Perlukah Perusahaan Memiliki Office Manager?

(Business Lounge Journal – Human Resources)

Office Manager dalam pencarian lowongan pekerjaan termasuk pekerjaan yang kurang populer namun dibutuhkan.

Seorang Office Manager melakukan pekerjaan office management, apa yang dimaksud dengan office management? Office Management merupakan proses mengelola berbagai aspek operasional dan administratif dalam sebuah kantor untuk mencapai tujuan perusahaan. Tujuan utama dari manajemen kantor adalah untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kinerja keseluruhan kantor.

Tidak semua perusahaan memerlukan manajemen kantor yang formal, terutama untuk perusahaan yang skala kecil atau hanya memiliki sedikit karyawan. Namun, manajemen kantor diperlukan untuk perusahaan yang lebih besar dengan banyak karyawan dan departemen yang kompleks. Manajemen kantor membantu menjaga kegiatan sehari-hari berjalan lancar, memberikan dukungan administratif, mengelola sumber daya manusia, mengatur pengeluaran, dan memastikan efektivitas operasional.

Tugas manajemen kantor biasanya dilakukan oleh seorang office manager atau manajer administrasi. Mereka adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengelola semua aspek kantor, seperti administrasi umum, fasilitas fisik, sumber daya manusia, keuangan, koordinasi proyek, dan komunikasi dalam kantor.

Sebagai office manager, berikut ini adalah tugas utamanya yang meliputi:

  1. Mengelola administrasi umum, termasuk pengelolaan surat masuk dan keluar, penyimpanan dokumen, dan perencanaan rapat.
  2. Mengoordinasikan fasilitas fisik kantor, seperti pemeliharaan gedung, pengaturan ruang rapat, dan pengelolaan inventaris kantor.
  3. Mengelola sumber daya manusia, termasuk rekrutmen, pelatihan, penggajian, dan manajemen kinerja karyawan.
  4. Mengelola keuangan kantor, seperti membantu dalam penyusunan anggaran, mengatur pembayaran, dan melacak pengeluaran kantor.
  5. Mengkoordinasikan proyek kantor, termasuk mengatur jadwal, mengidentifikasi risiko, dan memastikan penyelesaian yang tepat waktu.
  6. Menjalankan komunikasi efektif dalam kantor, baik itu komunikasi internal atau eksternal.
  7. Membangun hubungan yang baik dengan mitra bisnis, vendor, atau penyedia layanan lainnya.
  8. Mengidentifikasi dan mengimplementasikan perbaikan proses untuk meningkatkan efisiensi kantor.
  9. Mengelola kebijakan dan prosedur operasional kantor yang sesuai dengan aturan dan regulasi.
  10. Menangani masalah atau konflik karyawan dengan bijaksana dan adil.

Untuk menjadi seorang office manager yang berhasil, berikut adalah tips 10 langkah yang dapat diambil:

  1. Memiliki pemahaman yang kuat tentang operasi kantor dan kemampuan manajerial yang baik.
  2. Mengembangkan keterampilan komunikasi yang baik untuk berinteraksi dengan beragam karyawan dan mitra bisnis.
  3. Mampu mengelola waktu dengan efektif dan mengatur prioritas tugas yang beragam.
  4. Memiliki pemahaman tentang teknologi dan kemampuan dalam menggunakan perangkat lunak dan aplikasi yang relevan untuk manajemen kantor.
  5. Mempelajari dan memahami aturan dan regulasi terkait industri dan sasaran operasional perusahaan.
  6. Mampu memimpin dan mengkoordinasikan tim dengan baik.
  7. Berfokus pada inovasi dan peningkatan proses untuk meningkatkan efisiensi kantor.
  8. Mempunyai kemampuan analitis untuk mengevaluasi data dan membuat keputusan yang baik.
  9. Mampu menyelesaikan masalah dengan cepat dan efektif.
  10. Terus mengembangkan dan meningkatkan keahlian melalui pelatihan dan pendidikan yang berkelanjutan.

Perlu dicatat bahwa langkah-langkah ini hanya memberikan kerangka dasar dan setiap office manager perlu menyesuaikan pendekatan mereka sesuai dengan kebutuhan kantor mereka masing-masing.