsaa telah menggunakan platform seperti Emma dan ConvertKit untuk mengirimkan “rangkaian” email yang telah ditulis sebelumnya yang tidak menghilangkan keasliannya dan secara konsisten memberikan kesenangan.
Anda bisa mencermati sebelas langkah di atas dan cobalah untuk mulai menerapkannya.
Selamat sukses!