Aktivitas Pengendalian Dalam Perusahaan

(The Manager’s Lounge – Finance), Betapa pentingnya aktivitas pengendalian dalam suatu perusahaan, apalagi proses mengenai penerimaan dan pengeluaran uang, yang merupakan salah satu proses penting perusahaan, jika tidak dikendalikan secara memadai maka sudah tentu perusahaan mudah untuk terjebak dalam suatu masalah dan tidak menutup kemungkinan perusahaan tersebut gulung tikar.

Namun demikian, pada saat ini ada begitu banyak prosedur dan cara yang telah ditawarkan untuk melakukan pengendalian atas proses penerimaan dan pengeluaran uang perusahaan, yang mungkin cocok untuk diterapkan pada perusahaan yang anda kelola saat ini. Berikut pemaparan sederhana mengenai aktivitas kontrol yang dapat anda terapkan; Kebijakan dan prosedur untuk meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko benar-benar dilaksanakan yaitu dengan memastikan bahwa setiap dokumen penerimaan dan pengeluaran uang terdapat approval, melakukan rekonsiliasi terkait aktivitas tersebut, melakukan review kinerja, serta melakukan pengamanan harta dan pemisahan fungsi.

Perusahaan yang baik adalah sebuah perusahaan yang dapat memastikan bahwa setiap dokumen penerimaan dan pengeluaran terdapat approval, dimana approval ini telah dirancang sebelumnya terkait dengan jumlah pengeluaran uang pada khususnya dengan level kewenangan manajemen untuk melakukan approval. Dalam setiap pemeriksaan independen maupun internal audit hal ini menjadi suatu hal yang sangat mendasar, bahwa jika perusahaan tersebut telah menjalankan aktivitas pengendalian dengan baik maka tingkat kepatuhan terhadap hal ini sudah mencapai 100%. Batas kewenangan dirancang untuk memastikan bahwa setiap pengeluaran uang yang dilakukan perusahaan telah diketahui oleh level management sesuai dengan banyaknya uang yang dikeluarkan; sehingga perusahaan dapat dengan mudah melakukan pengambilan keputusan jika terdapat ketidaksesuaian atas pengeluaran uang tersebut.

Rekonsiliasi, merupakan suatu cara efektif bagi perusahaan untuk memastikan bahwa jumlah penerimaan dan pengeluaran uang oleh perusahaan telah sesuai dengan dokumen pendukungnya; contohnya jika terdapat pengeluaran uang untuk pembelian perlengkapan perusahaan maka harus dipastikan bahwa jumlah uang yang dibebankan untuk pengadaan perlengkapan perusahaan tersebut, memang telah didukung dengan dokumen yang sesuai, dimana dokumen tersebut menjelaskan mengenai nilai nominal perlengkapan sesuai yang dicatat pada buku pengeluaran uang, serta dokumen tersebut layak untuk diakui sebagai dokumen pendukung atas pengadaan perlengkapan.

Sangat diperlukan pada saat ini sebuah perusahaan dapat melakukan review kinerja atas apa yang telah dilakukan oleh setiap personil dari semua departemen di dalam perusahaan; review kinerja ini dapat dilakukan dengan menyewa jasa Akuntan Publik atau dapat menjalankan Internal Audit yang dikelola oleh perusaahaan sendiri namun harus dipastikan bahwa Internal Audit memiliki kewenangan untuk melakukan pemeriksaan tidak terbatas dan dilakukan secara independen, dimana hasilnya akan disampaikan langsung kepada management perusahaan.

Tidak akan ada gunanya jika setiap penerimaan uang yang dilakukan perusahaan ditempatkan pada tempat yang tidak terjamin keamanannya; untuk sebuah perusahaan yang masih memungkinkan adanya penerimaan uang secara manual dengan tingkat keseringan yang cukup tinggi maka harus dipastikan bahwa perusahaan memiliki brankas tahan api sebagai media utnuk melakukan pengamanan harta. Pastikan bahwa setiap harinya akan dilakukan penyetoran ke rekening perusahaan, sehingga tidak ada lagi fisik uang dengan jumlah banyak setiap hari di dalam brankas; hal ini dilakukan juga untuk memisahkan penerimaan uang per hari sehingga perusahaan mudah memastikan untuk mengalokasikan penerimaan uang tersebut dalam pencatatannya, dan juga dapat menilai trend penerimaan uang yang dapat membantu manajemen melakukan pengambilan keputusan terkait dengan penerimaan uang ini.

Yang tidak kalah pentingnya dalam aktivitas pengendalian adalah pemisahan fungsi; proses penerimaan dan pengeluaran uang dalam satu perusahaan dapat berjalan dengan baik bukan merupakan tugas satu orang, melainkan tanggung jawab dari sebuah tim dimana masing-masing personil yang telah memiliki fungsinya sendiri. Fungsi penerima uang dengan fungsi pencatatannya tidak dapat digabungkan karena dalam hal ini sangat berpotensi adanya kecurangan maupun human error yang tidak dapat segera diketahui dan ditindaklajuti peraikannya. Sangat penting untuk melakukan pembagian fungsi dalam satu proses untuk mempermudah manajemen melakukan pengedalian sehingga risiko yang melekat pada proses tersebut dalam diminimalkan.

Selain dari 5 hal penting diatas, pada saat ini sudah waktunya bagi setiap orang di dalam perusahaan baik itu Manager, Supervisor maupun Support Staff memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap kegiatan yang dilakukan telah terkontrol dengan baik dan memilik tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian kondisi tersebut dengan prosedur perusahaan yang telah ditetapkan sebelumnya.

(Rein Sandi/IK/TML)

0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x